تا کنون نوشته‌های زیادی در مورد مدیریت پروژه در وبلاگ ابران منتشر شده است و می‌دانیم که احتمال موفقیت در پروژه‌هایی که با استفاده از نرم افزار مناسب به درستی برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرا شوند، زیاد است. طبق مطالعات انجام شده میزان موفقیت در سازمان‌هایی که از ساختار مدیریت پروژه مشخص بهره‌مندند، حدود ۳۸% بیشتر از شرکت‌های فاقد سیستم مدیریت پروژه است. در حالی‌که نرم افزار مدیریت پروژه کلید موفقیت پروژه است، نرم افزار مدیریت کار نیز عامل مهمی در تحقق وظایف و نهایتاً اهداف سازمانی می‌باشد.
حال سوال اینجاست که سازمان‌ها چگونه می‌توانند از سیستم مدیریت کار و فرآیندهای آن برای بهبود کارایی، کاهش اتلاف وقت و در نهایت افزایش معیارهای موفقیت استفاده کنند؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال در ادامه این یادداشت همراه ما باشید.
مدیریت کار چیست؟
طبق تعریف شرکت پژوهشی و تحقیقاتی گارتنر ” مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم افزاری است که گردش کار شرکت‌ها و سازمان‌ها را سیستماتیک می‌کند.”
این شرکت که مشاور حوزه فناوری اطلاعات است، ادعا می‌کند نرم افزار مدیریت وظایف فرآیندهای مهم کسب و کار را ساده و متحول می‌کند و موجب بهبود عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر، سیستم مدیریت کار ابزاری است که سازمان‌ها برای افزایش موفقیت پروژه‌ها از آن استفاده و کلیه فرآیندهای داخلی سازمان را مدیریت، اصلاح و بهینه‌سازی می‌کنند.
تفاوت مدیریت کار با مدیریت پروژه چیست؟
همانطور که پیشتر مطرح شد، برخی از ویژگی‌ها در مدیریت کار و مدیریت پروژه یکسان است. تفاوت بارزشان در نحوه عملکرد آنها در مدیریت کارهای سازمانی است. به عنوان مثال، هر دو زیر مجموعه‌ای از ابزارهای همکاری هستند و به تیم‌ها کمک می‌کنند تا کارایی و همکاری مؤثرتری داشته باشند.
از آنجا که پروژه‌ها از نظر زمان، دامنه و هدف محدود هستند، مدیریت پروژه به دنبال بهینه‌سازی گردش کار و فرآیندهایی است که در چارچوب همان محدودیت‌ها تعریف می‌شوند. اما مدیریت وظایف دربرگیرنده تمام فرآیندهای تکرارشونده، گردش کار، عملیات و وظایفی است که شرکت‌ها خارج از چارچوب محدودیت‌های پروژه ، به صورت روزانه و مکرر انجام می‌دهند.
نرم افزار مدیریت کار، وظایف تعریف شده در سطوح مختلف سازمان را مدیریت می‌کند. این نرم افزار با ساده‌سازی و بهبود عملکرد فرآیندهایی که ابتدا و انتهای مشخصی ندارند، به همه افراد از مدیران ارشد گرفته تا کارمندان ساده کمک می‌کند.
بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که مدیریت پروژه در واقع زیرمجموعه‌ای از مدیریت کار است، زیرا پروژه‌ها نیز زیر چتر عملیات و عملکردهای سازمانی قرار می‌گیرند.
