چرا انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه حائز اهمیت است و باید به دنبال آن باشیم؟
مدیریت پروژه همواره یک موضوع چالش‌برانگیز بوده است. تغییر مداوم تیم‌های پروژه در طی چرخه حیات آن، وجود رویکردهای مختلف مدیریت و بلوغ نیازهای مشتری از موضوعات قابل تامل در این حوزه می‌باشند. از سوی دیگر، تغییرات دائمی و ابداع و نوآوری در بازار رقابتی و تلاش برای یافتن فرایندهای کارآمدتر منجر به ایجاد یک محیط پر تنش شده است.
برنامه‌های مدیریت پروژه قدیمی مانند صفحات گسترده و ایمیل دیگر کارایی لازم را ندارند. امکان بروز خطا در ورود اطلاعات به این ابزارها زیاد است؛ و پراکندگی اطلاعات و عدم برقراری ارتباط به شکل صحیح باعث ایجاد سردرگمی اعضای تیم می‌شود.
در چنین شرایطی اگر برای سازماندهی کارها و تسهیل همکاری به دنبال راه‌حل نباشید، پروژه‌های شما با شکست روبرو خواهند شد.
راهکار برون‌رفت از این شرایط، استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب است. اما سؤال اینجاست: با توجه به تعدد و تنوع گزینه‌ها در بازار، چگونه می‌توان بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کرد. ما در این یادداشت سعی کرده‌ایم با پرداختن به شش سوال مهم به شما در ارزیابی و انتخاب مناسب‌ترین گزینه کمک کنیم. با ما همراه باشید.
1- آیا ابزار مورد نظر، مدیریت زمان و منابع تیم را تسهیل می‌نماید؟
با پیشرفت پروژه‌ها، مدیریت منابع نیز سخت‌تر خواهد شد.کنترل و ردیابی منابع موجود، منابع مورد نیاز و منابع تخصیص داده شده از طریق برنامه‌های صفحه گسترده غیرممکن است. عدم مدیریت مناسب زمان و منابع می‌تواند منجر به شکست پروژه‌ها شود. طبق تحقیقات انجام شده، سالانه حدود 18٪ از پروژه‌ها به دلیل پیش‌بینی ضعیف منابع و 21٪ به دلیل عدم وجود منابع کافی با شکست مواجه می‌شوند.
مهم است که نرم افزار منتخب شما از قابلیت مدیریت منابع بهره‌مند باشد و بتوانید میزان استفاده کلی از منابع را کنترل کنید. همچنین به شما امکان تجدید اولویت‌بندی کارها در شرایط تغییر الزامات را دهد. اطلاعات مورد نیاز در قالب جدول زمانی یا تقویم ارائه می‌شود تا به شما نشان دهد که کدام یک از کارها اکنون در حال انجام هستند و چه فعالیت‌هایی به پایان رسیده است. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و واگذاری کارها به طور مؤثر استفاده کنید.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه با ارائه نمای کلی از حجم کارها، به شما می‌گوید که چه کسی با ظرفیت کامل در حال انجام کار است و چه کسی برای انجام کارهای اضافی همچنان ظرفیت خالی دارد. چنین نرم افزاری با استفاده از جدول زمانی یا نمودار گانت و با چند کلیک ساده به شما امکان برنامه‌ریزی پروژه را می‌دهد. همچنین با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن در جدول زمانی، امکان تغییر تاریخ سررسید کارها و جابجایی مهلت‌های مربوط به هرگونه وظیفه وابسته یا کارهای فرعی نیز وجود دارد.
2- آیا بر سرعت و کیفیت انجام پروژه‌ها تأثیر خواهد گذاشت؟
برای ایجاد تعادل بین برنامه‌ریزی دقیق و اجرای سریع، باید به دنبال نرم افزاری باشید که از ایجاد و راه‌اندازی پروژه‌های شما پشتیبانی کند. یکی از بهترین روش‌ها برای پردازش کارآمد وظایف و پروژه‌های جدید، استفاده از فرم‌ها و الگوهای مناسب است.
