نرم افزار مدیریت زمان (time management) یک ابزار بهرهوری است که کاربران و شرکتها را قادر میسازد تا در وقت و هزینه خود تا حد زیادی صرفهجویی کنند. این نرم افزار برای ثبت و تجزیه و تحلیل زمان پیمانکاران، کارمندان و مشاوران استفاده میشود.
با در دسترس بودن ابزارهای ردیابی زمان از طریق اینترنت، افراد گزینههای بیشتری برای مدیریت و ایجاد ساختار کارآمدتر زمان خود دارند. این محصولات بصورت آنلاین یا در فضای ابری، در دسترس هستند. گاهی اوقات نیز به عنوان نرم افزارهای مبتنی بر ابر، تحت وب یا مرورگر نیز شناخته میشوند.
نرم افزار مدیریت زمان ابران یک ابزار ردیابی زمان و نظارت بر بهرهوری است. این نرم افزار ارزشمند، برای مشاغل دارای کارمندان مستقر یا دورکار مناسب است. فریلنسرها و پیمانکاران شخصی میتوانند در پروژههای خود از آن برای تبادل اطلاعات و ارائه خدمات به کارفرما استفاده کنند. نرم افزار آنلاین ابران ضمن سهولت استفاده، دارای ویژگیهای هوشمندانهای است که کاربران را قادر میسازد تا بر مهمترین وظایف خود در طی کار متمرکز شوند. علاوه بر این، گزارشهای مفصلی برای کارهای انجام شده شامل اطلاعات مفید تجاری، ارائه میدهد. در ادامه به معرفی مزایا و ویژگیهای نرم افزار مدیریت زمان میپردازیم.
مزایای نرم افزار مدیریت زمان
نرم افزار ردیابی زمان، بینش کاربر را در مورد چگونگی صرف ساعات خود را برای انجام فعالیتهای روزانه، فراهم میکند. فریلنسرها، تیمها و یا شرکتها میتوانند با استفاده از این نرم افزار، هزینه دقیق پروژهها و زمانبندی مناسب را برآورد کنند. همچنین زمینه افزایش بهرهوری از طریق نرم افزار مدیریت زمان فراهم میشود. به عنوان مثال:
- وظایف غیر ضروری را شناسایی میکند: با استفاده از نرم افزار ردیابی زمان، کاربران میتوانند از اتلاف وقت در کارهای غیر مهم جلوگیری و در عوض آنها را با کارهای سازنده جایگزین کنند.
- تخمینهای زمانی پروژه را بهبود میبخشد: مدیریت منابع به کاربران این امکان را میدهد تا ورودیهای قبلی را که قبلاً ردیابی شدهاند بررسی کنند و بتوانند برآورد بهتری از پروژههای آینده داشته باشند. آنها میتوانند مهلتهای دقیقتری تعیین کرده و زمان و سرعت عملکرد آنها را کنترل و بررسی کنند.
- پرداخت حقوق را عادلانهتر میکند: به پرداخت صورتحسابها به فریلنسرها، ارائهدهندگان خدمات حرفهای، مشاوران و آژانسها کمک بسزایی میکند تا مبلغی را که شایسته آنها است، پرداخت شود. همچنین باعث کاهش حدس و گمانها خیلی از مشکلات را رفع میکند. فضای ایمنی جهت ثبت جزئیات گزارشات دقیقه به دقیقه ایجاد میکند. این گزارشات برای تسویه حساب مورد استفاده قرار میگیرند.
بهترین ویژگیهای نرم افزار مدیریت زمان
نرم افزارهای مدیریت زمان از نظر هدف، عملکرد و پیچیدگی با یکدیگر متفاوت هستند. برخی فقط برای ثبت زمان استفاده میشوند، در حالیکه برخی دیگر با راهحلهای فرآیند محور کسب و کار ادغام شدهاند. در عملکرد اصلی، نرم افزار ردیابی زمان، زمان واقعی را ثبت میکند. همچنین به کاربران این امکان را میدهد تا زمان شروع و پایان یک فعالیت، کار یا رویداد را به صورت دستی یا خودکار ثبت کنند. این زمانهای ثبت شده معمولاً در یک جدول زمانی (یک پایگاه داده از ورودیهای چندگانه یک دوره معین) برای چندین کاربر نگهداری میشود و جزئیات بیشتری را برای هر بار ورود به همراه دارد.
همانطور که در یادداشت پیشین اشاره کردیم ثبت زمان جزء مهمترین مراحل در سنجش و برآورد پروژهها است و ابران چندین روش برای انجام این کار فراهم کرده است.
اکثر محصولات برای افزودن و ویرایش دستی به اندازه کافی انعطافپذیر هستند. در بسیاری از این نرم افزارها امکان ارائه گزارش و همچنین قابلیت ارائه صورت وضعیت وجود دارد. بسته به یکپارچهسازی برنامه، بسیاری از ابزارهای ردیابی زمان با سایر فرایندهای تجاری نیز ترکیب میشوند. ورودیهای زمان را میتوان به تقویم، پیگیری GPS، مدیریت مرخصی/ زمان، مدیریت کار و پروژه، مدیریت منابع و مدیریت مالی مرتبط کرد. بسیاری از محصولات همچنین دارای ویژگیهای دیگری مانند اعلانها یا یادآوریها و غیره هستند.
حرف آخر
نرم افزار آنلاین مدیریت زمان ابران برای کاربران دورکار و مستقر در اداره، ارزش بالایی دارد. قابلیتهای این نرم افزار توسط ارائهدهنده به طور خودکار به روز میشود و خدمات پشتیبانی نیز توسط ایشان انجام میشود. این برنامه در واقع فراتر از برنامهریزی نحوه مدیریت زمان است. در نرم افزار آنلاین ابران به همان اندازه که نظارت بر زمان صرف شده مهم است، تعیین اهداف و اولویتها نیز حائز اهمیت است. از قدرت نرم افزار آنلاین ابران و تاثیر آن در افزایش بهره وری تیم خود غافل نشوید. برای مشاهده طرحهای مختلف اینجا را کلیک کنید.
