خرید نرم افزار مدیریت پروژه نقشی اساسی برای مدیریت کارها، زمان، هزینه، نیروی انسانی، مدیریت اولویت ها و ارزیابی عملکرد کارکنان در کسب و کارها دارد. در این یادداشت به ملاحظات خرید این نرم افزار برای انواع کسب و کارها می‌پردازیم.
ملاحظات کسب و کارهای کوچک برای خرید نرم افزار مدیریت پروژه
کسب‌وکارهای کوچک با تکیه بر برنامه‌های صفحه گسترده مانند اکسل، فرصت مناسب برای مدیریت کارآمدتر را از دست خواهند داد. نرم‌افزارهای جدید مدیریت و برنامه‌ریزی، راهحلهای مدرن و مقرون به صرفه‌ای را ارائه می‌دهند. کسب و کارهای کوچک با انتخاب یک نرم افزار مناسب، لذت یک مدیریت عالی و با کیفیت را تجربه خواهند کرد.
تعداد کاربران
اگرچه دسترسی همه‌ی اعضای تیم به نرم افزار مدیریت پروژه سودمند خواهد بود، اما باید در نظر داشت که تعداد کاربران در تعیین هزینه‌ها تأثیر به سزایی دارد. به همین خاطر کسب و کارهای کوچک و شرکت‌های نوپا می‌توانند کارمندان ضروری و افرادی که دسترسی آنها نیاز است را به عنوان کاربران نرم افزار قرار دهند. سایر کارمندان می‌توانند با استفاده از روش‌های دیگر مانند اکسل و غیره کارهای خود را به روزرسانی کنند و در آخر فایل‌های آنها به نرم افزار مدیریت پروژه پیوست خواهد شد. کسب و کارهای کوچک می‌توانند با رشد شرکت و افزایش منابع، تعداد کاربران نرم افزار مدیریت پروژه خود را افزایش دهند.
ویژگی‌های رایگان و یا ارزان قیمت
طبیعی است که شرکت‌ها تمایل دارند برای خرید نرم افزار مدیریت پروژه هزینه کمتری پرداخت کنند. ویژگی‌ها و امکانات رایگان و یا ارزان قیمت به ویژه برای کسب و کارهای کوچک که با بودجه کمتری کار می‌کنند، بسیار جذاب است. برنامه‌های مقرون به صرفه دارای محدودیت‌هایی در تعداد کاربران، امکانات و حجم فضای مورد استفاده است. همچنین نرم افزارهای کم هزینه و یا رایگان، اغلب شامل پشتیبانی فنی و به روزرسانی نرم افزار نمی‌شوند.
امکان قابلیت تجسم و تصویرگری در نرم افزار مدیریت پروژه
تجسم وظایف و پروژه‌ها به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کند تا پیشرفت چندین پروژه را همزمان مشاهده و بررسی کنند. با استفاده از ابزارهایی مانند بورد کانبان، نمودار گانت، نمودار burn down و یا ابزارهای سفارشی دیگر، می‌توان نمای کلی از پیشرفت پروژه را مشاهده کرد. کسب‌وکارهای کوچک باید بدانند که بررسی نوع داده و معیار سنجش آنها مهم است. بنابراین باید بررسی کنند که آیا راه‌حل PM به طور پیش‌فرض برای نمایش داده‌ها مناسب است یا نیاز به شخصی‌سازی است.
ملاحظات کسب و کارهای متوسط برای خرید نرم افزار مدیریت پروژه
کسب و کارهای در حال رشد با چالش‌های مختلفی از جمله سنجش نیازهای شرکت روبرو هستند. نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به این مشاغل کمک کند تا فرآیندهای پروژه خود را تعریف کرده، ناکارآمدی‌های موجود مشخص و اصلاح شود و در نهایت نتایج کلی پروژه بهبود یابد.
یکپارچگی
کسب و کارهای متوسط تمایل دارند تا با مرور زمان نرم افزارهای مختلفی را تهیه کنند. یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب که قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای موجود را داشته باشد بسیار موثر است و نقش به‌سزایی در موفقیت شرکت دارد. نرم افزارهای منتخب باید به منظور انتقال داده به صورت خودکار، قابلیت فراخوانی API را داشته و یا شامل ویژگی‌های webhook باشند و بدین‌ترتیب به روند انجام کار سرعت بخشند.
