سیستم مدیریت پروژه چیست؟

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
نرم افزار مدیریت وظایف

به طور کلی کلمه “سیستم” دارای دو تعریف مشخص است. در تعریف اول سیستم به مجموعه‌ای از اصول و رویه‌ها که نحوه انجام کاری را مشخص می‌کند، اطلاق می‌شود، و در تعریف دوم سیستم مجموعه ای از اجزاست که برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر در تعامل‌اند و یک کل پیچیده را تشکیل می‌دهند. با توجه به این تعاریف، سیستم مدیریت پروژه نیز می‌تواند دو معنی متفاوت داشته باشد.

تعریف اول: مجموعه اصول و رویه‌ها

مطابق معنای اول، به کلیه فرایندها و اصولی که برای تکمیل یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد اشاره دارد که دربرگیرنده مدیریت پروژه و چگونگی تلاقی آن با بخش‌های مختلف سازمان است. بر همین اساس سیستم مدیریت پروژه را می‌توان به شش زیر سیستم زیر تقسیم کرد:

  1. ساختار سازمانی

در این زیر سیستم نقش‌ها، قدرت، اختیار و مسئولیت‌ها، تعیین و مدیریت می‌شود. همچنین نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف سلسله مراتب در سازمان را نشان می‌دهد. در بسیاری از سازمان‌ها ساختار ماتریسی وجود دارد و  اعضای پروژه باید علاوه بر ارائه گزارش به مافوق خود به مدیر پروژه نیز گزارش دهند. این زیر سیستم، گزارش‌دهی را تسهیل و سازماندهی می‌کند.

ساختار سازمانی باید به وضوح، روابط گزارش‌دهی و جریان اختیار را تعیین کند و موجب جریان کارآمد و موثر در کار شود.

  1. برنامه‌ریزی پروژه

این زیر سیستم با طرح ریزی پروژه‌ها، برنامه‌ها و پرتفلیوها سرو کار دارد. مواردی مانند تعریف محدوده و الزامات پروژه، ریسک و خطرات احتمالی، منابع و جدول زمانی در این زیر سیستم تعریف و ردیابی می‌شود.

  1. کنترل پروژه

این زیر سیستم شامل تمام فرایندها و رویه‌های کنترل اجرای پروژه است. در این زیر سیستم اطلاعات پروژه برای هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست، جمع ‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌شود. وضعیت پروژه به شکل مستمر بررسی و بر اساس آن در جهت بهبود عملکرد برنامه‌ریزی می‌شود.

  1. اطلاعات مدیریت پروژه

اصول و رویه های مدیریت اطلاعات در این زیر سیستم تعریف می‌شود و به‌عنوان ابزاری برای یکپارچه‌سازی اجزای پروژه به‌کار می‌رود. این زیر سیستم نقش پشتیبان و تسهیل کننده امور را دارد و تسهیل‌کننده فرایند تصمیم‌گیری است.  از ابتدا تا انتهای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و از برنامه‌های ارتباطی گرفته تا پایگاه دانش را شامل می‌شود. جمع آوری و انتشار اطلاعات نیز جز وظایف آن است.

  1. تکنیک‌ها و روش‌ها

این زیر سیستم شامل کلیه تکنیک‌های علوم مدیریت که در مدیریت پروژه استفاده می‌شود، است.برخی از نمونه‌ها مانند CPM (مدل‌سازی مسیر حیاتی)، PERT (روش ارزیابی و بررسی برنامه) و شبیه سازی مونت کارلو است.

  1. فضای فرهنگی

فرهنگ سازمان در مورد مدیریت پروژه و نحوه مشاهده و اجرای آن از طریق این زیر سیستم کنترل می‌شود. به عنوان مثال آیا کارکنانی که مستقیماً درگیر پروژه‌ها نیستند، پروژه را درک و پشتیبانی می‌کنند؟ آیا آنها نسبت به پروژه‌های سازمان آگاه هستند؟ و …

 

تعریف دوم: نرم افزار سیستم مدیریت پروژه

تعریف دوم از سیستم مدیریت پروژه به طور کلی به فناوری یا نرم افزار مدیریت پروژه اشاره دارد. این سیستم شامل برنامه‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت پروژه‌های پیچیده است که می‌تواند شامل ایمیل، برنامه‌های صفحه گسترده و یا برنامه‌های خاص مدیریت پروژه مانند ابران باشند.

 کاربرد نرم افزار سیستم مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه برای بسیاری از جنبه‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، از جمله موارد زیر:

  • تخمین کارها
  • ایجاد، به روزرسانی و ارائه گزارش از برنامه‌ها
  • پیگیری و کنترل هزینه‌ها و بودجه‌ها
  • تخصیص منابع
  • ثبت و مدیریت خطرات احتمالی ( ریسک پروژه)
  • کنترل تغییرات پروژه
  • اشتراک اطلاعات و به روزرسانی‌های پروژه