امروزه تعداد زیادی نرم افزار مدیریت پروژه رایگان در بازار وجود دارد. در نگاه اول به نظر می‌رسد که افراد، استارتاپ‌ها و کسب وکارهای کوچک به طور طبیعی از این نرمافزارهای رایگان استفاده کنند. اما باید در نظر داشت که پروژه‌های کوچک نیز ممکن است پیچیده شوند. در این صورت ضرورت نظارت‌های مدیریتی افزایش می‌یابد. مدیر پروژه باید روی هزینه‌ها، برنامه زمان‌بندی و منابع نظارت داشته باشد. همچنین تغییرات و ریسک‌های پروژه را کنترل کند و گزارش پیشرفت را ارائه دهد. انجام همه این موارد از طریق یک صفحه گسترده ساده، زمان‌بر است. حتی ممکن است منجر به بروز خطا، تأخیر و احساس ناکامی شود. به همین دلیل بسیاری از افراد برای مدیریت کارهای خود به نرم افزار مدیریت پروژه رایگان روی می‌آورند.
مطمئن باشید که هیچ چیز خوبی در این دنیا رایگان نیست! بنابراین، استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه رایگان چه معایبی دارد؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان، هزینه‌های پنهانی با خود به همراه دارند. این هزینه‌ها برای شرکت‌های متوسط، بزرگ و شرکت‌های در حال رشد می‌تواند قابل افزایش باشد. در ادامه به ۵ مورد از این هزینه‌های پنهان اشاره خواهیم کرد. اما بهتر است قبل از آن با انواع مختلف نرمافزارهای رایگانی که در بازار وجود دارد، آشنا شوید.
انواع مختلف نرم افزار مدیریت پروژه رایگان
نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان در چهار دسته اصلی طبقه‌بندی می‌شوند. مهم است بدانید که از کدام نوع استفاده می‌کنید، چرا که هر کدام از آنها خطرات و هزینه‌های پنهان خود را دارند.
- Open source: می‌توان سورس‌کد این نوع نرم افزارها را دید، حتی امکان ویرایش و توسعه آن وجود دارد. تولیدکنندگان این نرم‌افزارها، سورس‌کد آن را در اختیار همه قرار می‌دهند و هر کسی می‌تواند آن را بخواند، تغییر دهد، کپی کند، با بررسی آن چیزهایی را بیاموزد و یا حتی آن را به اشتراک بگذارد. البته ممکن است نرم افزارهای متن باز توسط تولیدکننده اصلی به صورت نرم‌افزار پولی نیز فروخته شود.
- : FreeWare این ابزارها به یک شرکت یا فرد تعلق دارند و به صورت رایگان در اختیار همه قرار می‌گیرند اما نمی‌توان آنها را تغییر داد و کپی کرد.
- Shareware: این نوع نرم افزارها، دوره‌های استفاده رایگان را در اختیارتان قرار می‌دهد اما برای استفاده مداوم از آن باید مبلغ اندکی پرداخت کنید.
- Freemium: این نوع نرم‌افرارها توسط شرکت‌های معروف عرضه می‌شوند تا مشتری‌های جدید جذب کنند. نسخه‌های محدودی از نرمافزارهای اصلی هستند و این امکان را برایتان فراهم می‌کند تا از وجود چنین ابزاری آگاه شوید، خود را با آن وقف دهید و با ظرفیت‌های آن آشنا شوید.
پنج هزینه پنهان یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان
قبل از انتخاب و خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان حتماً این پنج مورد را در نظر بگیرید.
-
یک مدل برای همه موارد
به غیر از نرم افزارهای Open source، سایر نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان قابل بومی‌سازی نیستند. حتی اگر از یک نرم‌افزار Open source استفاده کنید، آماده‌سازی آن پرزحمت و پرهزینه خواهد بود. شما به یک فرد ماهر احتیاج دارید تا نرم‌افزار را برایتان توسعه دهد.مطمئناً این کار برای شما هزینه‌بردار خواهد بود. در نتیجه به راحتی نمی‌توانید ابزار رایگانی که برای مدیریت پروژه انتخاب کرده‌اید را با کسب‌وکار، پروژه یا نیازهای خاص تیم‌تان تطبیق دهید.
برای مثال:
نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان تنها از یک روش برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. فرض کنید شما برای کنترل و مدیریت پروژه‌های‌تان از یک روش استفاده می‌کنید، در عین حال پروژه‌ای دارید که با استفاده از روش چابک پیش می‌رود، در این صورت به دو ابزار مجزا نیاز خواهید داشت.
