مدیران پروژه برای برنامه‌ریزی، نظارت و پایش پروژه‌های خود از ابزارهای مختلف کنترل کننده استفاده می‌کنند. سؤال اینجاست که Project Controls چیست؟ و چرا استفاده از آن یک استراتژی هوشمندانه برای مدیران پروژه است؟ در این یادداشت، سعی کردیم تا به این موضوع بپردازیم، با ما همراه باشید.
کنترل پروژه چیست؟
Project Controls فرآیندی برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه است. این فرآیند مدیر پروژه را قادر به شناسایی و رفع مشکلات و موانع می‌نماید، پیش از آنکه بزرگ شده و با راهکارهای آسان قابل حل نباشند. علل بروز این مشکلات می‌تواند هر یک از عوامل زیر باشد:
- پیش‌بینی نادرست
- وجود خطاها در ورود و یا ذخیره‌سازی اطلاعات
- تخصیص نامناسب منابع
- بودجه‌بندی یا زمانبندی نادرست پروژه‌ها
- نبود اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری آگاهانه
- و …
فرایندهای کنترل و پایش پروژه از طریق یک سری فعالیت‌های مشخص در چرخه حیات پروژه، باعث کاهش موارد فوق می‌شوند. روش پایش پروژه در مشاغل و پروژه‌های مختلف، متفاوت است، اما به صورت کلی در یک چارچوب مشخص قرار دارد. این چارچوب شامل سه مرحله برنامه‌ریزی، نظارت و تجزیه و تحلیل است.
اهمیت کنترل پروژه
کنترل و برنامه‌ریزی پروژه برای شرکت‌های بزرگ و کوچک یک راهکار حیاتی است. عملکرد موفق یک پروژه به برنامه‌ریزی مناسب آن بستگی دارد. راهنمای PMBOK از میان 49 فرآیند مدیریت پروژه، 24 فرآیند را مربوط به برنامه‌ریزی تعیین می‌کند (PMBOK 6th Ed).
اجرای بموقع یک پروژه، فقط با یک روش کنترل زمانبندی مؤثر دست‌یافتنی خواهد بود. ایجاد یک سیستم کنترل مناسب، بخش مهمی از مدیریت پروژه است. این موضوع تصدیق شده است که عدم برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، نقش مهمی در شکست پروژه‌ها ایفا می‌کنند.
۳ تفاوت اصلی بین مدیریت پروژه و کنترل پراجکت وجود دارد که مفهوم کنترل کننده پروژه را واضح‌تر می‌کند:
- Project Controls زیر مجموعه مدیریت پروژه با تمرکز بر مدیریت هزینه و برنامه زمانی‌بندی پروژه است.
- مدیر پروژه، تیم پروژه را هدایت می‌کند؛ در حالی‌که کنترل کننده پروژه به تیم و مدیر پروژه مسائل مربوط به هزینه‌ها و برنامه‌ریزی را توصیه می‌کند.
- کنترل کننده پروژه اطلاعات هزینه پروژه را تولید می‌کند؛ در حالی‌که مدیر پروژه اطلاعات را دریافت کرده و تصمیم نهایی را برای پروژه می‌گیرد.
اجزای کنترل کننده پروژه
Project Controls دارای هشت جزء اصلی است که هر یک از آنها روند خاص خود را دارند. در ادامه به شما نشان خواهیم داد که این اجزا چگونه در بستر نرم افزار ابران پیاده شده‌اند.
- برنامه‌ریزی: برای مدیریت برنامه‌ها و برنامه‌ریزی کارها، امکان ایجاد گردش کار سفارشی وجود دارد. هیچ چیز از قلم خواهد افتاد.
- امور مالی: امکان هدف‌گذاری مالی وجود دارد. به راحتی می‌توانید امور مالی پروژه را پایش و کنترل کنید.
- ریسک: با تعریف یک طرح پیش‌فرض همراه با مدیریت ریسک می‌توانید پیش از اینکه موانع بیشتر شوند، آنها مدیریت و رفع کنید.
- تغییرات: از یک ابزار بصری مانند نمودار گانت برای مشاهده و پیگیری تأخیرها، به‌روزرسانی وضعیت‌ها و ثبت تغییرات استفاده کنید.
- تخمین‌ها: مؤلفه‌های اصلی پروژه مانند بودجه‌بندی، مدیریت منابع و برنامه‌ریزی را کنترل و پیش‌بینی کنید.
- سلامت: یک روال معمول برای بررسی عملکرد پروژه‌های در حال انجام را فراهم کنید. بنابراین با وقوع اتفاقات غیر مترقبه، خسارت زیادی به نتیجه کار وارد نمی‌شود. همچنین در اسرع وقت می‌توان برای باقدامات اصلاحی را برنامه‌ریزی و اجرا کرد.
- مدیریت: مدیریت ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم از طریق ابران تسهیل می‌شود.
چه زمانی شروع کنیم؟
Project Controls باید در ابتدای پروژه هنگامی‌که منابع گردآوری می‌شوند و پیش‌بینی‌ها انجام می‌شود، اجرا شود. بهتر است از طریق یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب هر یک از اجزای ذکر شده در بالا را به صورت سیستماتیک اجرا کنید. سپس:
- مشخص کردن فرایند و سنجه‌های کنترل پروژه را تعریف کنید
- پروژه را رصد کنید
- گزارش تهیه کنید
- اقدامات اصلاحی را انجام دهید
مزایای کنترل پروژه
بر اساس یک مطالعه، شرکت‌هایی که از Project Controls استفاده می‌کنند، نتایج مثبتی دست یافته‌اند. آنها ابراز کردند که تغییر از سیستم قدیمی به سیستم جدید با توجه به پیچیده بودن روند کار چالش برانگیز بوده، اما با این‌حال تاثیر مثبتی بر عملکرد پروژه داشته است.
کنترل پراجکت در حقیقت به عنوان فوت کوزه‌گری شناخته می‌شود و مورد استفاده مدیران پروژه برای دستیابی به نتایج زیر است:
- تحویل کار در زمان مقرر شده
- پیش‌بینی بهتر
- رعایت بودجه‌بندی
- افزایش نظارت
- افزایش حس رضایت شغلی در بین تیم ها
- حذف موانع
ضرورت استفاده از نرم افزار
برای به دست آوردن مزایای Project Controls در زمینه بودجه‌بندی و جدول زمانی، به یک ابزار مدیریت پروژه نیاز است تا امکان پیاده‌سازی اجزای آن به شکل مطمئن فراهم باشد. پیشنهاد ما به شما ابران است تا بتوانید گردش کار سفارشی خود را ایجاد کنید. بر پروژه نظارت دقیق داشته باشید و گزارش‌های بدست آمده را تجزیه و تحلیل کنید. برای شناخت بهتر ابران می‌توانید به مدت دو هفته به صورت رایگان از آن استفاده کنید. با ما در ارتباط باشید.
