بسیاری از متخصصان پیش‌بینی می‌کنند که حدود ۸۰ درصد از مشاغل کوچک تا سال ۲۰۲۱ به فناوری ابری مجهز خواهند شد. بنابر اهمیت این موضوع بر آن شدیم تا در قالب یک محتوای مفید به مهمترین قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه ابران بپردازیم.
ابران یک سیستم مدیریت پروژه ابری است که باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما می‌شود. این برنامه تحت وب که به عنوان یک ابزار قوی مدیریت پروژه مطرح است، پیگیری کارها و وظایف را نیز به شکل ساده و آسان اجرا می‌کند.
شما با وجود نرم افزار ابری مدیریت پروژه ابران می‌توانید:
- چندین پروژه را هم‌زمان مدیریت کنید و محدودیتی رو تعریف تعداد پروژه نخواهید داشت.
- وظایف کارمندان خود را پیگیری و عملکرد روزانه آنها را کنترل کنید.
- مدیریت مالی و بودجه را داشته باشید.
- منابع پروژه را مدیریت کنید.
- همکاری تیمی را تسهیل نمایید.
- دانش پروژه را مدیریت کنید.
شما با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ابران می‌توانید به بهترین شکل کسب و کارتان را مدیریت کنید و در عین حال از مزیت به صرفه بودن آن بهره‌مند شوید. این مزیت به تمامی کسب و کارها به‌خصوص شرکت‌های نوپا و کوچک کمک به‌سزایی می‌کند. در ادامه برای نشان دادن ضرورت وجود ابران برای مدیریت پروژه‌های شما به توضیح برخی از ویژگی‌های آن می‌پردازیم.
-
مدیریت چندین پروژه
با استفاده از ابران می‌توانید چندین پروژه با موضوعات متفاوت را پیگیری کرده و به کاربران مختلف واگذار کنید. شما به راحتی قادر هستید تمام جزئیات و منابع پروژه را همراه با سابقه آن، مشاهده و اصلاح کنید. این امر خطر ناکارآمدی و خطاها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. هنگامی که پروژه خود را از طریق ابران مدیریت می‌کنید، تمام پروژه‌های شما از زمان ایجاد تا اتمام آن تحت یک فرایند ساده قرار می‌گیرند.
کارمندان براساس اولویتی که شما مشخص کرده‌اید، پروژه‌ها را دریافت می‌کنند. این امر به آنها انگیزه می‌دهد تا پروژه‌های فوری را به موقع به پایان برسانند. ابران به شما امکان برنامه‌ریزی و مدیریت منابع همراه با مدیریت پروژه را می‌دهد. همچنین با حسابرسی و دقت نظر بر روی پروژه‌ها به صرفه‌جویی در وقت و تلاش مدیریتی کمک می‌کند.
-
مدیریت و پیگیری وظایف
مدیریت و پیگیری وظایف جز قابلیت‌های اصلی ابران است. با استفاده از ابران دستورالعمل‌های دقیق برای تعریف و واگذاری وظایف به شکل سیستماتیک تعریف می‌شود و از این طریق دقت و سرعت اعضای تیم در انجام وظایف افزایش می‌یابد. این ویژگی عملکرذ اعضای تیم را بهبود می‌بخشد و باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.
پیگیری وظایف از طریق یک مکان مرکزی انجام می‌شود. حتی اگر کارمندان در مکان‌های مختلف و به دور از محل اداری کار کنند، می‌توانند در بستر ابران با یکدیگر همکاری کنند. این سیستم هیچ کاری را ناقص رها نمی‌کند. اعضای تیم می‌توانند بسیاری از مشکلات را در مدت زمان کم حل کنند. هنگامی که تیم‌ها در مسیر درست با حداقل خطا کار کنند، تولید و کارایی افزایش خواهد یافت. شما در واقع با افزایش سرعت انجام وظایف، سرعت و کیفیت خدمات مشتری را ارتقا می‌دهید.
-
چند کاربری، تعریف نقش و مسئولیت
زمانی که هر کاربر مسئولیت و نقش‌های مختلفی داشته باشد، روند کار کارآمدتر می‌شود. با یک سیستم برنامه‌ریزی مناسب می‌توانید در مشخص کردن مسئولیت و افزایش بهره‌وری کارمندان خود نقش داشته باشید. هر کارمند می‌تواند با سیستم خود کار کند، از طرفی اطلاعات پروژه‌ها و به‌روزرسانی آنها فقط برای مدیریت و فردی که به آن واگذار شده قابل مشاهده باشد تا محرمانه بودن کار افزایش یابد.
