مدیریت ارزش کسب شده یا Earned Value Management یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه است که جهت ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارهای پروژه با استفاده از برآورد زمان و منابع طی انجام پروژه به کار گرفته می‌شود. هدف اصلی مدیریت ارزش کسب شده این است که راهکارهایی را ارائه دهد تا اعضای تیم تصمیم‌گیرنده به راحتی بتوانند از برآورد زودهنگام هزینه‌ها و زمان لازم برای انجام پروژه مطلع شوند. همین کار به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند کارها را پیش‌بینی کرده و متناسب با آن برنامه فعالیت خود را تنظیم کنند. به صراحت می‌توان گفت که کنترل عملکرد پروژه با شیوه EVM کارآمدترین و معمول‌ترین روش در مدیریت پروژه است.
EVM اولین بار در سال 1967 توسط وزارت دفاع ایالات متحده پذیرفته شد و امروز در قلب سیستم‌های کنترل پروژه قرار دارد. همچنین دولت‌های انگلستان، ایالات متحده و استرالیا از EVM برای مدیریت عملکرد پیمانکارانی که در قراردادهای اصلی توسعه مشارکت دارند، استفاده می‌کنند. البته در صنایع دیگر نیز مانند ساختمان‌سازی، نفت و گاز و سایر صنایع در انگلستان و دیگر موارد به طور گسترده استفاده می‌شود.
ارزش کسب شده (EV) به چه معناست؟
در بسیاری از پروژه‌ها، مدیران گمان می‌کنند که مدیریت هزینه همان کنترل هزینه بوده و کنترل هزینه نیز از نظر آنها محدود به استعلام قیمت از بازار و خرید مصالح یا خدمات با کمترین قیمت می‌باشد. نقص این سیستم هنگامی آشکار می‌شود که بدانیم، واژه کنترل در پی برنامه‌ریزی کاربرد خواهد داشت. در حقیقت وقتی برنامه‌ای ندارید، در نتیجه کنترلی هم نمی‌توانید داشته باشید. با استفاده از تکنیک ارزش کسب‌شده می‌توانید هزینه پروژه را برنامه‌ریزی و کنترل کنید. بر خلاف برخی از باورها، EVM یک ابزار مالی نیست بلکه ابزاری برای مدیریت پروژه است.
ممکن است برایتان سؤال شود که چرا بسیاری از داده‌های EVM با استفاده از مقادیر بودجه (حتی با داده‌های زمان بندی) بیان می‌شود؟
همان طور که در نمودار زیر نشان داده شده است؛ داده‌ها به یک واحد اندازه‌گیری تبدیل می‌شوند به طوری که هزینه واقعی و برنامه زمان‌بندی شده در کنار هم مقایسه شوند. این کار به ما کمک می‌کند تا درک بهتری از این دو هدف اصلی پروژه داشته باشیم. در روش‌های سنتی معمولاً داده‌های پروژه را بر اساس یک برنامه‌ریزی ساده از هزینه واقعی مقایسه می‌کنند که هیچ جنبه‌ای از عملکرد پروژه را شامل نمی‌شود. در بهترین حالت این یک ضعف قابل توجه است و در بدترین حالت می‌تواند کاملاً گمراه کننده باشد. به این دلیل است که در دنیای ارزش کسب شده تمرکز زیادی بر ادغام هزینه و برنامه زمانی است. این یکپارچه‌سازی امر مهمی در ارزش کسب شده است و سیستم‌های کنترل پروژه را به میزان قابل توجهی بهبود می‌بخشد.
در نمودار فوق که برگردانی از اینجا است، پیشرفت کار یا پروژه مورد نظر از برنامه زمان‌بندی شده پایین‌تر و از بودجه بالاتر است و به عنوان واریانس هزینه و واریانس زمان‌بندی مطرح می‌شود. همچنین این داده‌ها می‌توانند به روش‌های کاربردی‌تری بیان شوند. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.
مثالی از ارزش کسب شده یا Earned Value
موارد زیر اصول اولیه عملکرد EV در عمل را با استفاده از یک مثال ساده بیان می‌کند:
تصور کنید ما یک فرآیند کاری برای طراحی یک محصول جدید – که شامل تعدادی وظایف است – داریم. در اینجا برآورد نتیجه کار بر اساس ساعت است و بودجه ما ۱۰۰۰ ساعت است. همچنین ما انتظار داریم فرآیند انجام کار دوازده هفته طول بکشد.
در پایان هفته ششم، ما قصد داریم به 55 درصد از نتیجه کار رسیده باشیم، یعنی 55 درصد از کل وظایف فرآیند انجام کار. این با استفاده از مجموع ساعات انجام وظایف برنامه‌ریزی شده تا پایان هفته 6 محاسبه می‌شود. پس در این حالت، 550 ساعت است. برای درک بهتر می‌توان 550 ساعت را به هزینه متوسط (یورو یا دلار) ترجمه کرد. این همان چیزی است که در سیستم های EVM به عنوان بودجه پیش‌بینی‌شده برای کارهای برنامه‌ریزی‌شده یا BCWS (در پایان هفته 6) نامیده می‌شود و همچنین بدین معنی است که برای میزان کار انجام شده تا زمان گزارش دهی بر طبق بودجه اولیه چقدر مجاز به هزینه کردن بوده‌ایم.
