چگونه در سال 2020 شیوه مدیریت تیم‌های پروژه در سراسر جهان تغییر یافت؟ تحقیقی که در پایان سال ۲۰۲۰ از بیش از صد مدیر پروژه در سراسر جهان صورت گرفت، نشان می‌دهد که چگونه کار آنها به دلیل رویدادهای مرتبط به کووید-۱۹ تغییر کرده است. ممکن است در ادامه پاسخ سؤالات مشابهی که در طی سال گذشته از خود پرسیده‌اید را خواهید یافت. در این یادداشت سعی کردیم که هفت ایده و نتیجه برتر مدیریت پروژه با محوریت مدیریت دورکاری را بیان کنیم. با ما همراه باشید.
هفت سوال اساسی درباره مدیریت پروژه طی سال ۲۰۲۰
۱- سال ۲۰۲۰ خوب بود یا نه؟!
بیایید با نتایج خوب شروع کنیم. علی رغم وضعیت سال گذشته، از هر سه مدیر پروژه یکی از آنها، سال 2020 را حداقل کمی بهتر از حد انتظار تصور می‌کند. تقریباً یک چهارم از پاسخ‌دهندگان فکر می‌کنند که همانطور که تصور می‌کردند پیش رفته است. هرچند بد نیست اما با این حال برای شفاف‌سازی بیشتر باید بگوییم که بخش قابل توجهی از مدیران شرکت‌کننده در این نظرسنجی از بخش فناوری اطلاعات هستند که به طور کلی آنها نسبت به مهندسان بخش تولید نتایج بهتری را گزارش داده‌اند.
نتیجه: فقط ۱۱ درصد از مدیران بر این باور هستند که سال ۲۰۲۰ بسیار بدتر آن چیزی است که فکرش را می‌کردند!
۲- دورکاری در مقابل بهره‌وری؟
برخی از نتایج آن چیزی نبود که پیش‌بینی شده بود. بسیاری از مدیران پروژه از تغییرات و کار در خارج از محل کار می‌ترسیدند. به خصوص کسانی که برای اولین بار دورکاری را تجربه می‌کردند. برعکس، شرکت‌هایی که در گذشته اعضای تیم‌شان به کار در خانه عادت کرده بودند، مثبت‌ترین ارزیابی‌ها را از تأثیر دورکاری بر بهره‌وری گزارش می‌دهند. اما تقریباً یک سوم مدیرانی که در نظرسنجی شرکت کرده بودند، احساس می‌کنند که دورکاری هیچ تأثیری بر بهره‌وری آنها نداشته است.
نتیجه: علیرغم پیش‌بینی‌های انجام شده، دورکاری تأثیر منفی زیادی بر بهره‌وری تیم‌ها نداشته است. مدیریت دورکاری می‌تواند موثر باشد.
۳- مدیریت پروژه‌ها در خانه چگونه بود؟
در حقیقت نه خیلی خوب بود، نه خیلی بد. حدود 40 درصد از مدیران پروژه از از دورکاری لذت نبردند. دلایل متعددی برای نگرش نسبتاً منفی به مدیریت از راه دور وجود داشت اما دلیل اصلی مشکلات، عدم وجود نظم و انضباط تیمی گزارش شده است و از آنجا که هیچ چیزی مشخص نبود که چه زمانی کارمندان به محل کار خود برمی‌گردند پس ما باید با این چالش روبرو شویم و آن را بپذیریم؛ 22 درصد از پاسخ دهندگان هم همین نظر را دارند.
نتیجه: مدیریت تیم‌ها از راه دور، بخشی از استعدادهای پایدار یک مدیر با تجربه خواهد بود. بنابراین باید سخت کار کنید تا مشکلات به وجود آمده را از بین ببرید.
۴- تأثیر بر سودآوری پروژه‌ها
ممکن است برایتان سوال پیش آید که بحران کرونا چگونه بر سودآوری پروژه‌ها تأثیر گذاشته است؟ یک سوم مدیران پروژه که به نظرسنجی پاسخ دادند، گفته‌اند که کرونا تأثیری بر سودآوری نداشته است. از سوی دیگر، هیچ شرکتی وجود نداشته که حداقل ۵۰ درصد افزایش سودآوری در سال ۲۰۲۰ را گزارش دهد. مهلت‌ها و مشکلات تحویل پروژه حتی در مواقعی که هیچ بحرانی وجود ندارد یک مسئله بسیار مهم است. اما خوشبختانه تنها ۸.۵ درصد از مدیران پروژه تأخیرهای مکرر را گزارش دادند.