-
پیگیری زمان
ابران شما را قادر می‌سازد تا با پیگیری پروژه‌ها و مسائل، سودآوری کسب و کارتان را افزایش دهید. مدیریت زمان به مشخص کردن اهداف و افزایش تمرکز کارکنان بر وظایف و پروژه‌ها کمک می‌کند. با اهداف مشخص و الگوهای مناسب کار، کارکنان بهره‌وری خود را افزایش می‌دهند. با مدیریت زمان می‌توانید به راحتی با توجه به حجم کار، آن را واگذار و پروژه‌های آینده را با توجه به ظرفیت تیم خود اولویت‌بندی کنید.
-
فیلدهای سفارشی
فیلدهای سفارشی، فیلدهایی هستند که به صورت پیش‌فرض در ابران وجود ندارند و برای ثبت داده‌های مشخص، جمع آوری اطلاعات خاص و تسهیل گزارش‌گیری‌ها کاربرد دارند. امکان ساخت فیلدهای سفارشی بر روی موجودیت‌های مختلف نرم افزار وجود دارد. با استفاده از قابلیت فیلدهای سفارشی شما می‌توانید اطلاعات منحصر به فرد و جزئیات لازم را به پرونده پروژه خود اضافه کنید.
-
افزونه‌های جانبی
ابران دارای افزونه‌های متعددی است که با توجه به سطح نیازمندی شما می‌تواند به آن اضافه شود و عملکرد سیستم را ارتقا دهد. این افزونه‌ها در وقت و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند. شما به جای اینکه برنامه‌های مختلفی برای انجام کارهای خود خریداری کنید، می‌توانید با استفاده از ادغام پلاگین‌های جانبی (افزونه) با ابران کار خود را انجام دهید.
به عنوان مثال می‌توانید با استفاده از افزونه کاربردی صدور صورتحساب، به تفکیک مشتریان و یا مخاطبان سازمان خود فاکتور مربوطه را صادر و ارسال کنید. دیگر لازم نیست همه اطلاعات را از ابتدا در برنامه دیگری تایپ کنید و بعد انتقال دهید. به سادگی با استفاده از ابران پروژه خود را تکمیل کنید و با یک کلیک فاکتور شما آماده می‌شود. آیا این راهکار موجب راحتی کار شما نمی‌شود؟
-
تحت وب
برنامه‌های تحت وب مانند ابران به شما و کارمندانتان کمک می‌کند تا ضمن صرفه جویی در زمان، کارایی خود را افزایش دهید. زیرا در هر زمان و مکان قابلیت دسترسی امن و مطمئنی را برای شما فراهم می‌کنند. پاگر کارمندان شما به دلایلی غایب باشند یا بخواهند از خانه کار کنند، می‌توانند وظایف خود را انجام دهند، بنابراین پیشرفت پروژه طبق برنامه خواهد بود.
-
تقویم و نمودار گانت
تقویم ابران به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های پیچیده و حیاتی را برنامه‌ریزی و پیگیری کنید. شما می‌توانید اعضای تیم پروژه را از طریق تقویم کاری مدیریت کنید. با اضافه کردن کارمندان به تقویم، به‌روزرسانی‌ها را در لحظه با آنها به اشتراک بگذارید. سردرگمی و حدس وگمان، تمرکز کارمندان را از بین می‌برد، ابران ابهامات را از بین می‌برد و به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف و پروژه‌های خود را بلافاصله از طریق تقویم باز کنید.
با استفاده از نمودار گانت، شما از تمام پروژه‌ها و عملکرد تیم خود آگاه هستید. با تجسم عالی و نمودارهای قابل فهم، به راحتی می‌توانید مدت زمان انجام وظایف و میزان کارایی کارمندان را اندازه‌گیری کنید و از اتلاف زمان بپرهیزید. با وجود این ویژگی مدیریت پروژه آسان‌تر می‌شود زیرا نمودار گانت پیشرفت هر کار را برای شما قابل مشاهده و اندازه‌گیری می‌کند. با اعمال مدیریت بیشتر همچنین می‌توانید زمان را نیز مدیریت کرده و بر روی فعالیت‌های دیگر تمرکز کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.
نتیجه‌گیری
این بستر کاربر پسند نه تنها به شما این امکان را می‌دهد تا از پیگیری زمان و مدیریت پروژه لذت ببرید بلکه می‌توانید از سایر ویژگی‌های باورنکردنی نیز بهره‌مند شوید. به طور کلی کارکنان سازمان و مدیران تجربه بهتری در رویارویی با پروژه‌ها و وظایف خواهند داشت. نه فقط به دلیل اینکه این برنامه قابل تنظیم است بلکه شما را قادر می‌سازد تا کارهای مختلف دیگری را نیز انجام دهید.
