صاحبان کسب و کارهای کوچک غالباً فعالیت‌های مشخصی مانند تعیین مسئولیت‌ها و وظایف، برنامه‌ریزی در جهت کاهش هزینه‌ها و … دارند در حالی‌که در کنار تمام فعالیت‌های خود سعی می‌کنند با تمام تلاش، تجارت خود را سرپا نگه دارند. پس تعجب‌آور نیست که بیشتر مشاغل کوچک برای افزایش کارآیی و سودآوری به ابزارهای مدیریت پروژه روی می‌آورند. حال سوالی که پیش می‌آید این است: ویژگی‌های برتر یک سیستم مدیریت پروژه که مد نظر صاحبان مشاغل کوچک است، کدام‌اند و چگونه باید انتخاب شوند؟ در ادامه همراه ما باشید تا به این موضوع بپردازیم.:
چرا مشاغل کوچک به سیستم‌های مدیریت پروژه روی می‌آورند؟
طی یک نظرسنجی انجام شده از صدها صاحب مشاغل کوچک پاسخ‌هایی به شرح ذیل ثبت گردید:
- فراتر از روش‌های قدیمی: در این گزارش مشخص شد 46٪ از پاسخ دهندگان به طور دستی وظایف و پروژهها را رصد می‌کنند. تقریبا نیمی از صاحبان مشاغل کوچک همه چیز را به طور سنتی ردیابی می‌کنند. از طریق: ایمیل، برنامه‌های صفحه گستره مانند اکسل و یا حتی کاغذ و قلم . آنها متوجه شده‌اند که به یک ابزار پیچیده‌تر برای مدیریت کارها و پروژهها نیاز دارند. در روش‌های دستی همیشه خطای انسانی وجود دارد، حتی برنامه‌هایی مانند اکسل برای استفاده در چندین پروژه مختلف و پروژه‌هایی با تعداد کاربران زیاد مناسب نیست.
- برون سپاری: مشاغل کوچک برای کنترل هزینه‌های سربار بیشتر از تیم‌های دورکار، کارمندان قراردادی و فریلنسرها استفاده می‌کنند. آنها برای برقراری ارتباط و مدیریت کارها نیاز به ابزاری دارند که به همه افراد فارغ از اینکه کجا هستند، دسترسی داشته باشند.
- سازماندهی: 41٪ صاحبان مشاغل می‌گویند برای بهبود کارایی و افزایش دقت به سیستم‌های مدیریت پروژه روی آورده‌اند. بدون وجود یک سیستم مناسب، اسناد به راحتی گم می‌شوند، ارتباطات بی‌ثبات و نامنظم است و وقتی نوبت به مسئولیت‌ها و پیشرفت کار می‌رسد، تیم‌ها به حدس و گمان متوسل می‌شوند.
انتظار صاحبان مشاغل کوچک از سیستم مدیریت پروژه چیست؟
صاحبان مشاغل کوچک به دنبال ابزاری هستند که از منابع محدود به طور کارآمد استفاده کنند، فرایندها را ساده و سودآوری پروژهها را مشخص کنند. آنها در واقع به دنبال یک راه‌حل سریع و آسان هستند که بتواند از طریق آن هرچه سریع‌تر به اهداف خود برسند.
اولویت انتظارات آنها از یک سیستم مدیریت پروژه خوب به قرار زیر است:
- سرویس‌های ابری: اکثر خریداران ترجیح می‌دهند از یک برنامه مبتنی بر سرویس ابری به جای برنامه‌های قابل نصب بر سرور سازمان استفاده کنند. صاحبان مشاغل کوچک به دنبال راه‌حل‌های سریع قابل استفاده هستند. با خدمات ابری، آنها می‌توانند بدون هزینه و تأخیر در پیکربندی نرم افزار، در یک وب سایت ثبت نام کرده و بلافاصله شروع به کار کنند. با افزایش برون سپاری و وجود وابستگی به فریلنسرها، سرویس های ابری به تیم‌های مجازی اجازه می‌دهند هر زمان از هر کجا، با هر سیستم عامل یا دستگاهی که متصل به اینترنت است، وارد سیستم شده و به یک فضای کاری مرکزی دسترسی پیدا کنند.
- یک سیستم چند منظوره: 88٪ از پاسخ‌دهندگان به نظرسنجی، نرم افزاری را ترجیح می‌دهند که چندین ویژگی را نسبت به ابزارهای مستقل در خود داشته باشد. تقریباً همه آنها اعتراف کردند که استفاده از چند ابزار مختلف برای انجام کارها باعث ایجاد مشکل برای آنها می‌شود. سازماندهی همه پروژهها در یک سیستم، پیگیری پیشرفت پروژهها را برای اعضای تیم آسان‌تر می‌کند و همچنین گزارش‌گیری دقیقی را ارائه می‌دهد.
- پیگیری و مدیریت زمان: اولین ویژگی درخواستی در یک ابزار مدیریت پروژه، پیگیری و مدیریت زمان است. زمان یک سرمایه با ارزش است. و گزارشات مدیریت زمان، کمک بسیاری به صاحبان مشاغل کوچک برای ساده‌سازی فرایندها و بهبود کارایی می‌کند. به هر حال، انجام کار بیشتر در زمان کمتر به معنای سود بالاتر است. ثبت زمان نیز به برنامه‌ریزی کارها کمک بسیاری می‌کند. مدیران با بررسی سابقه پروژهها می‌توانند مدت زمان دقیق انجام برخی از کارها را پیش‌بینی و سودآوری پروژه را تعیین کنند.
سخن آخر
آیا شما صاحب یک کسب و کار کوچک هستید و یا به عنوان یک فریلنسر کار می‌کنید؟ شما چگونه مسئولیت‌های خود، اعم از مدیریت تیم پروژه و پیگیری کارها را انجام می‌دهید؟ آیا در مسیر دستیابی به اهداف خود به دنبال افزایش بهره‌وری و کارایی هستید؟ با استفاده از سیستم مدیریت پروژه ابران دیگر نگران چالش‌های موجود در مسیر انجام کارهای خود نباشید. پس با ما در ارتباط باشید.
