اگر شما مدیر یک تیم مجازی هستید و برای برقراری ارتباط مجازی از ابزارهای زیادی مانند نرم افزار مدیریت پروژه، نرم افزارهای ارتباطی و مشارکتی استفاده می‌کنید؛ اما با این وجود راضی از وضع موجود نیستید، به شما پیشنهاد می‌کنیم که این یادداشت را مطالعه بفرمایید.
از زمان‌های خیلی پیش‌تر، فلاسفه و محققان با بررسی ارتباطات افراد، نکات مهمی را در خصوص شکل سنتی آن ارائه کرده‌اند. اما امروزه در عصر فضای مجازی شکل جدیدی از ارتباطات پدیدار شده است که نیازمند توجه به نکات ویژه‌ای است. خصوصا با ترویج دورکاری، اهمیت این موضوع افزایش یافته است. با ما همراه باشید تا در ادامه به پنج نکته طلایی در برقراری ارتباطات آنلاین و مجازی اشاره کنیم.
-
در ارتباط مجازی همواره هویت مخاطب خود را در نظر بگیرید
با توجه به ارتباط مجازی و جهانی شدن (حذف محدودیت‌های جغرافیایی) ممکن است شما به شخصی غیر هم‌زبان، پیامی ارسال کنید. در این صورت نوشته شما باید ساده و قابل درک باشد. درست است که آنها می‌توانند کلمات پیچیده شما را در گوگل سرچ و کلیت موضوع را درک کنند، اما زمانی‌که شما می‌توانید به شکل ساده ارتباط برقرار کنید، چرا آنرا پیچیده و دشوار می‌کنید!؟
-
مراقب آنچه می‌گویید باشید
چگونه این را می‌خوانید: “بسیار خوب …” ، در مقابل: “بسیار خوب!”
شرط می‌بندم که لحن جمله اول کمی تردید دارد و لحن دوم محکم و قاطع است. در حالت عادی شما می‌توانید از زبان بدن برای انتقال صحیح پیام استفاده کنید. اما در ارتباطات مجازی باید کلمات و علائم نگارشی را به درستی انتخاب کنید زیرا ممکن است خواننده برداشت دیگری داشته باشد. از آنجا که ممکن است هر حرف در نوشته شما به طور دقیق بررسی شود، مطمئن شوید که منظورتان را دقیق و به دور از ابهام بیان کرده‌اید. اگر در جایی از پیامتان شوخی کردید، حتما به این موضوع اشاره کنید، سعی کنید در این مواقع از شکلک و علامت تعجب استفاده نمایید.
-
ابزار و بستر گفتگوی ارتباط مجازی خود را تعیین نمایید
اگر با تیم خود از طریق چندین ابزار ارتباط برقرار می‌کنید، سعی کنید ابزارها را با توجه به نوع کار تفکیک کنید. برای مثال برای چت‌های غیررسمی از ابزارهای پیام‌رسان فوری مانند تلگرام و واتساپ استفاده کنید. برای مکالمات مربوط به پروژه‌ها و وظایف از ابزار مدیریت پروژه خود استفاده کنید. از ایمیل هم فقط برای برقراری ارتباط با افرادی که به ابزار مدیریت پروژه شما دسترسی ندارند، استفاده نمایید. با مشخص کردن بستر‌های مکالمه خود، در صورت نیاز به مراجعه به مکالمه، همیشه می‌دانید کجا می‌توانید اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.
-
زمان ارسال پیام را با دقت انتخاب کنید
در ساعت 2 بعد از ظهر به شخصی پیام ندهید تا به او اطلاع دهید که 5:00 بعد از ظهر جلسه باشد. یا یک روز قبل از برگزاری جلسه برنامه را تغییر ندهید. به طور کلی این کار نه تنها نادرست است بلکه ممکن است فرد به موقع پیام شما نبیند و برنامه کاری به کلی بهم بریزد. برنامه‌ریزی نامناسب همراه با ارتباط مجازی می‌تواند تأثیر منفی شدیدتری داشته باشد.
سعی کنید در برقراری ارتباطات خود، زمان را در نظر بگیرید. اگر می‌دانید گیرنده پیام شما خواب یا در حال استراحت است، پیام فوری ارسال نکنید، به خصوص اگر محتوای پیامتان اخبار بد باشد. همچنین اگر موضوعی شما را عصبانی کرد، سعی نکنید عصبانیت و ناراحتی‌تان را هفته‌ها پنهان کنید تا در آخر از کنترل خارج شوید. از آنجا که در ارتباطات مجازی نشانه‌های غیرکلامی وجود ندارد تا همکارانتان از ناراحتی‌تان با خبرشوند، بهتر است احساساتتان را بیان کنید.
-
دلیل ارسال پیام را مشخص کنید
آیا لازم است که این جمله گفته شود؟ این را بدانید که با یک بار ارسال پیام به فردی از طریق اینترنت، محتوای پیام شما برای همیشه وجود خواهد داشت. قبل از اینکه پیامی را با شدت عصبانیت و ناامیدی و یا طعنه‌آمیز بیان کنید، اطمینان حاصل کنید که با کسی که یک هفته، یک ماه یا یک سال دیگر کلمات شما را می‌خواند، مشکلی نخواهید داشت. اگر روشی بهتر و مهربانانه‌تر برای بیان کلمات شما وجود دارد، احتمالاً بهترین مسیر خواهد بود.
عجله نکنید
دفعه بعدی که به صورت آنلاین ارتباط برقرار می‌کنید قبل از صحبت کردن در مورد زمان، مکان، موضوع، دلیل و فردی که با آن ارتباط برقرار می‌کنید فکر کنید. با توجه به مجازی بودن ارتباطات، برای تجدید نظر و ویرایش پیام‌های خود وقت بیشتری بگذارید تا فحوای کلام به خوبی منتقل شود.
شما می‌توانید از طریق این لینک به منبع اصلی این یادداشت دسترسی داشته باشید.