مدیریت چابک برای تیم‌هایی که مجبور به دورکاری شده‌اند بسیار مهم است. استفاده از آن موجب افزایش سرعت واکنش اعضای تیم به تغییرات و ارائه راه‌حل‌های نوآورانه و در نتیجه افزایش کارایی و اثر بخشی تیم دورکار است.
با چابکی، شما می‌توانید به تیم دورکار خود در جهت سازگاری با خواسته‌ها و رفتارهای جدید نشات گرفته از دورکاری، کمک کنید. همچنین استفاده از این روش به آنها کمک می‌کند تا روحیه شادتری برای کار کردن داشته باشند.
در ادامه به برخی از روش‌های چابک برای حفظ تیم دورکار در مسیر اصلی و همچنین برخی از نکات برتر مدیریت تیم از راه دور می‌پردازیم . اما ابتدا بیایید بررسی کنیم که چرا چابکی پروژه برای مدیریت موفق تیم دورکار از اهمیت بالایی برخوردار است.
چرا چابکی پروژه در شرایط دورکاری مهم است؟
کار و مدیریت از راه دور بسیار متفاوت‌تر از اداره یک تیم در فضای اداری است. دورکاری با چندین چالش منحصر به فرد همراه است: از جمله افزایش حواس‌پرتی، مشکل در مدیریت کردن مسائل کار و زندگی و تغییر ساعت کاری.
روش چابک بر همکاری، ارتباط و سازگاری تأکید دارد. در یک محیط کار چابک، انعطاف‌پذیری یک امر عادی است. اعضای تیم تا حد زیادی قادر به مدیریت کردن مکان، زمان و شیوه انجام کار خود از شروع تا پایان پروژه هستند. چابکی پروژه این امکان را برای اعضای تیم فراهم می‌کند تا بتوانند تا در یک محیط سازگار کار کنند و در عین حال اطمینان داشته باشند که عملکرد کل تیم از هر زمان دیگری مثمر ثمرتر خواهد بود. شما می‌توانید به روش‌های ذیل به تیم‌های دورکار خود در جهت چابکی و حفظ آن کمک کنید.
-
تعاملات روزانه و هفتگی
دورکاری باعث می‌شود که داشتن ارتباطات مؤثر برای کارمندان و مدیران چالش‌برانگیز باشد. همچنین باعث احساس انزوا اعضای تیم می‌شود. بررسی‌های روزانه و هفتگی کمک می‌کند تا همه همیشه در یک صفحه حضور داشته باشند و هیچ کس احساس فراموش شدن، نکند.
-
سازگاری در تغییرات
برای بسیاری از افراد، کار در خانه با حواس پرتی و وقفه بیشتری همراه است. در طراحی سیستم مدیریت چابک، انعطاف‌پذیری و امکان اعمال تغییرات لحظه آخری فراهم شده است. پذیرفتن چابکی پروژه به شما اطمینان می‌دهد که وجود یک مانع غیرمنتظره، کل پروژه را از مسیر اصلی خارج نخواهد کرد.
-
چرخه‌های بازخورد
پاسخ سریع و بازخورد مداوم مشتری و سایر ذینفعان به تقویت پاسخگویی و اطمینان از تمرکز افراد در این پروژه بر روی اهداف اصلی کمک می‌کند. به‌روزرسانی‌های منظم همچنین می‌تواند اعتماد مشتری را افزایش دهد. زمانی‌که شما نمی‌توانید مشتریان رو در رو ملاقات نموده و به ایشان اطمنیان خاطر دهید که همه چیز به خوبی پیش می‌رود، وجود سیستم چابک بسیار حیاتی خواهد بود.
چگونه تیم دورکار خود را مدیریت کنیم؟
یک مدیر چابک به خوبی می‌داند برای موفقیت در پروژه، داشتن همکاری به ویژه در تیم‌های دورکار چقدر مهم است. همکاری در پروژه‌ها هم ارتباطات و هم بهره‌وری کلی را بهبود می‌بخشد. یافتن مسیرهایی برای بهبود ارتباطات همچون برگزاری جلسات و فعالیت‌های تیم‌سازی، باعث می‌شود تیم شما در مسیر درست قرار گیرد. همچنین باعث تقویت روحیه و احساس مسئولیت در بین اعضای تیم می‌شود.
روش دیگر برای افزایش پاسخگویی و پیگیری پیشرفت کار، استفاده از استندآپ‌های روزانه است. در این جلسات کوتاه مدت روزانه افراد در مورد عملکرد 24 ساعت گذشته، برنامه 24 ساعت آینده و مشکلات پیش رو، بحث می‌کند. استفاده از ابزارهای ارتباط و همکاری از راه دور مانند خدمات ویدئو کنفرانس و یا اتاق‌های گفتگو می‌تواند به شما در مسیر پیشرفت کمک کند.
نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند از طریق استفاده از لیست کارها، یادآوری‌ها و اعلان‌های خودکار، نمودارهای تعاملی گانت، داشبوردهای گزارش‌ساز پروژه و موارد دیگر، همه را در مسیر اصلی قرار دهد.
نکات طلایی مدیریت تیم دورکار برای مدیران پروژه‌های چابک
افزایش چابکی پروژه تاثیر به‌سزایی بر افزایش سرعت انطباق‌پذیری اعضای تیم با تغییرات و همچنین تشویق و حمایت آنها در جهت یافتن راه حل‌های نوآورانه دارد. در ادامه هفت نکته حائز اهمیت برای مدیریت تیم‌های دورکار آورده شده است:
1- تمرکز اصلی خود را بر روی تسهیل ارتباط بین اعضای تیم دورکار و رفع مشکلات موجود بگذارید
کارمندان دورکار بیشتر احساس انزوا و نادیده گرفته شدن می‌کنند. بسیار مهم است که بستر ارتباطات را تقویت کرده و مرتباً اعلام حضور کنید. به ایشان اطمینان خاطر دهید که در رسیدن به موفقیت به همه‌ی آنها نیاز دارید.
2- عملکرد اعضای تیم دورکار خود را تأیید و بر نقاط قوت آنها تاکید کنید
وقتی افراد خود را در اولویت قرار داده و به ایشان آزادی عملکرد بدهید، باعث افزایش بهره‌وری و نوآوری خواهید شد. افراد را تحریک به کار کردن و سرعت عمل کنید، هرچند که ترجیح می‌دهند تا پایان مهلت قانونی کار کنند.
3- در صورت تداخل برنامه‌های کاری، برگزاری جلسات مکرر و ساعات مهم کاری را تنظیم کنید
در روزی که همه اعضای تیم در دسترس هستند،حتمن زمانی را برای برگزاری جلسات تیمی، مرور کارها و گرفتن بازخورد اختصاص دهید. سپس در ساعات دیگر، تیم شما می‌تواند بر روی کارهای فردی تمرکز کند.
4- ارتباطات ناهمزمان را تشویق کنید
هنگامی که از خانه کار می‌کنید حفظ تعادل کاری ممکن است دشوار باشد. به کارمندان خود اطلاع دهید که شما انتظار پاسخ فوری و لحظه‌ای را در قبال پیام‌های ارسالی‌تان به ایشان ندارید و نیاز به عکس‌العمل فوری نیست. با این روش آنها می‌توانند “پس از اتمام ساعت کار” و در زمان مناسب به بررسی و پاسخگویی بیردازند و اینگونه در روز بعد بهره وری بیشتری داشته باشند.
5- از ابزارها، فرایندها و روش‌هایی که باعث بهبود دورکاری می‌شود، بهره بگیرید
برای حفظ ارتباط و همکاری، بهترین سیستم مدیریت پروژه را برای تیم دورکار خود انتخاب کنید. به دنبال نرم افزاری باشید که دارای پیام‌های درون برنامه‌ای و وابسته به وظایف است. این ابزارها بدون توجه به اینکه در کجای دنیا قرار دارند، تیم‌های دورکار را در یک صفحه حفظ می‌کنند.
6- از اتوماسیون برای کاهش وظایف اعضای تیم دورکار استفاده کنید
برای صرفه‌جویی در وقت و اطمینان از به روز بودن همه اعضای تیم، می‌توانید کارهای روزمره مانند اعلان‌های پروژه را ساده و خودکار کنید.
7- از کنترل و بازنگری غافل نشوید
مدیریت تیم چابک نیاز به سازگاری و تغییر دارد. در پایان هر دو اسپرینت یا مرحله، مهم است که یک بازنگری بر کامندان خود داشته باشید. بررسی کنید که چه کسی خوب کار کرده است، چه چیزی مفید نبوده و اینکه چگونه می‌توانید کارها را حتی بهتر پیش ببرید.
سخن آخر
آیا می‌دانید ابران می‌تواند به شما کمک کند تا تیم دورکار خود را مدیریت کرده و همه را بدون دردسر در مسیر خود قرار دهید؟
همین حالا وارد محیط دموی رایگان ابران شوید و ببینید که چگونه می‌تواند با قابلیت‌هایش به شما کمک کند تا تیم دورکار خود را با موفقیت مدیریت کنید.
اگر این یادداشت برای شما جذاب و مفید بود پیشنهاد می‌کنیم تا مطالب زیر را بخوانید.
