برآورد زمان یکی از عناصر مهم پروژه است. مدیریت ناکارآمد زمان می‌تواند منجر به تأخیرات اجتناب‌ناپذیر و هزینه‌های مازاد شود. این موضوعی است که مدیران پروژه می‌خواهد به هر قیمتی که شده از آن دوری کنند. تخمین متغیرهای مهم مانند زمان می‌تواند نقش محوری در تعیین میزان موفقیت یک پروژه ایفا کند. از این رو، برآورد زمان پروژه هرگز نباید ساده تلقی شوند. در ادامه به نحوه برآورد زمان پروژه در نرم افزار آنلاین ابران می‌پردازیم.
چگونه می توان از برآورد موثر پروژه‌ها اطمینان حاصل کرد؟
اگرچه برآورد زمان ممکن است کار ساده‌ای به نظر برسد، اما مطمئناً اینگونه نیست. به گفته موسسه مدیریت پروژه (PMI): “برآورد یک رویداد نیست، بلکه یک فرایند است!”. اگر برآورد یک پروژه مبتنی بر قضاوت و حدس و گمان باشد، قطعاً ناکام خواهد ماند. زیرا تعصب داشتن باعث می‌شود که پروژه را بیش از حد خوش‌بینانه و یا بیش از حد بدبینانه برآورد کنیم.
برآورد زمان پروژه با استفاده از ابران
براساس آنچه که PMI بیان می‌کند، برآورد پروژه‌ها یک فرآیند ادامه‌دار و نیازمند بررسی و مداخله منظم از جانب تمام ذینفعان است، تا پروژه به موقع به اتمام برسد. گام‌های برآورد زمان پروژه در ابران به شرح ذیل است.
1- انتخاب کردن فعالیت‌ها
برای شروع، شما باید فعالیت‌هایی که ذیل وظابف انجام و برای آنها زمان ثبت می‌شود، مشخص کنید. و سپس پروژه‌هایی را انتخاب کنید که اقدامات مربوطه، بخشی از آن باشد. برای این منظور با مراجعه به بخش مدیریت >> دسته‌بندی‌ها >> فعالیت‌ها (زمان صرف شده) می‌توان تنظیمات انتخاب فعالیت‌ها را انجام داد. شما می‌توانید به سادگی فعالیتی را که قبلاً اضافه شده مجددا فعال و پروژه‌هایی را که شامل این فعالیت هستند مشخص کنید.
2- انتخاب کردن یا اضافه کردن کار
کار (تسک)، به عنوان هدف برآورد در نظر گرفته می‌شود و چیزی است که شما زمان مورد نظر را برای انجام آن برآورد خواهید کرد. از طرفی شما می‌توانید مدت زمانی که برای انجام یک کار صرف شده است را مشاهده کنید.
اضافه کردن یا ایجاد کردن یک وظیفه، کار نسبتاً راحتی است و شما با کلیک کردن بر روی گزینه‌ای با عنوان “ایجاد تسک جدید” می‌توانید وظیفه جدید را تعریف کنید. این داشبورد به شما این امکان را می‌دهد تا هنگام ایجاد یک کار یا ثبت زمان بتوان نوع فعالیت آن را مشخص کرد.
3- ثبت زمان
البته ثبت زمان کار انجام شده جزء مهم‌ترین مرحله در سنجش و برآورد پروژه‌ها است و ابران چندین روش برای انجام این کار فراهم کرده است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
- ثبت زمان به طور مستقیم از یک کار
داشبورد کار به شما این امکان را می‌دهد تا چندین کار از جمله ثبت زمان را در آن انجام دهید. صفحه کنترل دارای تنظیمات مختلفی است. شما می‌توانید با کلیک کردن بر روی تنظیمات زمان، به راحتی زمانی که بر روی تسک مورد نظر صرف شده را به ثبت کنید.
