برای نوشتن گزارش وضعیت پروژه، باید یک ساختار مشخص و سازگار با وضعیت‌های مختلف پروژه ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که گزارش و نوع پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند. در این یادداشت سعی کرده‌ایم به نکات مهم در این خصوص اشاره کنیم.
-
گزارش خود را نام‌گذاری کنید
گزارش خود را با یک نام واضح و روشن، نام‌گذاری کنید. اگر گزارشی است که به صورت مرتب برای پروژه تهیه میشود، بهتر است تاریخ انجام آن نیز در نام‌گذاری قید شود. برای مثال: 13 آبان – سنجش رضایت مشتریان
-
مشخص کنید که پروژه در حال حاضر در چه وضعیتی است
ابزاری برای مدیریت پروژه خود انتخاب کنید که به شما امکان پیگیری وضعیت پروژه و مسیر پیشرفت آن را بدهد. برای اینکار نرم افزار ابران پنج وضعیت: جدید، در حال انجام، انجام شده و تعیین تکلیف را برای هر پروژه مشخص می‌کند. البته می‌توانید از شاخص‌های رنگی برای کدگذاری وضعیت نیز استفاده کنید. برای مثال: سبز = در مسیر، زرد = در معرض خطر ، قرمز = خارج از مسیر.
-
خلاصه‌ای از شرح حال وضعیت پروژه ارائه دهید
خلاصه گزارش وضعیت پروژه شما باید مختصر و مفید و حدود 2 یا ۳ جمله باشد. هدف در اینجا این است که به خوانندگانی که ممکن است وقت کافی برای مطالعه کل گزارش نداشته باشند، یک خلاصه دقیق و مفید از شرح وضعیت پروژه ارائه دهید. مثال: نتایج نظرسنجی در دست بررسی است. هیئت رئیسه در حال کار با تیم اجرایی در خصوص راهکارهای جدیدی که باید اجرا کنند.
-
اطلاعات مهم گزارش وضعیت پروژه را مشخص کنید
آنچه را که از آخرین به‌روزرسانی بیشتر روی آن کار کرده‌اید، انتخاب کنید. به عنوان مثال، ممکن است شما کارها را به ترتیب زمان انجام در تقویم پروژه مرتب کرده باشید. کارهای در دست انجام، موضوعات آنها و اقداماتی که در آینده باید انجام شوند. این اطلاعات را در بازه‌های زمانی مشخص مانند: بخش‌های هفتگی، ماهانه و سه ماهه تقسیم‌بندی کنید. مدل دیگر از تقسیم‌بندی اطلاعات بر اساس نقش (طراح، توسعه دهنده و …) و مراحل پروژه (طراحی، اجرا، کنترل و …) است. همچنین اجرای نظرات و بازخوردها، یکی دیگر از روش‌های جمع‌آوری اطلاعات مهم گزارش پروژه است. مثال: بررسی عملکرد مشارکت افراد، نتایج نظرسنجی، اجرای نظرات
-
یک نمای کلی از مراحل اصلی ارائه دهید
برای هر بخش مهم در گزارش وضعیت، چند نکته در مورد پیشرفت کار، موفقیت‌ها و کارهای آتی که در آینده به‌روز می‌شوند اضافه کنید. مثال: نتایج نظرسنجی:
- 70 درصد از کارمندان در نظرسنجی سنجش رضایت شرکت کردند
- رضایت کلی ما 8۰ درصد است
- قبل از اینکه جلسه هیئت رئیسه مجدد برگزار شود، نتایج توسط تیم اجرایی بررسی میشود
-
پیوست‌هایی را به اسناد یا منابع دیگر اضافه کنید
اگرچه شما تمایل به ارائه جزئیات ریز مربوط به روند اجرای پروژه خود ندارید، اما برخی از افراد هستند که می‌خواهند در مورد انجام کار شما بیشتر بدانند. برای ذینفعانی که به دنبال اطلاعات دقیق‌تر هستند، نمونه کارهای پروژه، اسناد یا منابع دیگر را در پیوست قرار دهید.
-
به هر مسئله یا چالشی که پروژه با آن روبرو شده است، توجه کنید
مواجه با موانع مختلف در اجرای پروژه، امری بدیهی است. در هنگام بروز مشکلات ذینفعان را آگاه نگه دارید. این امر به اعضای تیم کمک می‌کند تا متناسب با شرایط موجود هماهنگ شوند. مثال: تیم اجرایی می خواهد قبل از جلسه مجدد هیئت رئیسه نتایج را بررسی کند اما تا سه هفته دیگر نمی‌تواند این کار را انجام دهدو این کار جدول زمانی کلی پروژه ما را به تأخیر می‌اندازد.
-
نکات و موارد اضافی را بیان کنید
نکات اضافی می‌تواند لیستی از مراحل بعدی شما باشد. برای مثال: تعریف وتمجیدهایی که می‌خواهید از شخصی دیگر ابراز کنید و یا هر چیز دیگر که می‌خواهید نمایان شود را می‌توانید در گزارش وضعیت پروژه اضافه کنید.
اگر می خواهید پروژه بعدی خود را در بهترین حالت تحویل دهید، سعی کنید حتمن به صورت هفتگی گزارش وضعیت پروژه را ارائه دهید. از به‌روزرسانی‌های هفتگی وضعیت پروژه استفاده کنید. این موضوع ضمن ارائه یک نگاه سریع و جذاب از شرح وضعیت پروژه، شما را کارآمد و پاسخگو نگه می‌دارد.
ابران دارای ویژگی‌هایی است که به طور خاص برای ایجاد یک گزارش وضعیت پروژه خوب طراحی شده است. با استفاده از آن بدون غرق شدن در جزئیات زیاد، به اطلاعات مورد نیاز خود برای ارائه گزارش دسترسی خواهید داشت. همین باعث میشود که در وقت خود صرفه جویی کرده و تا آنجا که ممکن است منظم و هماهنگ باشید