شما نمی‌توانید نرم افزارهای رایگان را با جریان کار، فرایند‌ها و ساختار سازمانی‌تان تطبیق دهید. به این ترتیب بررسی کردن، تایید و رعایت مسائل امنیتی پروژه بسیار دشوار خواهد شد. حتی ممکن است مجبور شوید برای استفاده از نرم افزار رایگان، تغییری ایجاد کنید که بهره‌وری شما را کاهش دهد.اگر اعضای تیم‌تان نخواهند از نرم افزار مورد نظر شما استفاده کنند اوضاع بدتر نیز خواهد شد.
برای مثال:
ممکن است منجر به این شود که داده کافی در اختیار نداشته باشید. به‌روز‌رسانی‌ها سر موعد انجام نشود و مجبور شوید برای گرفتن اطلاعات جدید به صورت مداوم از اعضای تیم پروژه پیگیری کنید.
یکی از مزایای نرمافزارهای مدیریت پروژه این است که دید درستی از مدت زمان لازم برای به اتمام رساندن پروژه در اختیارمان قرار می‌دهد. این کار باعث بهبود ارتباط میان افراد و تسهیل در تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. اما اگر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید نتواند گزارش مناسبی برای مدیران فراهم کند به این هدف نخواهید رسید. برخی از این نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان هیچ گزارشی به شما نمی‌دهند. در این صورت مجبور می‌شوید بدون وجود چنین گزارش‌هایی کار را پیش ببرید و یا خودتان خارج از این سیستم‌ها گزارش تهیه کنید که زمان و هزینه زیادی از شما تلف خواهد کرد. تلاش برای استفاده از یک ابزار ناکارآمد، باعث کاهش کارایی و بروز خطای در روند انجام کار می‌شود.
-
همگام نبودن نرم افزار مدیریت پروژه رایگان با رشد کسب‌وکارتان
بیشتر نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان دارای محدودیت کاربر و پروژه می‌باشند. ممکن است برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مهم مانند امکان یکپارچه سازی و ایجاد ارتباط بین ابزارهای مختلف در آنها در نظر گرفته نشده باشد. توانایی انتقال داده یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه است. برای مثال بهتر است که مدیریت بازاریابی، اتوماسیون و داشبورد‌سازی همگی در یک بستر باشد. عدم مدیریت بخش‌های وابسته پروژه در یک نرم‌افرار واحد، باعث گسستگی اطلاعات می‌شود. بنابراین مجبور خواهید شد اطلاعات پروژه را به صورت دستی بین ابزارها جابه جا کنید، که مشکلات زیر را به دنبال دارد:
-
تاخیر:
به روز‌رسانی کردن اطلاعات از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر منجر به بروز تاخیرهایی در انجام پروژه می‌شود.
-
بروز خطا:
از آنجا که اطلاعات باید به صورت دستی وارد شوند، امکان بروز خطا در داده‌های ورودی افزایش پیدا خواهد کرد.
-
ناهمگونی:
پلتفرم‌های مختلف حاوی اطلاعات متفاوتی هستند. برای اینکه دید جامعی از روند انجام کار و پیشرفت پروژه داشته باشید لازم است که همه اطلاعات در یک سیستم یکپارچه باشد.
-
سردرگمی:
بی‌اعتمادی و سردرگمی زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات مختلف را از سیستم‌های مختلف دریافت کنید.
همچنین هنگامی که سازمان‌تان رشد کند، برای اداره آن به ابزارهای بیشتری احتیاج خواهید داشت. اینجاست که ضرورت اتصال نرم افزار مدیریت پروژه با سایر ابزارها خود را نشان می‌دهند. نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان چنین قابلیتی ندارند.
هنگامی که با محدودیت حجم روبه‌رو می‌شوید یا به ظرفیت بیشتری احتیاج پیدا می‌کنید، مجبور به ارتقاء نرم افزار و یا استفاده از نرم افزار جدید می‌شوید. این کار باعث بروز اشتباه و سردرگمی در انتقال داده‌های می‌شود.
گاهی اوقات هم سعی می‌کنید خود را فریب دهید. فکر می‌کنید که برای همیشه می‌توانید از نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان استفاده کنید. اما زمانی‌که نسخه رایگان دیگر پاسخگوی نیازهای شما نیست، برای رفتن به یک نرم‌افزار دیگر دچار تعلل می‌شوید. چرا که تیم پروژه با این نرم‌افزار آشنا است و اطلاعات پروژه روی آن قرار دارد. تحت چنین شرایطی مجبور خواهید شید نرم افزار اصلی نسخه رایگان را با هزینه بسیار زیاد تهیه کنید.
یادداشت فوق برگرفته از این محتوا است. با ما همراه باشید تا در یادداشت بعد به ادامه آن بپردازیم.
