با توجه به روند رو به رشد ابعاد پروژه‌ها و گسترش پروژه‌های عظیم، رویکردی جداگانه در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به نام مدیریت پورتفولیو پروژه یا همان مدیریت سبد پروژ‌ها ایجاد شده است. مدیریت پورتفولیو بخش اصلی و جدایی‌ناپذیر از برنامه استراتژیک کلی سازمان و پلی میان مدیریت استراتژی، طرح، پروژه و عملیات است. بنابراین تمام سطوح حاکمیت سازمان در آن به یکدیگر متصل شده‌اند تا اطمینان حاصل شود که هر فعالیت سازمانی با استراتژی سازمانی تعریف شده، همسو است. موفقیت پورتفلیو وابسته به تحویل پروژه‌ها در محدوده بودجه و زمان تعریف شده و همچنین میزان نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری‌ها (ROI) در پروژه است است. متأسفانه حدود ۷۰ درصد پورتفلیوها شکست می‌خورند و یکی از دلایل مهم این شکست‌ها، نبود نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) است.
در نرم افزارهای مدیریت پورتفولیو سنتی، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های لازم برای سرمایه‌گذاری انجام می‌شود. اما این نرم افزارها عملکرد ضعیفی در ارائه آنلاین اطلاعات مربوط به پیشرفت و تکمیل وظایف دارند. بدون شفافیت در پیشرفت کار، پروژه‌ها به طور اجتناب‌ناپذیری در مراحل برنامه‌ریزی و اجرا ناکام می‌مانند. برای اجتناب از این ناکامی می‌توان با استفاده از یک نرم افزار مدیریت تیم مناسب (collaborative work management (CWM) software) شکاف بین مرحله برنامه‌ریزی و اجرا را برطرف کرد و از پیشرفت پروژه مطابق با برنامه اصلی مطمئن شد.
پیشنهاد می‌کنیم کتاب الکترونیکی رایگان “راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت پورتفولیو انعطاف‌پذیر برای خریدار قاطع ” را دانلود کنید و ببینید. این کتاب راهنمای مناسبی برای مدیریت تیم‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در هر کسب و کار و اندازه‌ای است. اگر می‌خواهید نرخ بازگشت سرمایه (ROI) دفتر مدیریت پروژه را مشخص کنید و یا با اهداف استراتژیک سازمان متمرکز شوید، این کتاب می‌تواند راهنمای خوبی برای شما باشد. در این کتاب موارد مختلفی مطرح می‌شود که نشان می‌دهد نرم افزار مدیریت تیم(CWM) یک راهکار مناسب برای بهبود عملکرد است.
عوامل مشکل ساز در روند مدیریت پورتفولیو پروژه
دفتر مدیریت پروژه نظارت کلی بر پروژه‌ها دارد، استراتژی کلان سازمان را می‌شناسد و تضمین می‌کند که پروژه‌ها در راستای آن پیشرفت کنند. راهکار مدیریت پورتفلیو (مدیریت سبد) در دفتر مدیریت پروژه با توجه به نوع کسب و کار، اندازه سازمان، پیچیدگی پروژه و موارد دیگر تعیین می‌شود. برای اینکه این راهکار بیشترین بازدهی را داشته باشد لازم است تا شرایط و نیازمندی‌های خود را با دقت ارزیابی کنید . در ادامه چند عامل که باعث ایجاد مشکل در مدیریت سبد پروژه می‌شود را با یکدیگر بررسی می‌کنیم.
-
عدم استفاده از نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه
دفتر مدیریت پروژه به ابزاری برای مدیریت سبد پروژه ها نیاز دارد. ابزارهای قدیمی مانند صفحات گسترده مقیاس‌پذیر نیستند و برای این منظور کارایی لازم را ندارند. در چنین حالتی برای کسب اطلاعات جدید از سیر پیشرفت پروژه و به روزرسانی صفحات گسترده جلسات متعدد بین اعضای تیم پروژه و PMO باید برگزار شود. کنترل و پیگیری پروژه از این طریق منجر به افزایش ناکارآمدی می‌شود، به طوری که حتی باعث تزلزل بااستعدادترین تیم‌ها می‌شود.
-
استفاده از نرم افزار مدیریت پورتفولیو قدیمی
یک نرم افزار مدیریت پورتفولیو مناسب مواردی چون استراتژی، برنامه‌ریزی و اجرای چابک را به یکدیگر متصل و در راستای اهداف شرکت عمل می‌کند. نرم افزار مدیریت سبد پروژه سنتی فقط می‌توانند سرمایه‌گذاری‌های کلان را برنامه‌ریزی کند و فاقد قابلیت‌های اصلی چون تسهیل همکاری، گردش کار قابل تنظیم، الگوها و اتوماسیون است. بدون ایجاد شفافیت که توسط نرم افزار مدیریت تیم (CMW) ایجاد می‌شود، نمی‌توان انتظار داشت PMO ها به طور مؤثر پروژه ها را اداره کنند.
-
عدم همسویی پروژه‌ها با اهداف استراتژیک سازمان
پروژه‌های شما مطابق بودجه و زمان برنامه‌ریزی شده پیش می‌روند اما به اهداف تجاری سازمان همخوانی ندارند. این مورد معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که PMO چشم‌اندازی از تاثیر استراتژیک پروژه در سازمان ندارد. کارمندان دفتر مدیریت پروژه بدون داشتن نگاه استراتژیک نمی‌توانند پروژه‌های بالقوه را به درستی ارزیابی کنند. در نتیجه سرمایه‌گذاری مناسب در جهت اهداف استراتژیک سازمان اتفاق نمی‌افتد.
نرم افزار مدیریت تیم چگونه به دفتر مدیریت پروژه (PMO) کمک می‌کند؟
-
تهیه گزارش به صورت سفارشی
این نرم افزار به شما امکان مدیریت وظایف و پروژه را می‌دهد. شما می‌توانید از طریق گزارشات دقیق، پیشرفت برنامه‌ها و سلامت سبد پروژه را کنترل و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی را اعمال نمایید.
-
اعمال محدودیت‌های دسترسی
مدیر نرم افزار می‌تواند به تمام بخش‌ها دسترسی داشته باشد و آنها را سازماندهی و کنترل کند. دسترسی سایر کاربران با توجه به نقش و حضور آنها در پروژه تنظیم می‌شود.
-
فرم‌های اطلاعاتی پویا
این امکان را به شما می‌دهد تا میزان و محل درگیری اجزا و فعالیت‌های پروژه را در جریان کاری روزانه اعضای تیم، تنظیم و مشخص کنید. این فرم‌های پویا دارای ویژگی‌های هوش مصنوعی مانند چندمرحله ای بودن، شرط محور بودن و منطق محور بودن هستند که با توحه به پاسخ های داده شده، باعث راه اندازی خودکار برخی از مراحل و فعالیت های پروژه می شود.
سخن پایانی
دفتر مدیریت پروژه، استراتژی کلی سازمان را می‌شناسد و ناظر بر این مقوله است که پورتفولیو پروژه‌ها مطابق با آن پیش رود. نرم افزار مدیریت تیم می‌تواند به عنوان ابزاری کارآمد در جهت دسته‌بندی، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌ها براساس استراتژی سازمان و منابع موجود، کمک زیادی به مدیریت پورتفولیو پروژه نماید.