پیگیری زمان کار
نرم‌افزار پیگیری زمان به کسب و کارهای متوسط کمک می‌کند تا ساعات کاری کارکنان و زمان سپری‌شده در انجام پروژه‌ها را پیگیری کنند. نرم افزار مدیریت پروژه باید شامل قابلیت‌هایی باشد که ساعات کار انجام شده مستقیماً در تسک مورد نظر آن به صورت جداگانه ثبت شود. مواردی که در قسمت ثبت زمان باید به آن اشاره کرد: نوع پروژه، شماره تسک مورد نظر، تاریخ، مدت زمان انجام کار، نوشتن یادداشت در صورت نیاز، نوع فعالیت و محل انجام کار است. همچنین باید قادر به محاسبه زمان صرف شده برای هر پروژه به طور جداگانه باشد یا ساعات کاری را برای تک تک عوامل فیلتر کند. از طرفی سیستم‌های حسابداری یا حقوقی شرکت برای پرداخت دستمزد کارمندان می‌توانند به طور مستقیم و غیر مستقیم از اطلاعات مربوط به فایل‌های ثبت زمان استفاده کنند.
گزارشات و تحلیل کارها
با افزایش تعداد اعضای تیم پروژه در کسب و کارهای متوسط، به پیگیری و تجزیه و تحلیل داده‌های اصلی پروژه که حاصل از منابع مختلف هستند، نیاز بیشتری می‌شود. معیارهای مهمی که در تجزیه و تحلیل پروژه‌ها و رسیدن به نتیجه مطلوب نیازمند بررسی است، در ادامه مطرح شده است:
- تمام وظایف اختصاص‌داده شده به پروژه‌ها و اعضای تیم
- مدت زمان مورد نیاز برای انجام کار و تکمیل کل پروژه
- مراحل تکمیل کننده وظایف
- اهداف، ساعات و معیارهای دیگری برای نشان دادن حجم پروژه
ملاحظات کسب و کارهای سازمانی برای خرید نرم افزار مدیریت پروژه
کسب و کارهای بزرگ و سازمانی به صورت معمول از نرم افزار و سامانه‌های الکترونیکی بسیاری بهره می‌برند. اما باید در نظر داشت چه ابزار مدیریت پروژه در بستر سیستم ERP و یا مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) فعال شود و چه به عنوان یک راه‌حل مستقل باشد، در هر صورت ایجاد یکپارچی ضروری است. ارتباط و یکپارچگی بین سامانه‌ها از طریق وب سرویس(API) و افزونه‌های اختصاصی برقرار می‌شود. از طریق وب سرویس، اطلاعات مهم وکلیدی به سرعت به نرم افزارهای مدیریت پروژه منتقل می‌شوند و گزارشات معتبر و موثق خواهند بود.
گزارش‌دهی و تحلیل کارها
قابلیت گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات در سیستم های مدیریت پروژه سازمانی، نقشی اساسی دارد. این قابلیت‌ها نقاط ضعف موجود در روند کار را مشخص و همچنین سایر شاخص‌های لازم را بررسی می‌کنند. کسب و کارهای سازمانی باید توجه کنند که ابزار هوش تجاری و قالب خروجی نرم افزار PM با هم سازگار باشند و بتوانند بدون مشکل با یکدیگر یکپارچه شوند.
تعداد کاربران
حفاظت و امنیت داده‌ها برای هر شرکت و سازمان با هر اندازه‌ای که هست، بسیار مهم می‌باشد. اما شرکت‌های سازمانی برای مدیریت کردن موثر داده‌های در دسترس خود نیاز به نظارت بر کاربران دارند. کسب و کار سازمانی که به دنبال راهکارهای مدیریت پروژه بعدی خود است، باید به دقت بررسی کند که چگونه این ابزارها اختیارات لازمه را برای دسترسی به پروژه‌ها فراهم می‌کند و چه تعداد کاربر، به چه قابلیت‌ها و امکانات دسترسی خواهند داشت.
سخن پایانی
اغلب کسب و کارها برای بهبود کارآرایی و کسب نتیجه مطلوب پروژه از نرم افزار مدیریت پروژه بهره می‌برند. هر کسب و کار باید با توجه به اندازه و منابع موجود خود، بهترین گزینه که بیشترین منفعت را برایش دارد، انتخاب کنند.
