روش‌ها و ابزارهای قدیمی دیگر پاسخگوی مناسبی برای مدیریت کار مشارکتی نیستند. در روش‌های قدیمی، اغلب تصمیمات از جانب افراد خاصی گرفته می‌شد اما مطمئناً دو یا چند ایده بهتر از یک ایده برای تصمیم‌گیری است. از طرفی سازمان‌ها به سمت مجازی‌سازی می‌روند. تلفن‌های همراه در حال بهبود بهره‌وری هستند و با استفاده از آنها بسیاری از کارها به صورت غیرحضوری قابل انجام است.
“یکپارچه شدن آغاز کار است. با هم بودن پیشرفت است. موفقیت در همکاری مشترک است. “
هنری فورد (بنیان‌گذار فورد و مخترع خط تولید صنعتی)
به دنیای مدیریت کار مشترک خوش آمدید
این سبک مدیریت کار به شدت بر اهمیت همکاری و برقراری ارتباط تأکید دارد. به طور کلی، از ابزارهای همکاری برای ایجاد مکان مرکزی و برقراری ارتباط استفاده می‌شود. در ادامه شش مزیت عمده مدیریت کار مشترک موفق آورده شده است:
-
مشارکت، بدون توجه به مکان فیزیکی افراد امکان پذیر است
برای انجام کار مشترک حتماً لازم نیست همه کارمندان در یک مکان فیزیکی باشند، کارمندان دورکار نیز می‌توانند درگیر کار شوند. با استفاده از ابزارهای مدیریت کار مشارکتی، امکان ردیابی بهره‌وری کارمندان دورکار حتی در پروژه‌های تیمی، به‌راحتی میسر می‌شود.
-
ابزار مدیریت کار مشترک بستری برای برقراری ارتباط
جست‌وجو از طریق ایمیل برای دریافت آخرین پرونده‌ها یا تلاش برای ردیابی پیگیری پروژه‌ها می‌تواند ناامید کننده و وقت‌گیر باشد. داشتن ابزاری که امکان پیگیری جدیدترین پرونده‌ها، نظرات، نیازهای پروژه، اهداف و مهلت‌ها و موارد دیگر را به شما دهد می‌تواند بسیار کارآمد باشد. دیگر نیازی به صرف زمان برای تحقیق و تفحص نیست و به تیم شما می‌تواند بر کارهای مهم‌تری متمرکز شود.
-
افزایش دید و شفافیت، ذینفعان را به روز نگه می‌دارد
داشتن سیستمی که تمام به‌روزرسانی‌های پروژه در آن قابل مشاهده است، تا حد زیادی به ذینفعان کمک می‌کند تا آخرین وضعیت پروژه را در هر زمان مشاهده کنند. این کار به تعیین انتظارات کمک می‌کند و به ذینفعان این فرصت را می‌دهد تا در صورت لزوم دخالت و مشارکت داشته باشند. همچنین پاسخگویی را در بین اعضای تیم افزایش می‌دهد. به آنها اجازه می‌دهد تا بررسی کنند که آیا اشتباهی رخ داده است و در صورت بروز، از تکرار آن جلوگیری کنند.
-
حذف جلسات و مدیریت صفحه گسترده باعث صرفه جویی در وقت می‌شود
از آنجا که فقط از یک ابزار استفاده می‌شود و اطلاعات همگی در آن ثبت می‌شوند، برگزاری جلسات برای به‌روزرسانی وضعیت حذف می‌شود. با حذف جلسات غیرضروری و به‌روزرسانی وضعیت در نرم افزار مدیریت کار، می‌توان در وقت صرفه‌جویی کرد و زمان بیشتری را به تصمیم‌گیری‌های مهم و حل مشکلات اختصاص داد.
-
هنگام تغییر نیازها، امکان چابکی بیشتر را فراهم می‌کند
گاهی اوقات ممکن است برنامه‌ها تغییر کنند و این امری طبیعی است. با این‌حال، آماده شدن برای آن می‌تواند مشکل باشد. با نرم افزار مدیریت کار مشارکتی انعطاف‌پذیری برنامه‌ها در مواجه با تغییرات افزایش می‌یابد. همچنین اعضای تیم نسبت به تغییر اولویت‌ها یا مایلستون‌ها، تجدید نظرها مطلع خواهند بود.
-
همکاری و نوآوری را در سراسر تیم القا می‌یابد
از همه مهم‌تر فرهنگ مشارکت و همکاری، تیم‌ها را به کار در سطح جدیدی سوق می‌دهد. همیشه ایده‌های جدید و تازه‌ای وجود دارد که معلق هستند و گاهی اوقات تنها کاری که برای به دست آوردن آن لازم است انجام داد این است که از شخص کناری خود (همکار خود) بپرسید.
سخن آخر
آیا در تیم خود از تکنیک‌های مدیریت کار مشترک استفاده می‌کنید؟ نرم افزار مدیریت پروژه ابران به شما این امکان را می‌دهد تا از جدیدترین ابزارهای روز دنیا برای کسب‌وکارتان بهره‌مند شوید. می‌توانید از این طریق با ما ارتباط برقرار کنید.
اگر می‌خواهید در مورد مدیریت کار مشارکتی یا ابزار همکاری اطلاعات بیشتری کسب کنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم که در مقاله‌های آتی با ما همراه باشید.
