طرح‌ریزی استراتژی به طور معمول از مدیران ارشد سازمان شروع می‌شود، اما اجرای اصلی آن به عهده‌ی مدیران پروژه است. مدیر پروژه به عنوان عضو اجرایی هر سازمان، مسئول اجرای اهداف اصلی و به کارگیری قابلیت‌های جدید عصر دیجیتال است. از دیدگاه وی، عصردیجیتال چیزی نیست که از آن ترسیده شود، بلکه تطابق با آن به زمان، تلاش و کمی صبر و حوصله نیاز دارد. همچنین عاملی است که به مدیر پروژه در جهت مدیریت بهتر اعضای تیم، حصول کارآمدتر پروژه‌ها و در نهایت ارائه خدمات بهتر به مشتریان قدرت می‌بخشد.
سؤال اینجاست که تحول دیجیتال چگونه بر نحوه انجام وظایف مدیران پروژه را تاثیر می‌گذارد؟ بیایید در ادامه به چهار فناوری عصر دیجیتال که مدیریت پروژه را تغییر می‌دهد، نگاهی دقیق‌تر بیندازیم.
-
ارتباط مؤثرتر و استراتژیک بین تیم‌ها و شرکت‌ها
ارتباطات بین تیمی یکی از بزرگ‌ترین مواردی است که فناوری دیجیتال مدرن آن را متحول کرده است.
در خصوص برقراری ارتباط بین اعضای یک تیم، ابزارهای سنتی مانند ایمیل چندان کارآمد نمی‌باشند، زیرا برای گفتگوی لحظه‌ای طراحی نشده‌اند. اطلاعات مهم به راحتی در زنجیره‌ای از ایمیل‌های بی‌پایان گم شده و باعث ایجاد مشکلات زیادی می‌شود.
حال با استفاده از نرم افزار مدیریت کار مشارکتی اعضای تیم و همکاران می‌توانند هر لحظه و در هر موقعیت مکانی بی‌درنگ با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نرم افزارهای مدیریت کار به طور قابل توجهی بی‌نظمی و آشفتگی را کاهش داده و تا حد زیادی باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شوند. این فناوری علاوه بر افزایش کارایی ارتباطات داخلی، اثربخشی آن را نیز بهبود بخشیده است.
هنگامی‌که اعضای تیم از فیلتر کردن صدها ایمیل در روز صرفاً برای مطابقت با وضعیت پروژه آزاد می‌شوند، می‌توانند زمان بیشتری را صرف پرداختن به استراتژی پروژه کنند. این دقیقاً همان جایی است که کیفیت کار تیمی افزایش می‌یابد.
-
همکاری بیشتر در بین اعضای تیم و مالکیت آنها
همراه با تسهیل ارتباطات کارآمدتر و متمرکز بر استراتژی، ابزارهای مدیریت کار مدرن باعث می‌شوند تا تیم‌ها واقعاً بتوانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند. با وجود ابزارهای مناسب، مدیران پروژه و اعضای تیم می‌توانند:
- مطرح کردن نظرات خود
- تعیین وظایف
- سازمان‌دهی داشبوردها
- مدیریت منابع
- مدیریت مناسب همه مواردی که مربوط به پروژه است
این سطح عمیق همکاری به ناچار منجر به احساس بیشتر مالکیت مشترک از سوی هم تیمی‌ها شده و به پرورش یک محیط مبتنی بر همکاری کمک می‌کند. همانطور که آنها می گویند، جایی است که جادو اتفاق می‌افتد. نشان داده شده است، کارمندانی که بخشی از یک کار مشارکتی هستند، احساس خستگی کمتر و موفقیت بالاتری نسبت به افرادی که به طور مجزا کار می‌کنند، دارند. در واقع ، همان مطالعه نشان داد که همکاران 64٪ بیشتر در انجام وظایف خود پافشاری می کنند!
-
تمرکز بیشتر بر روی نتایج کار به جای فرآیند
از آنجایی که تحول دیجیتال، گردش کار را به طور خودکار انجام می‌دهد و وظایف مدیریت پروژه مانند زمان‌بندی را هماهنگ می‌کند، زمان بیشتری برای تمرکز بر بهینه‌سازی استراتژی و تحویل پروژه موجود خواهد بود. پیش‌بینی می‌شود با ادامه پیشرفت فناوری، شرکت‌ها بازارهای عمودی را تجربه کنند. همچنین مدیران پروژه بیشتر به عنوان رهبران استراتژیک در سازمان‌های خود دیده شوند.
با وجود ابزارهای دیجیتال بیشتر و فرایندهای خودکار، مدیران پروژه در حال جستجوی بهترین روش‌ها برای هماهنگی هر پروژه با استراتژی‌ها و اهداف کسب و کار خود هستند و نتایج موفقیت‌آمیز بیشتری را در این روند ارائه می‌دهند.
-
تجزیه و تحلیل‌های بیشتر برای بهبود فرآیندهای PM، پیامدها و ROI بهتر
سرانجام، تحول دیجیتال، PMs را برای تصمیمگیری مبتنی بر داده، تجزیه الگوها و در نهایت افزایش میزان موفقیت فراهم می‌کند. دسترسی به داده‌های عمیق به مدیران و مجریان کمک می‌کند تا سریع‌تر و راحت‌تر تصمیمات آگاهانه بگیرند.
گزارش‌های تحلیلی به مدیران کمک می‌کند تا پروژه‌ها را در مسیر تعریف شده پیش برند. ذینفعان و مدیران به راحتی می‌توانند مجموعه داده‌های گسترده را به کمک این گزارش‌ها تجزیه و تحلیل کنند. گزارش‌های پروژه به آنها بینشی دقیق در مورد تأثیر تجارت و بازده سرمایه‌گذاری (ROI) در هر پروژه را می‌دهد. همچنین به آنها این امکان را می‌دهد تا برنامه‌های نوآورانه آینده را برنامه‌ریزی کنند و تصمیم‌های استراتژیک حیاتی بگیرند.
در حالی که پیشرفت فناوری با سرعت ادامه دارد، سازمان‌ها باید خود را با آن سازگار کنند. تغییر همیشه آسان نیست، اما وقتی صحبت از موفقیت در پروژه‌های شما، اعضای تیم و شرکت می‌شود، اندکی سختی خودخواسته ارزش زیادی دارد.