چالش‌های مدیریت کار
مطابق تعریف گارتنر چالش‌های اصلی که مدیریت کار به دنبال رفع آن است به قرار زیر می‌باشد:
- اطلاعات چگونه در داخل سازمان جریان می‌یابد؟
- مدیران و اعضای تیم چگونه از این اطلاعات در راستای تحقق اهداف سازمان استفاده می‌کنند؟
- سازمان چگونه می‌تواند از یک نرم افزار مدیریت کار روشی منسجم و یکپارچه بهره‌مند شود؟
شاید بزرگ‌ترین چالشی که مدیریت کار مرتفع کرده است، ساده‌سازی و بهینه‌سازی استفاده از چندین برنامه نرم افزاری مختلف در سازمان باشد. طبق بک بررسی که اخیراً انجام شده است، متوسط تعداد نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان‌های بزرگ (سازمانی که بیش از 2000 کارمند دارد) از سال 2015 به میزان 68% افزایش یافته است. در پایان سال 2018، هر شرکت به‌طور متوسط از 129 نرم افزار استفاده می‌کند و تقریبا حدود 10% از آنها بیش از 200 برنامه نرم افزاری در سیستم‌های خود دارند.
شرکت‌های کوچک‌تر (با کمتر از 2000 کارمند) هم چندان از این آمار عقب نیست. طبق همان مطالعه، میانگین تعداد نرم افزارهای مورد استفاده در میان شرکت‌های کوچک از 53 عدد در سال 2015 به ۷۳ عدد در سال 2018 رسیده است. این موضوع چالش بزرگی در عصر دیجیتال است و نرم افزار مدیریت کار توانسته به عنوان یک راهکار مناسب در جهت رفع آن ظاهر شود.
چرا تیم شما به یک ابزار مدیریت کار نیاز دارد؟
به بیان ساده، تیم یا سازمان شما به یک ابزار مدیریت کار نیاز دارد تا بتواند عملکرد کلی کسب و کار را تقویت کند. سیستم مدیریت کار با تسهیل جریان اطلاعات در داخل سازمان و بهینه‌سازی چند هدفه در ادغام برنامه‌ها موجب افزایش کارایی و اثربخشی سازمان شما می‌شود.
با استفاده از فرایندهای مدیریت کار، قادر خواهید بود وظایف را در هر سطح پیگیری، سازماندهی و مدیریت کنید. همچنین می‌توانید نقاط ضعف و موانع موجود در جریان پیشرفت امور را شناسایی و در جهت رفع آنها اقدام کنید. با استفاده از این نرم افزار به میزان قابل توجهی در زمانی که صرف ردیابی و به‌روزرسانی دستی می‌کنید، صرفه‌جویی می‌شود. به جای سروکله زدن با ایمیل‌های بی‌پایان و یادداشت‌های پراکنده که حاصل برگزاری چندین جلسه حضوری است، از ارتباط متمرکز و تبادل اطلاعات که حاصل به‌کارگیری نرم افزار مدیریت کار است، لذت ببرید.
چرا ابران به عنوان سیستم مدیریت کار بعدی شما مناسب است؟
با وجود اینکه که ابران به عنوان راه‌حل اصلی مدیریت پروژه برای سازمان‌های مدرن و مبتنی بر پروژه شناخته می‌شود، می‌تواند به هر نوع سازمان و در هر اندازه‌ای کمک کند تا با سیستم عامل مدیریت کار قوی خود، بهره‌وری را افزایش دهد.
ابران یک فضای واحد جهت اشتراک‌گذاری وظایف، پوشه‌ها و پروژه‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد. ارتباطات و همکاری افراد در بستر آن متمرکزتر و ایمن‌تر انجام می‌شود. ابران یک راه‌حل کلیشه‌ای نیست، شما می‌توانید داشبورد، تقویم و گردش کار را متناسب با ساختار و الگوی مورد انتظار خود تنظیم کنید.
با ابران می‌توانید گزارش وضعیت خودکار و سفارشی ایجاد کنید و شاخص‌های مهم مربوط به وظایف و پروژه‌های حائز اهمیت را به راحتی به اشتراک بگذارید.
همه این کارها در یک بستر امن قابل انجام است. آیا آماده‌اید که ببینید مدیریت کار چقدر ساده است؟ امروز را با نسخه رایگان ۱۵ روزه ابران شروع کنید.