به عنوان مثال، دو ویژگی اصلی موجود در بهترین برنامه‌های مدیریت پروژه عبارتند از:
- الگوی پروژه: به دنبال ابزاری باشید که دارای قابلیت ایجاد و اصلاح الگوی پروژه باشد. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا هنگام ایجاد پروژه‌های جدید به انجام مراحل ابتدایی نیاز نداشته باشید. در نتیجه تا حد زیادی در زمان صرفه‌جویی می‌شود.الگوهای تعریف شده یک روش عالی برای رهایی تیم از کارهای تکراری و بیهوده است. بهترین نرم افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف و ساختارهای معمول را ذخیره کنید. اجزای کلیدی مانند وابستگی‌ها، مدت زمان کار، افراد تعیین شده و گزارش‌ها در الگو ذخیر می‌شود. به طور خودکار ثبت می‌شوند.هر بار که کار جدیدی را شروع کرده و یا تغییر جدیدی ایجاد می‌کنید، اطلاعات اولیه به طور خودکار ثبت می‌شود.
- فیلدهای اطلاعاتی (فرم‌ساز): نرم افزاری را انتخاب کنید تا با استفاده از آن تیم شما بدون پرسیدن هرگونه سوال غیر‌ضروری و اضافی اطلاعات مهم را به دست آورند. بهترین ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین، قابلیت تعریف فرم‌های پویا را ارائه می‌دهند. این ویژگی با تعریف فیلدهای اطلاعاتی فرم‌های مورد نیاز را ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، اگر مسئول فنی درخواست تغییر برنامه را داشته باشد، فرم خاصی را از مسئول فروش در خصوص تغییر شرایط و ضوابط قرارداد درخواست می‌کند. به این ترتیب اعضای تیم دیگر برای انجام کارها، فرم مورد نظر را با اطلاعات بی‌ربط و اضافی پر نمی‌کنند.
3- آیا امکان چقدر می توانم پیشرفت تیم را ردیابی کنم؟
با پیشرفت پروژه و همچنین رشد تغییر و تحولات وضعیت شرکت، ردیابی و مدیریت پروژه‌ها بدون استفاده از نرم افزار دشوار خواهد شد. تلاش برای دریافت جزئیات عملکرداعضای تیم از طریق مکالمات غیررسمی، جلسات تیمی یا ایمیل می‌تواند باعث ایجاد سؤتفاهم، از بین رفتن اطلاعات و یا حتی فراموش شدن اطلاعات شود.
یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید به شما کمک کند تا پیشرفت اعضای تیم خود را پیگیری کنید. بنابراین مجبور نیستید تمام اطلاعات را به ذهن بسپارید و یا صندوق ورودی خود نگه دارید. شما به ابزاری نیاز دارید که بدون نیاز به مدیریت ذره‌بینی اعضای تیم، بتواند شما را نسبت به پیشرفت عملکرد اعضای تیم آگاه نماید.
به دنبال نرم افزاری باشید که از قابلیت کار مشارکتی را پشتیبانی کند و به شما این امکان را دهد تا کارهای انجام شده را در زمان واقعی ثبت کنید و در صورت پیشرفت کارهای اصلی، اعلان‌های خودکار را ارائه دهد. همچنین وظایفی را که عقب افتاده یا به تاریخ سررسید رسیده است. اعلان نماید.
ابزاری را انتخاب کنید که روند تمامی کارها برای همه ذینفعان در آن شفاف و واضح باشد. برای مثال:
- دارای قابلیت داشبورد سفارشی باشد تا بتوان اطلاعات را با دیگر اعضای تیم به اشتراک گذاشت. به‌طوری که همه بتوانند پیشرفت را پیگیری کنند.
- آیا دارای ویژگی نمایش وضعیت کارهای فعال باشد و با ثبت زمان انجام کارها بتوانید سرعت پیشرفت را ارزیابی کرده و هشدارها را شناسایی کنید.
