ممکن است شما جز آن دسته از مدیرانی باشید که برای یافتن یک نرم افزار مدیریت کار مناسب، هزینه و زمان زیادی صرف کرده‌اید. شما انتظار دارید که با استفاده از این نرم‌افزار ارتباطات تیمی قوی‌تری داشته باشید و در آرامش و نظم کافی به وظایف خود رسیدگی کنید. حال اگر انتظارات شما برآورده نشود چه اتفاقی می‌افتد؟
نتایج بدست آمده از یک نظرسنجی نشان میدهد %34 از کارمندان از روند مدیریت کار شرکت خود خود ناراضی هستند. آنها از دست رفتن اطلاعات را دلیل اصلی ایجاد استرس در محل کار خود می‌دانند. این امر معمولاً به دلیل استفاده از ابزارهای منسوخ شده و نامناسب اتفاق می‌افتد. زمان آن رسیده که با انتخاب یک نرم افزار مدیریت کار مناسب در جهت تسهیل امور سازمان خود گام بردارید. فراموش نکنید که انتخاب شما بر عوامل مهمی همچون کارایی، همکاری و بهره‌وری تاثیرگذار است.
چرا به نرم افزار مدیریت کار نیاز داریم؟
اگر از یک نرم افزار مدیریت کار یا مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، به احتمال زیاد از طریق ایمیل و صفحات گسترده کارهایتان را پیش می‌برید. ابزارهای قدیمی مانند ایمیل و صفحات گسترده برای مدیریت کار و ارتباطات آنلاین ده‌ها سال پیش ساخته شده‌اند. با وجود فناوری‌های جدیدی که پیش روی ما است چرا اینقدر به این ابزارهای قدیمی وابسته شده‌ایم؟
البته که هنوز این ابزارها برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها، برقراری ارتباطات و برنامه‌ریزی امور کارایی دارند. اما مشکل زمانی اتفاق می‌افتد که بدون توجه به قابلیت‌های این ابزارها، کاربردشان را گسترش می‌دهیم و از آنها برای کارهایی که ساخته نشده‌اند، استفاده می‌کنیم. ایمیل ابزاری برای بایگانی فایل‌ها و اسناد نیست!
سو دین ( Soo Dean) مدیر برنامه‌های آکواریوم خلیج مونتری می‌گوید: “سعی داشتیم برنامه‌های آموزشی را با استفاده از اکسل مدیریت کنیم اما این موضوع ما را با مشکل جدی مواجه کرد. زمان زیادی برای به روزرسانی و پیگیری برنامه‌ها در اکسل صرف می‌شد. برای مثال هنگامی‌که تاریخ یکی از برنامه‌ها تغییر می‌کرد مجبور بودیم ساعت‌های طولانی برای به روزرسانی برنامه صرف کنیم. این کار بسیار خسته‌کننده بود.”
در چنین مواردی چه باید کرد؟
شروع به یادداشت‌برداری کنید:
- چقدر از ابزارهای قدیمی مانند ایمیل و برنامه‌های صفحه گسترده استفاده می‌کنید.
- این ابزارها برای انجام چه اموری مورد استفاده شما قرار می‌گیرند.
- یک لیست از قابلیت‌های عرضه شده توسط این ابزارهای قدیمی تهیه کنید.
پس از طی کردن مسیر فوق احتمالا می‌توانید به درک درستی از شرایط موجود برسید. درست است! شما به یک نرم افزار مدیریت کار جدید نیاز دارید. اگر هنوز در خصوص استفاده از آن مطمئن نشدید، بهتر است نگاهی به هزینه‌هایی که به واسطه عدم استفاده از یک نرم افزار مناسب متحمل می‌شوید، بیندازید.
مشکلات ناشی از نرم افزار مدیریت کار نامناسب
کاهش بهره‌وری
طبق مطالعه‌ای که در سال 2013 توسط MIT انجام شد، حدود ۷۸% از پاسخ‌دهندگان معتقدند سازمان‌های آنها در 2 سال آینده دستخوش تحول دیجیتال خواهد شد. با این حال ۶۳% گفتند که سرعت تغییر فناوری در سازمان‌شان خیلی کند است و مهمترین علت را عدم نیاز به آن دانستند. پس در دیدگاه اکثریت استفاده از نرم افزار یک ضرورت است.
