آیا تا به حال برای شما پیش آمده که از برنامه کاری خود عقب بمانید و آرزو کنید بیش از 24 ساعت در روز زمان داشته باشید؟ شاید شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که سر موعد مقرر وظایف خود را انجام نمی‌دهند و از عدم توانایی در مدیریت زمان رنج می‌برند.
مدیریت زمان یعنی هوشمندانه کار کنید تا بهره‌وری خود را چند برابر افزایش دهید و به معنای ساده یعنی فرآیند نظم دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های خاص.
نرم افزار مدیریت وظایف، شما و تیم‌تان را قادر می‌سازد تا در زمان صرفه‌جویی کنید و به کارهایی که از درجه اهمیت بیشتری برخوردارند بپردازید. در نتیجه کیفیت کارتان افزایش خواهد یافت. علاوه بر این، با کمی آینده‌نگری و برنامه‌ریزی می‌توانید به راحتی میزان زمان صرف‌شده برای مدیریت وظایف تیم خود را تا حد زیادی کاهش دهید.
بدون وجود یک ابزار مدیریت وظایف مناسب، مطمئناً فشار کاری زیادی را احساس خواهید کرد. سوء مدیریت شما باعث آشفتگی شما مس‌شود و حتی در بعضی از موارد مهلت‌های کاری مهمی را از دست خواهید داد. در نهایت، عدم استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف می‌تواند باعث اتلاف هزینه و زمان شما شود.
در ادامه به چند مورد از کاربردهای نرم افزار مدیریت وظایف و نقش آن در مدیریت زمان می‌پردازیم.
-
شما یک تقویم دارید … پس از آن استفاده کنید!
تقویم شما یک منبع ارزشمند است. اگر موردی را روی آن برنامه‌ریزی کنید، آن مورد انجام می‌شود! از ابزار سررسید کارها در تقویم پروژه استفاده کنید. این ابزار شما را قادر می‌سازد تا زمان مشغولیت و یا ظرفیت اضافی خود را تشخیص دهید. این امر باعث مدیریت کارآمدتر زمان می‌شود. اگر امروز به دنبال استفاده از یک ابزار تقویم کاری هستید، ما به شما نرم افزار ابران را پیشنهاد می‌دهیم. زیرا ابران دارای ویژگی‌های مفیدی برای برنامه‌ریزی است.
-
کار خود را ساده کنید!
ابزار مدیریت وظیفه شما باید منبع خوبی برای حفظ تمام داده‌های پروژه شما باشد. کار را برای خود سخت نکنید و همه داده‌های خود را در یک برنامه نگه‌دارید. در صفحه مانیتور خود و یا روی دیوار یادداشت نگذارید. از ایجاد یادداشت‌های صوتی در تلفن خود بپرهیزید. تمامی این موارد می‌تواند به صورت یکجا در بستر نرم افزار مدیریت وظایف شما گردآوری شوند و موارد مهم از طریق قابلیت آلارم و هشدار به شما یادآوری خواهد شد.
-
کارهای خود را اولویت‌بندی کنید
داشتن یک لیست یکپارچه از وظایف برای شما و تیم‌تان بسیار مفید خواهد بود، اما به تنهایی بهره‌وری را تضمین نمی‌کند. اطمینان حاصل کنید که وظایف اولویت‌بندی شوند و موارد فوری و مهم را حتمت مشخص کنید. شما می‌توانید فوریت و اولویت کارهای مختلف را روز به روز تغییر دهید.
-
زمان خود را پیگیری کنید
بدون شک زمان گران‌بهاترین منبع برای شما است. استفاده از ابزارهای ثبت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا ببینید که این منبع ارزشمند صرف چه چیزی می‌شود. وقتی می‌توانید پیگیری کنید که وقت خود و تیم‌تان چگونه در طول روز کاری می‌گذرد، بهتر می‌توانید کارها را اولویت‌بندی کنید. پیاده‌سازی نرم افزاری که دارای ابزار ردیابی زمان است به تیم شما کمک می‌کند تا وظایف را در صف اولویت‌بندی و پیگیری قرار دهد. یکی از ابزارهای پرکاربرد ابران، ابزار ردیابی زمان است.
-
مشارکت کنید
در نهایت، به یاد داشته باشید که مدیر پروژه بودن به این معنی نیست که شما باید همه کارها را خودتان انجام دهید!
پروژه‌ها فرصت یادگیری و توسعه را برای اعضای تیم فراهم می‌کنند، بنابراین در مورد آنچه که می‌توانید به دیگران واگذار کنید فکر کنید. کدام وظایف به تجربیات یا مجموعه مهارت‌های اعضای تیم معطوف می‌شود؟ کدام وظایف چالشی که برای درخشش و مطرح شدن به آن نیاز دارند را بر طرف می‌کند؟
نتیجه‌گیری
با استفاده از نرم افزارها و ابزارهای مدیریت وظایف، مطمئناً مدیریت پروژه‌های گوناگون آسان‌تر خواهد شد. اگر مدیر پروژه هستید، می‌دانید قبل از شروع پروژه بعدی خود، چه چیزهایی در مسیر شما قرار دارد. در پروژه‌های خود موفق باشید و هرگز تسلیم نشوید!
یافتن نرم افزار مناسب، امکان‌پذیر است. فقط باید وقت بگذارید تا ابزار مناسب با نیازهایتان را پیدا کنید. از تیم خود بخواهید که در این خصوص نظر دهند زیرا آنها کاربران نهایی نرم افزار منتخب خواهند بود.
نرم افزار مدیریت پروژه ابران یکی از بهترین نرم افزارهای ایرانی در این زمینه است پس فرصت را از دست ندهید و به مدت ۱۵ روز به صورت رایگان از آن بهره‌مند شوید.