4- آیا همکاری و ارتباطات را تسهیل می‌نماید؟
با تقویت کار تیمی احتمال موفقیت پروژه افزایش می‌یابد. انجام این کار بدون وجود نرم افزار مناسب می‌تواند مشکلاتی چون بروز خطا در تبادل داده، اتلاف وقت، ناکارآمدی وظایف و سردرگمی را ایجاد نماید. مهم است ابزاری انتخاب شود که نتایج و بازخوردها را جمع‌آوری و پردازش کند تا اطلاعات ارزشمند از بین نرود و سابقه کلیه تصمیمات و تغییرات ثبت شود. هنگام واگذاری و یا به‌روزرسانی یک تسک شود، از طریق اعلان اطلاع‌رسانی شود.
استفاده از برنامه‌های قدیمی مانند ایمیل و برنامه‌های صفحه گسترده احتمال اولویت‌بندی نادرست کارها و از بین رفتن اطلاعات را خواهد داشت. علاوه بر این، قابلیت‌های مهمی مانند ردیابی، ویرایش و هشدار در آنها وجود ندارند.
در حالی‌که یک نرم افزار خوب به شما امکان گرد‌آوری سابقه تمام پرونده‌ها و بازخوردها را در یک مکان واحد می‌دهد. همچنین لازم است از روند تائید و تصویب مراحل پیشرفت پروژه پشتیبانی کند تا از بروز حدس و گمان در رویه بانگری جلوگیری شود.
می‌توان اسناد و مدارک مرتبط با وظایف و پروژه‌ها را به آنها پیوست داد، بنابراین همه می‌دانند که کجا اسناد و مدارک مورد نظرشان را پیدا کنند. . قابلیت نشانه‌گذاری روی اسناد ابهامات موجود را کمیه کرده و اجازه می دهد تا اعضا از تغییراتی که روی اسناد ایجاد کردن مطلع شوند و در لحظه بتوانند تناقضات موجود را رفع کنند.
برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه از یکپارچه‌سازی پشتیبانی می‌کنند و می‌توان پرونده‌ها را مستقیماً از طریق Google Docs ، Box و سایر ابزارها بارگذاری کرد. مدیریت تغییرات در یک مکان واحد، باعث شفاف‌سازی تغییرات و اصلاحات می‌شود.
5- آیا انعطاف‌پذیری لازم برای پاسخگویی به نیازها وجود دارد؟
در اکثر مواقع، نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان فقط بر ارائه و پشتیبانی جنبه‌های محدودی از قابلیت‌های مدیریت پروژه متمرکز هستند. به عنوان مثال ، اگر نرم افزار شما فقط از یک قالب نمایش پشتیبانی کند و کار با آن برای برخی از اعضای تیم دشوار باشد، آنگاه چه می‌کنید؟ حتی اگر برخی از اعضای تیم از استفاده از آن قابلیت خودداری کند، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه نیز شکست خواهد خورد. یكی از مؤثرترین روش‌ها برای افزایش رضایت کاربر، اطمینان از تناسب نرم افزار با نیازها و شیوه کار شما است.
قابلیت شخصی‌سازی در موارد زیر می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم برای تیم شما را فراهم کند:
- گردش کار پروژه: بهترین نرم افزار مدیریت پروژه عملکردی را ارائه می‌دهد تا بتوان از فرایندها و گردش کارهایی که قبلاً در سازمان شما استفاده شده است، پشتیبانی کند.
- به‌روزرسانی کردن پروژه: وضعیت پروژه و تسک‌ها باید منعکس‌کننده پیشرفت پروژه شما باشد. اگر گزینه‌ها خیلی عمومی هستند و یا مربوط به کسب و کار شما نیستند، به‌روزرسانی آنها بی‌معنی است.