- ثبت زمان از طریق فهرست وظایف
ممکن است بخواهید ثبت زمان را از لیست کارها انجام دهید، مراحل انجام آن بسیار ساده است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که به لیست کارها بروید. هنگامی که لیست وظایف پیش روی شما قرار گرفت، باید روی وظیفه مربوطه که می‌خواهید ثبت زمان انجام دهید، کلیک راست کنید. یک منو ظاهر می‌شود که دارای گزینه های مختلفی، از جمله گزینه ثبت زمان است.
- ثبت زمان با استفاده از دکمه شروع کار
روش آسان و تعاملی دیگر برای ثبت خودکار زمان برای یک کار وجود دارد. در تسک مورد می‌توان با استفاده از دکمه شروع کار در منوی سمت چپ می‌توان ثبت زمان کرد. هنگامی‌که می‌خواهید ثبت زمان خود را شروع کنید، کافیست روی دکمه “شروع کار” کلیک کنید؛ تایمر به طور خودکار شروع به کار می‌کند. همچنین می‌توانید در صورت نیاز، از دکمه مکث برای توقف موقت آن استفاده کنید. هنگامی که دکمه “پایان” را فشار دهید، تایمر متوقف خواهد شد و قسمت ثبت زمان به طور خودکار پر می شود. این مسلماً راحت‌ترین و کاربردی‌ترین روش برای ثبت زمان است.
نمایش و بررسی زمان ثبت شده
بدون گزارش‌دهی و بررسی زمان ثبت شده برای کارها و فعالیت‌های مختلف، نمی‌توانید برآورد مناسبی از پروژه را ترسیم کنید. در این باره، ابران روش‌های مختلفی را برای نمایش و طبقه‌بندی زمان صرف شده، مطابق با نیاز و راحتی شما فراهم کرده است.
-
گزارش‌گیری با استفاده از زمان‌های اظهار شده
داشبورد شخصی به شما این امکان را می‌دهد تا زمان خود را در روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و یا حتی در یک چارچوب زمانی سفارشی انتخاب کنید. برای انجام این کار، در قسمت تنظیمات بیشتر، می‌توانید این کار را انجام دهید. این گزینه به شما این امکان را می‌دهد تا یک چارچوب زمانی، متناسب با چیزی که مد نظر دارید انتخاب کنید و زمان‌های ثبت‌شده را بر طبق آن نمایش دهید.
-
گزارش‌گیری با استفاده از بخش‌های داشبرد شخصی
ابران همچنین به شما این امکان را می‌دهد که با استفاده از یک ماژول تعاملی و گرافیکی و با استفاده از ویترین صفحه شخصی خود، زمان صرف شده را ثبت و گزارشی در مورد آن ارائه دهید. این عملکرد به شما کمک می‌کند تا زمان‌های ثبت شده خود را به صورت لیست یا نمودار نمایش داده و یا گزارش دهید و این باعث می‌شود تا درک و تفسیر آن را آسان‌تر شود.
-
گزارش‌گیری با استفاده از نمای تقویم
همچنین می‌توانید با استفاده از نمای تقویم، با ورود به صفحه ویرایش صفحه >> یک ماژول جدید (تقویم زمان گذرانده) را اضافه کنید و با استفاد از گزینه‌های موجود پیکربندی کنید. درنتیجه، زمان ثبت شده را با استفاده از نمای تقویم گزارش دهید.
نتیجه‌گیری
اکنون که اهمیت برآورد پروژه‌ها را دریافتیم، بهتر است که درک کنیم، پیگیری موثر زمان مهم‌ترین پیش‌نیاز برای استخراج برآوردهای عملی است.
اگر یک مدیر پروژه بتواند اطمینان حاصل کند که یک مکانیسم ردیابی زمان موثر در سیستم کاری خود دارد، برآورد پروژه‌ها به شکل کارآمدتری محقق خواهد شد. همچنین صرف زمان و هزینه‌های غیرمعقول به شدت کاهش خواهد یافت.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ابران برای برآورد صحیح پروژه یک پلت فرم بسیار مناسب و تعاملی که مجهز به ویژگی‌ها و داشبوردهای متعدد است فراهم کرده است. برای مشاهده طرح‌های مختلف ابران اینجا را کلیک کنید.