نتیجه: شما نمی‌توانید بر همه چیز قدرت داشته باشید، اما موفقیت مالی پروژه تا حدی در مدیریت خوب و تحویل به موقع منعکس می‌شود.
۵- گمشده و پیدا شده!
سؤال اینجاست که آیا بحران کرونا دستاوردی برای سازمان شما به ارمغان آورده است؟ مثلا پروژه‌های تجاری جدید و غیرمنتظره، ممکن است برای برخی باعث ایجاد انگیزه شود. اما به اگر نتایج نگاهی بیندازید، یک سوم پاسخ‌دهندگان ادعا می‌کنند که در سال ۲۰۲۰ هیچ کار جدیدی انجام نشده است. اما هنگامی که در مورد ضررهای تجاری صحبت می‌شود، بیش از چهل درصد مدیران پاسخ خوشبینانه‌ای می‌دهند و می‌گویند که هیچ پروژه‌ای را به دلیل بحران از دست نداده‌اند.
نتیجه: ترس از لغو پروژه قطعاً موجه بود. اما در نهایت مشخص شد که مشکل بزرگ‌تر نحوه مدیریت پروژه‌های موجود و جدید است.
۶- جایزه پرمشغله‌ترین حوزه در سال ۲۰۲۰ تقدیم می‌شود به …
منابع انسانی! تنها یک چهارم پاسخ‌دهندگان می‌گویند که هرج و مرج سال گذشته به هیچ وجه بر مدیریت منابع انسانی آنها تأثیر نگذاشته است. تقریباً دو سوم تغییرات مهم مربوط به استخدام و اخراج، آموزش، استخدام مجدد و پشتیبانی آموزشی را گزارش می‌دهند. اما چگونه موارد پیش آمده بر پاداش و حقوق تأثیر گذاشته است؟ بیش از 50 درصد مدیران می‌گویند که هیچ تاثیری نداشته است و میزان سرمایه ثابت مانده است.
نتیجه: مدیران منابع انسانی نه تنها با اخراج و استخدام کارکنان روبرو بودند بلکه بخش مهمی از دستور کار آنها در مورد کاهش یا اضافه شدن حجم کار، بازآموزی و آموزش بوده است.
۷- مدیریت پروژه به راستی نیازمند یک ابزار مدیریت پروژه است!
باور کنید این امر برای شرکت‌هایی که نرم افزار مدیریت پروژه را توسعه می‌دهند نیز سخت بوده است. ما خودمان با درخواست مشتریان در خصوص عملکردهای جدید مواجه شدیم و به بسیاری از مدیران توصیه کرده‌ایم که چگونه به شرایط کرونا واکنش نشان دهند تا آنها تداوم بازده و سلامت مالی کارها یا پروژه‌ها را حفظ کنند. شرکت‌ها و سازمان‌ها در سراسر جهان از نرم افزارهای مختلف مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. با این حال، تنها 50 درصد از آنها در نهایت با ابزار مدیریت پروژه خود باقی ماندند اما نیمی دیگر نرم افزار مدیریت پروژه جدید را اضافه یا به طور کامل تغییر دادند.
نتیجه: کار از راه دور و پاسخ سریع به تغییرات، نه تنها مدیران پروژه بلکه ابزارهای آنها را نیز آزمایش کرده است. بسیاری از آنها ناکافی بود و بخش قابل توجهی از پاسخ‌دهندگان مجبور بودند آنها را به طور کامل جایگزین یا تکمیل کنند. بنابراین نرم افزاری با ارزش است که با استفاده از آن بتوان از تمام ابزارها بهره‌مند شد.
نتیجه‌گیری
برخی پرسش‌ها در این نظرسنجی به پاسخ‌های شگفت انگیز منجر شد. اگر بخواهیم بخش درخشان این بحران را انتخاب کنیم، بدون شک ضعف‌های واقعی فرآیندهای شرکت‌ها خواهد بود. برندگان، افرادی هستند که مشتاق انجام کارهای جدید هستند، مانند شرکت‌هایی که کارکنان خود را تا حد زیادی برون‌سپاری کرده و از تیم‌های دورکار خود حمایت کرده‌اند.
یکی از مواردی که حتماً به شما توصیه می‌کنیم، انتخاب یک نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه است. این کار تأثیر مثبت زیادی بر آمادگی تیم‌ها، کار مؤثر و تحویل به موقع پروژه‌ها دارد. در این راستا، ابران را آزمون کنید!