نرم افزاری که کاربرپسند نبوده و تنظیم، استقرار و یادگیری آن دشوار و پیچیده باشد، باعث اتلاف وقت و مانع ایجاد بهره‌وری می‌شود. هدف از استقرار نرم افزار مدیریت کار، تسریع انجام امور است، نه اینکه مشغولیت فکری بیشتری برای شما ایجاد کند.
پیاده‌سازی و استقرار نرم افزار باید متناسب با نیازهای خاص شما انجام شود. قابلیت‌ها باید بر اساس سطح نیاز و دسترسی کاربران تنظیم شوند. اگر قصد ندارید کارمندان‌تان از بعضی از قابلیت‌ها استفاده کنند، نیازی نیست تک تک ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را به آنها نشان دهید. از یک نرم افزار آسان و ساده استفاده کنید تا همه افراد از ابتدا به طور هماهنگ با هم کار کنند.
اتلاف وقت
اگر بیشتر وقت خود را صرف تلاش برای منظم ماندن برنامه کاربردی خود می‌کنید (مانند به روزرسانی مداوم برنامه‌های صفحه گسترده)، در واقع یک رویه بیهوده را پیش گرفته‌اید.
با توجه به نظرسنجی‌های انجام شده، علت اصلی اتلاف وقت در محیط کاری، انجام عملیات‌های ناکارآمد و نامناسب است. همچنین بررسی‌ها نشان داد که علاوه بر بر کارمندان، 48% از مشتریان نیز تحت تاثیر منفی این عملیات‌ها قرار دارند و از آن ناراضی هستند.
اوژن دونگ، یکی از بنیان‌گذاران Procurify می‌گوید: “ما به دنبال نرم افزاری بودیم که از طریق آن بتوانیم ارتباطات بین اعضای تیم و همچنین ارتباطات بین تیم‌های مختلف را مدیریت کنیم. برنامه‌های مختلف زیادی را مانندAsana ، Basecamp Jira و Google Docs امتحان کردیم، اما اینها آن چیزی نبود که می‌خواستیم. ما باید سیستمی انتخاب می‌کردیم که علاوه بر مدیریت ارتباطات می‌توانست پیشرفت پروژه، جدول زمانی و مهلت‌های تعیین شده را در اختیار تیم‌های دیگر نیز قرار دهد تا تحویل مؤثرتری داشته باشیم. ”
عدم مقبولیت
تغییر عادت‌های کاری برای کارمندان دشوار است و در مقابل آن مقاومت می‌کنند. به خصوص اگر بحث استفاده از یک نرم افزار جدید و ناآشنا مطرح باشد. به طور متوسط نرخ پذیرش یک نرم افزار جدید بدون استراتژی مدیریت تغییر حدود ۳۰% است.
یکی اهداف استفاده از نرم افزار مدیریت کار، افزایش همکاری و برقراری ارتباط بین کارمندان است. بنابراین اگر بین کارمندان مقبولیت نداشته باشد، مطمئناً ارزش خود را از دست خواهد داد.
کسی بازخورد از کارمندان در مورد استفاده از نرم افزار جدید بسیار حائز اهمیت است. بدون اجبار از آنها بخواهید که به تدریج پیاده‌سازی نرم افزار را در برنامه روزانه خود قرار دهند. ببینند چگونه با آن ارتباط برقرار می‌کنند. اگر استفاده از نرم افزار برای کارمندان شما راحت نباشد، ممکن است لازم باشد که نرم افزار دیگری را امتحان کنید.
نرم افزار مدیریت کار مناسبی را برای تیم خود پیدا کنید
جدا شدن از یک سیستم مدیریت کار (مانند ایمیل و صفحه گسترده) که سال‌ها از آن استفاده کرده‌اید و آن را دوست داشتید یا اینکه از آن خسته شده‌اید، دشوار است. با این حال اگر بخواهید همچنان با استفاده از این ابزارها وقت و انرژی خود را هدر دهید، اوضاع دشوارتر خواهد شد.
شروع به جستجوی ابزاری کنید که نیازهای تیم شما را برآورده کند. مطمئناً یک نرم افزار مدیریت کار مناسب پیدا خواهید کرد که همه را خوشحال و راضی نگه دارد.
