در یادداشت پیشین به تعربف دفتر مدیریت پروژه چابک پرداختیم، در ادامه با ما همراه باشید تا به چالش‌های پیش رو در مسیر راه‌اندازی یک Agile PMO بپردازیم، همچنین راهکارهایی برای مقابله به این چالش‌ها ارائه شده است.
نکاتی برای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO)
- قبل از راه‌اندازی Agile PMO، اساس‌نامه دفتر مدیریت پروژه را ایجاد کنید. مامؤریت، اهداف و شاخص‌های اصلی به طور خلاصه در آن آورده شده است..
- هنگام ایجاد فرآیندها، اطمینان حاصل کنید که به نحوه سنجیدن و بهبود فرآیندها در طول زمان نیز پرداخته‌اید.
- همواره ذینفعان پروژه را به تیم خود معرفی کنید، زیرا تیم شما متولی انجام کارها خواهد بود.
- روابط خارج از پروژه با اعضای تیم را از طریق تمرینات تیم‌سازی، ایجاد رویدادهای اجتماعی و صرف وقت اختصاصی و یا در شبکه‌های اجتماعی تسهیل نمایید.
- نحوه همکاری در کسب و کار خود را مشخص کنید. مهارت‌های خاص افراد را در زمان استخدام مشخص کنید.
- به مرور، به ایجاد و آموزش تیم رویایی خود بپردازید، این فرآیند باعث افزایش حس مسئولیت‌پذیری اعضا نسبت به گذشته می‌شود.
- پاداش‌های با ارزش برای کارمندان خود در نظر بگیرید تا انگیزه و خلاقیت آنها افزایش یابد.
- به تیم‌های خود اعتماد داشته باشید. در عین حال در حین جریان کار از ایشان در خصوص چگونگی پیشرفت کار سؤال بپرسید.
چالش‌های دفتر مدیریت پروژه چابک
تیم‌های بی‌تجربه، مدیریت ذره‌بینی و مشکلات چارچوب‌گذاری سه مورد از رایج‌ترین چالش‌های دفتر مدیریت پروژه چابک هستند. در ادامه نکاتی در مورد نحوه تشخیص آنها و کارهایی که می‌توانید برای غلبه بر هرکدام انجام دهید، آورده شده است.
تیم‌های بی‌تجربه
این مورد شامل افراد تازه وارد در تیم و یا محل کار است که تجربه کار با سایر اعضای تیم را ندارند. تیم‌های کم تجربه اغلب در ارتباطات مشکل دارند، افراد سعی می‌کنند تا در قالب یک شخصیت مقتدر ظاهر شده و خودشان رهبر تیم شوند.
دو دلیل وجود دارد که این اتفاق معمولاً رخ می‌دهد. اول اینکه اعضای تیم احساس می‌کنند فرهنگ سازمان به گونه‌ای است که باعث می‌شود شنیدن صدایشان دشوار یا حتی غیرممکن شود. دوم اینکه تا زمانی‌که اعضای تیم بتوانند ریتم همکاری با یکدیگر را پیدا کنند، پرداختن به جنبه‌های اجتماعی و حرفه‌ای پروژه (که هر دو درAgile PMO بسیار مهم هستند) می‌تواند به یک چالش بزرگ تبدیل شود.
- چگونه بر آن غلبه کنیم: استانداردهای جدیدی را برای استخدام افراد تعریف کرده و آنهایی که تجربه کار گروهی دارند را جذب کنید. سپس برای تیم‌سازی و قراردادن افراد در یک گروه، به تیپ شخصیتی آنها توجه کنید. و نهایتا آخرین و مهم‌ترین چیز، برای ایجاد یک محیط ثابت و با کیفیت برای همه اعضای تیم، خصوصا افرادی که در گروه‌های حاشیه‌ای کار می‌کنند، تلاش کنید.
مدیریت ذره‌بینی
دفتر مدیریت پروژه‌های سنتی معمولاً هنگام کمک به تیم‌ها، نقش مدیر و مجری را بازی می‌کنند. میکرومدیریت یا مدیریت ذره‌بینی می‌تواند مانند به عهده گرفتن مسئولیت‌های یک رهبر تیم باشد. همچنین می‌تواند باعث عدم موفقیت در واگذاری کارها و وظایف به اعضای تیم و نداشتن مرزهای مشخص برای نقش شما شود. برخلاف تصور عمومی، مدیریت ذره‌بینی در مدیریت پروژه ارتباط کمتری با خصوصیات فرض شده دارد و بیشتر مربوط به ایجاد حدود رسمی رهبری و تعریف واضح مسئولیت‌های پروژه از همان ابتدا است.
- چگونه بر آن غلبه کنیم: در مدیریت تیم‌های چابک، یکی از رویکردهایی که Agile PMO باید از آن دوری کند آن است که اکثر مسئولیت‌ها به گردن یک نفر نباشد. بلکه آن شخص به عنوان مشاور اصلی تعریف شود. تیم‌ها باید در این خصوص شما را حمایت کنند. به همین خاطر، ابتدای هر پروژه رویه‌ها و قوانین جدید را برای آنها روشن کنید.
مقبولیت رویکرد چابک
مشخص است که اتخاذ فرایندهای چابک ممکن است چالش برانگیز باشد، به خصوص زمانی که تیم‌ها در طی چند سال به شیوه‌ای خاص عمل می‌کردند و قرار است تغییراتی در روش کاری آنها ایجاد شود. اما برای مؤثر بودن دفتر مدیریت پروژه چابک، هرچه زودتر همه باید در یک فضا قرار گیرند. اگر این کار را نکنید، می‌تواند منجر به قطع ارتباطات شود که دفتر مدیریت پروژه‌های چابک را از انجام بالاترین وظایف ROI خود باز داشته و پیشرفت را به تعویق می‌اندازد.
- چگونه بر آن غلبه کنیم: داشتن یک سیستم مدیریت پروژه مناسب، تجسم و درک فرآیندها، وظایف و مصوبات را حتی برای تیم‌های بی‌تجربه آسان می‌کند.
نقش ابران در ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) چیست؟
ابران به Agile PMO کمک می‌کند تا از تأخیر جلوگیری شود. پاسخگویی تیم‌ها در برابر برنامه‌ها بهتر و با پشتیبانی از آنها موجب افزایش بهره‌وری شود.
متمرکز کردن تمام اطلاعات پروژه شما در ابران باعث می‌شود که همه افراد همیشه در یک صفحه باشند.
ابران با استفاده از مدیریت منابع و زمان و کمک به تسهیل ارتباطات، در جهت مدیریت تیم‌ها به روش چابک و افزایش سرعت تصمیم‌گیری نقش موثری دارد.
دفتر مدیریت پروژه چابک ابران را به مدت دو هفته و به صورت رایگان بررسی کنید و خودتان ببینید که ابران چگونه به تیم ها کمک می‌کند تا با الگوهای منحصر به فرد چابک، بورد کانبان و ابزارهای پویای دیگر به خوبی کارهایشان را با بهترین کیفیت انجام می‌دهند.
این سری یادداشت، ترجمه آزاد این محتوا بوده است. در صورت علاقه‌مندی می‌توانید منبع را نیز مشاهده نمایید.