- سلسله مراتب و ساختارها: هر شرکت و پروژه شامل مجموعه‌ای از سلسله مراتب خاص خود است، خواه پروژه‌ها در سبد پروژه‌ها باشند وخواه در زیرپوشه‌ها. این ساختارها برای پشتیبانی از مدیریت استراتژیک و گزارش‌دهی باید در داخل نرم افزار ساخته شوند.
- اصلاحات مورد نیاز: روند اصلاحات ممکن است در برخی از اقدامات متفاوت باشد. به عنوان مثال، هر تغییری که بیش از 10٪ مواردی چون بودجه، دامنه و یا برنامه پروژه را تغییر دهد، ممکن است به مصوبات اضافی نیاز داشته باشد. نرم افزار شما باید از این قوانین پیروی کند.
- نمای وظایف و پروژه‌ها: تغییر دیدگاه‌ها می‌تواند باعث سازگاری بیشتر کاربران شود. برخی از افراد کار با نمای لیست کار را ترجیح می‌دهند، در حالی که افراد دیگر بصری بودن و طرح نمودار گانت را ترجیح می‌دهند.
6- جلوگیری از کارهای بیهوده و خلق فرصت‌های استراتژیک
کارهای بیهوده و عبث فعالیت‌هایی هستند که با وجود اینکه ارزش کمی برای پروژه یا سازمان دارد اما تا حد زیادی شما و تیم‌تان را به خود مشغول می‌کند. نمونه‌هایی از کارهای بیهوده عبارتند از:
- ایجاد گزارش
- جمع‌آوری داده‌ها
- حضور غیاب معمول افراد
- وارد کردن ساعت شروع به کار
- به‌روزرسانی پیشرفت کار
- پاسخ دادن به ایمیل‌ها
این کارها هنوز هم باید اتفاق بیفتد اما هدف این است که کمترین زمان ممکن برای آنها صرف شود. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب به شما کمک می‌کند تا این وظایف کم ارزش را به صورت خودکار انجام شوند و یا ساده شوند تا بتوانید روی کارهای با ارزش‌تری تمرکز کنید.
راه‌حل‌های مدیریت پروژه پیشرو، ارتباطات را در یک فضای کاری مشترک متمرکز می‌کند. با این کار دیگر به ایمیل، صفحه گسترده و سایر ابزارهای پراکنده نیازی ندارید و این مشکل با تلفیق یادداشت‌ها و موارد کاربردی دیگر انجام برطرف خواهد شد.
به دنبال ابزاری بگردید که بتواند کلیه ارتباطات را بین پروژه‌ها، وظایف و پرونده‌های خاص حفظ کند. به این ترتیب، تیم پروژه می‌داند که اسناد و پرونده‌ها به چه چیزی مربوط می‌شوند و دیگر نیازی به نوشتن ایمیل‌های طولانی نیست.
در فرایند ارزیابی نرم افزار مدیریت پروژه، بررسی قابلیت یکپارچه‌سازی بسیار مهم است. شما نیاز به راه‌حلی دارید که بتواند با ابزارهایی مانند Gmail یا Slack که تیم شما قبلاً به صورت روزانه استفاده می‌کردند، ادغام شود.
بهترین نرم افزار را برای مدیریت پروژه خود کشف کنید
با وجود صدها نرم افزار مدیریت پروژه در بازار، یافتن بهترین ابزار برای تیم شما ممکن است فرایند زمان‌بری باشد. پرداختن به این شش سوال به شما کمک می‌کند تا قابلیت‌های اصلی مورد نیاز خود را شناسایی کنید. بنابراین دایره انتخاب شما محدودتر شده و انتخاب شایسته‌تری خواهید داشت. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه بهتر است مقاله « معرفی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه» را نیز مطالعه بفرمایید.
چرا امروز از دمو رایگان ابران استفاده نمی‌کنید؟ پلتفرم مدیریت پروژه منتخب ما ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که شما برای شروع پروژه‌ها، ساده‌سازی همکاری، تصمیم‌گیری دقیق‌تر و موارد دیگر به آن نیاز داریذ.