در پایان هفته ششم موارد زیر را می‌یابیم:
- مقدار برنامه‌ریزی شده (BCWS) = 550 ساعت
- با این حال در ارزیابی پیشرفت واقعی (با استفاده از فعالیت‌های تکمیل شده، که به روش ۰ – ۱۰۰ معروف است) متوجه می‌شویم که فقط 350 ساعت از بودجه کل کار را انجام داده‌ایم. روش‌های زیادی برای اندازه‌گیری پیشرفت و محاسبه EV وجود دارد. این فقط یک نمونه است. بحث کامل در مورد این موضوع خارج از محدوده یک مثال ساده است.
- همچنین هزینه واقعی ما برای همان کارهای تکمیل شده، 480 ساعت شده است.
در زبان ارزش کسب شده، مقدار برنامه‌ریزی شده 550 ساعت، ارزش کسب شده 350 ساعت و هزینه واقعی (بر حسب ساعت) عدد 480 را به ما می‌دهد.
از این اطلاعات چه نتیجه‌ای می‌توانیم بگیریم؟
در ابتدایی‌ترین حالت، ما نسبت به برنامه زمان‌بندی، عقب‌تر هستیم و زمان کمتری صرف کردیم (کسب شده کمتر از برنامه‌ریزی شده است) و بیش از حد بودجه مصرف کرده‌ایم (واقعی بیشتر از کسب شده است). همچنین می‌توانیم موارد دیگری چون محاسبه شاخص‌های هزینه و زمان‌بندی انجام دهیم.
- شاخص کارایی برنامه (SPI): این نسبت بین بودجه کارهایی انجام شده به بودجه مصوب شده برای کارهایی که در ابتدای کار برنامه‌ریزی شده است.
- شاخص عملکرد هزینه (CPI): شاید مهم‌ترین شاخص در این تکنیک باشد، شاخصی برای نشان دادن کارآیی استفاده از منابع در پروژه است.
حالت ایده‌آل آن است که مقادیر SPI و CPI برابر با ۱ شود که نشان‌دهنده انطباق عملکرد زمانی و هزینه‌ای با برنامه پروژه است. مقادیر کمتر از 1.0 عقب‌افتادگی از برنامه را نشان می‌دهد.
در این مثال، CPI (۳۵۰ تقسیم‌بر ۴۸۰) برابر با 0.73 و SPI (۳۵۰ تقسیم بر ۵۵۰) برابر با 0.64 شده است. چنین معیارهایی را می‌توان در یک پروژه، در سطح مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، بدست آورد.
در نهایت با این داده‌ها چه کاری می‌توان کرد؟
اغلب به اشتباه تصور می‌شود که داده‌های EV فقط به دلایل مالی یا گزارش‌دهی به مشتریان بدست می‌آید که هر دوی این اظهارات کاملاً اشتباه است. بیشترین کاربرد این داده‌ها برای افرادی است که مسئول مدیریت کارهای مربوط به هزینه و زمان‌بندی عملکرد در طول چرخه عمر پروژه هستند.
هدف این است که مسائل هزینه و زمان‌بندی را هر چه زودتر آشکار کنیم؛ بنابراین حداکثر زمان را برای به حداقل رساندن تأثیر آنها و ایجاد فرصتی واقعی برای توسعه برنامه‌های بازیابی در صورت لزوم فراهم می‌کند. دومین کاری که ما می‌توانیم انجام دهیم این است که از داده‌ها به عنوان وسیله‌ای برای پیش‌بینی پروژه‌های آتی استفاده کنیم که رایج‌ترین آنها عبارتند از:
- برآورد هزینه‌ها در پایان پروژه (شاخص تخمین قیمت تمام شده یا EAC) که برای مثال فوق برابر است با ۱۳۷۱ ساعت!
- برآوردی از زمان پایان پروژه که برای برنامه فعلی حدودا برابر است با 19 هفته (اگرچه این برآورد بسیار کلی است اما باید برای برنامه‌های کاری باقی مانده بررسی شود)!
سخن پایانی
کسب و کارهای بزرگی که موارد فوق را در نظر نمی‌گیرند و از تکنیک ارزش کسب شده در مدیریت پروژ خود استفاده نمی‌کنند، ممکن است دچار مشکلات غیر قابل جبرانی شوند. در سراسر جهان شرکت‌ها و سازمان‌های بسیاری هستند که از این روش بهره می‌برند و و به بهترین نحو ممکن کارهایشان را مدیریت می‌کنند.
ماژول مدیریت ارزش کسب‌شده یا EVM ابران یک ماژول به‌روز و کارآمد در نرم افزار کنترل پروژه ابران مختلف است که شاخص‌های مختلف EV، PV، AC، SPI، CPI و … را در نمای گرافیکی به کاربر ارائه می‌کند. برای مشاهده طرح‌های ابران اینجا را کلیک کنید.
