دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) چیست؟ آیا قرار است همه دفتر مدیریت پروژه چابک داشته باشند؟ آیا سازمان من به آن نیاز دارد؟ برای آگاهی از ویژگی‌ها و ساختار سازمانی Agile PMO که دفتر مدیریت پروژه‌های معمولی انجام نمی‌دهد، به خواندن این یادداشت ادامه دهید. همچنین در یادداشت بعد به چالش‌ها و راهکارهای موجود در خصوص آن خواهیم پرداخت.
معرفی Agile PMO
روش‌های سنتی مدیریت پروژه سازمانی به طور مداوم در حال پیشرفت هستند. اگرچه این روش‌های قدیمی در گذشته موفقیت‌آمیز بوده است، اما تغییرات روش کار، افزایش سرعت جهانی شدن و استفاده بیشتر از چابک در صنایع، نیازمند روش جدیدی است. اینجاست که مدیریت پروژه چابک نمایان می‌شود. اما مدیریت پروژه چابک چیست؟
به طور خلاصه، دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) یکی از انواع تکنیک‌های مدیریت پروژه است. هدف آن افزایش سرعت سازگاری با نیازها و تغییرات محیطی است، که از طریق روش‌های مرسوم یک دفتر مدیریت پروژه معمولی به سادگی محقق نمی‌شود. البته بسیاری از اهداف یکسان است، اما دفتر مدیریت پروژه چابک انعطاف‌پذیری پروژه‌ها نسبت به روش‌های سنتی افزایش می‌دهد.
بزرگترین تفاوت بین مدیریت پروژه سنتی و چابک شامل موارد زیر است:
- عدم تمرکز کنترل و برنامه‌ریزی
- بودجه‌بندی چابک و تخصیص منابع
- سیستم گردش کار مناسب همراه با تعادل‌سازی، حرکت رو به جلو را ساده‌تر می‌کند
ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه چابک چیست؟
در واقع بسیار شبیه دفتر مدیریت پروژه سنتی است، فقط چند استثنا اصلی بر اساس فلسفه روش‌شناسی چابک وجود دارد.
-
رتبه‌بندی پروژه
دفتر مدیریت پروژه چابک شناسنامه پروژه‌های سازمانی را نگه می‌دارد که بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده و ترتیب اهمیت، رتبه‌بندی می‌شوند.
-
مرتب کردن
مرتب‌سازی در چابک به معنی سازماندهی و پیگیری پروژه است. از جمله مزایای فراوان آن، ردیابی آسان کلیه پروژه‌های آینده و فعال در یک مکان است.
-
توانمندسازی تیم
توانمندسازی تیم یعنی اجازه تصمیم‌گیری آگاهانه به اعضا داده شود، اعتماد به نفس ایشان افزایش یابد و فرایندهای وقت‌گیر دریافت تائیدیه از مافوق در مسیر پیشرفت کار حذف شود. هر یک از اعضای پروژه چابک در برنامه‌ها و اطلاعات پروژه مشارکت داده می‌شوند، و نسبت به آن درک و اشراف خواهند یافت. لذا نیازی به ارائه گزارش به مدیر مافوق در هر مرحله نخواهد بود. همچنین تیم نسبت به برنامه‌ها و داده‌های پروژه دید کاملی دارد، همه می‌توانند مالکیت پروژه را در اختیار بگیرند تا در هر مرحله نیازی به گزارش دادن به مدیر نباشد.
-
فیلتر کردن پروژه
در دفتر مدیریت پروژه سنتی بیشتر پروژه‌ها بدون داشتن یک تأییدیه واضح، شروع به کار می‌کنند. در Agile PMO ، یک فیلتر تائید صلاحیت استاندارد وجود دارد که هر ایده جدید قبل از اضافه شدن به بک لاگ، از طریق آن مورد تأیید قرار می‌گیرد و سپس شروع می‌شود.
-
ارتباطات تیمی
در دفتر مدیریت پروژه چابک، تیم‌ها توسط پروژه‌ها تعیین نمی‌شوند. به جای پایان دادن و شروع یک گروه جدید برای هر وظیفه جدید، تیم‌های بین بخشی به هم می‌پیوندند. این روال ممکن است گاهی اوقات به پشتیبانی بیشتری نیاز داشته باشد، اما در نهایت کارایی بیشتری نسبت به شروع هر دور از ابتدا دارد.
-
سرعت تیم را اندازه‌گیری کنید
دفتر مدیریت پروژه‌های سنتی ساعت شماری می‌کنند، در حالی که دفتر مدیریت پروژه‌های چابک ظرفیت تیم و آنچه را که می‌توانند در یک سرعت مشخص انجام دهند را اندازه‌گیری می‌کنند. این نه تنها برآورد بهتری از مدت زمان انجام برخی کارها را نشان می‌دهد بلکه باعث ایجاد روشی سازنده در انجام کارها می‌شود.
ساختار سازمانی دفتر مدیریت پروژه چابک چیست؟
دفتر مدیریت پروژه‌های سنتی رویکرد بالا به پایین در رهبری و سازماندهی تیم دارند. اما ساختار سازمانی دفتر مدیریت پروژه چابک به صورت غیرمستقیم و چرخی است. در راس سلسله مراتب فرماندهی دفتر مدیریت پروژه سنتی صاحبان کسب و کار و اعضای دفتر قرار دارند. در Agile PMO نیز صاحبان کسب و کار در راس امور می‌باشند اما شباهت‌ها در همین‌جا به پایان می‌رسد. از اینجا به بعد، جریان به تیم پروژه واگذار می‌شود که شامل مالک محصول، مدیر اسکرام، تیم توسعه، تیم تضمین کیفیت و سایر تیم‌ها است. هدایت و پشتیبانی تیم پروژه به مدیر اسکرام توسط PMO واگذار می‌شود. مدیر اسکرام گزارش‌های پیشرفت پروژه را به PMO را ارائه می‌دهد. منابع و تیم‌ها دسته‌بندی می‌شوند و هر دسته توسط یک مدیر مناسب اداره می‌شود. یعنی مدیر توسعه بر تیم توسعه، نظارت می‌کند.
در ساختار سازمانی Agile PMO ، دفتر مدیریت پروژه نقش مشاور را ایفا می‌کند، نه مدیر. این امر باعث می‌شود که PMO تا حد ممکن روی کارآمدی تیم‌ها تمرکز کند. در حالی‌که تیم‌ها خودسازمان می‌یابند، PMO می‌تواند به‌جای نگهداری اطلاعات مربوط به ویژگی‌های اساسی پروژه مانند بودجه، زمان و غیره، بر ارائه بینش خود در ایجاد سیستم‌های بهتر تمرکز کند.
از آنجا که دفتر مدیریت پروژه چابک دیگر به عنوان واسطه نیست، استخدام و آموزش تیم‌های مشترک بیش از هر زمان دیگری اهمیت می‌یابد. حتی ممکن است متوجه شوید که یک تیم هیبریدی برای گروه خاص شما بهترین است.
