اگرچه بسیاری از مدیران پروژه از ساختار شکست کار و زیرکارها استفاده می‌کنند، اما لزوماً از تمام مزایای آن بهره نمی‌برند. پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری بیشتر در مورد آن، ۱۲ نکته مهم را در ادامه مطالعه بفرمایید.
ساختار شکست کار چیست؟
ساختار شکست کار یکی از آیتم‌های مدیریت پروژه است که جریان تحقق یک کار را به مراحل قابل کنترل تقسیم می‌کند. فرض کنید یک شرکت بازاریابی قصد دارد یادداشتی را ایجاد کرده و در وبلاگ شرکت منتشر کند. تحقیق در خصوص موضوع یادداشت به عنوان یکی از کارهای اصلی تعیین می‌شود. جهت انجام کار اصلی اقداماتی به عمل می‌آید که به عنوان زیرکار تعریف می‌شوند، مانند تنظیم قرار مصاحبه با اشخاص مطلع از موضوع، بررسی وبلاگ‌های معتبر حول محور موضوع یادداشت و ….
نحوه ایجاد WBS
ابتدا تمام وظایف تک مرحله‌ای که در جریان تحقق هستند را مشخص کنید؛ زیرا موارد تک مرحله‌ای نیازی به آماده‌سازی ندارد. هنگامی که کارها به مراحل متفاوت لیست شوند، فرآیند شکست کار نیز کامل خواهد شد.
ممکن است فردی وظیفه داشته باشد که وظایف مورد نظر را به کارهای قابل کنترل برای شخص دیگری تقسیم‌بندی کند. به عنوان مثال: پست کردن یک عکس اینستاگرام، ممکن است به سادگی با فشار دادن گزینه انتشار روی یک تصویر طراحی شده باشد اما می‌تواند به زیرکارهای متفاوت مانند ویرایش عکس، انتخاب فیلتر، نوشتن عنوان، محل برچسب، تحقیق و اضافه کردن برچسب و برچسب نشانگر محصولات یا برندها تفکیک شود و سپس به انتشار برسد. با اختیار خود می‌توانید مشخص کنید که آیا یک کار تک مرحله‌ای است یا نیاز به تعریف زیرکارهای قابل کنترل دارد.
بعد از اینکه دانستید کدام یک از کارها تک مرحله‌ای هستند، آنها را کنار بگذارید و باقی موارد را دقیق‌تر بررسی کنید. برای هر مورد، از خود بپرسید که چه مراحلی را باید طی کرد تا کار مورد نظر به انجام برسد. هر مرحله نشان‌دهنده‌ی یک زیرکار است. از اعضای تیم خود که دانش تخصصی‌تری دارند، کمک بگیرید. در صورت لزوم تحقیقات بیشتری انجام دهید تا مشخص شود چه کاری در چه زمانی باید انجام شود.
در نهایت، لیستی از کارهای تک مرحله‌ای و زیرکارهای متفاوت خواهید داشت. پرکردن لیست کارها با زیرکارهای متفاوت هدف نیست. مواردی که به طور مستقیم با اهداف اصلی شما مرتبط نیستند بهتر است حذف شوند. بعضی از کارها به جای اینکه موثر باشند، فقط وقت گیر هستند و باعث ایجاد مشکل در سیر پیشرفت پروژه می‌شوند.
چگونه می‌توان از ساختار شکست کار استفاده بهینه کرد؟
- با توجه توصیه‌ی تونی رابینز، کارهای مربوطه را به دسته‌های مناسب تقسیم کنید تا در وقت آماده‌سازی صرفه‌جویی شود و از اعضای تیم خود بخواهید تا در مورد آن وارد بحث شوند.
- برای هر کار یک چک لیست آماده کرده و وظایف اعضای تیم را در آن مشخص کنید.
- برای هر زیرکار یک چارچوب معین از اقدامات لازم قرار ایجاد کنید. برای مثال محدوده زمانی برای انجام کار مورد نظر را مشخص کنید.
- به هر زیرکار مهلت زمانی اختصاص دهید تا همه‌ی فعالیت‌ها طبق آنچه که تعریف شده پیش رود.
- کارهای مرتبط و زیرکارهایی که به طور بالقوه از کارهایی مانند دریافت بازخورد از مشتری حاصل شوند، را در نظر بگیرید.
- همیشه با مرور بر این که آیا زیرکار مورد نظر در موفقیت در کار اصلی مؤثر هست یا خیر، لیست زیرکارهای خود را مرتب کنید.
- برای مدیریت فعالیت‌های سطح پایین ساختار شکست کار که در خلال پیشرفت پروژه ایجاد می‌شوند، بهتر است از راهکارهای مدیریت پروژه چابک استفاده کنید.
- بهتر است که تمام مراحل پروژه را قبل از ایجاد زیرکارها، تعریف کنید تا تمرکز بر روی اهداف اصلی باقی بماند.
- هنگام ایجاد زیرکارها، معیارهای تعیین اهداف را در نظر داشته باشید.
- اگر در تکمیل ساختار شکست کار نیاز به کمک داشتید، آن را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تا از کار تکراری اجتناب کنید.
- برآورد زمان پروژه‌های مشابه که شرکت شما در گذشته انجام داده را بررسی کنید تا زمان هر کار و زیرکارهای آن را بتوانید برآورد کنید.
- اطمینان حاصل کنید که وضعیت هر زیرکار به روزرسانی می‌شود تا مشخص گردد چه مواردی از کار، انجام شده است و یا چه مواردی نیاز به کار بیشتری دارد.
بهترین زمان برای استفاده از ساختار شکست کار چه زمانی است؟
بهترین زمان برای استفاده از ساختار شکست کار قبل از شروع پروژه است تا بتوانید آنچه را که باید انجام شود و آنچه که متناسب با منابع موجود است را به درستی ارزیابی کنید. با این حال، ایجاد یک طرح پروژه انعطاف‌پذیر مهم است زیرا ممکن است زیرکارهای جدیدی در طول مسیر مورد نیاز باشند.
چه زمانی نباید از ساختار شکست کار استفاده کرد؟
برای کارهایی که طی یک مرحله انجام می‌شوند ، نباید از زیرکارها استفاده کنید. همچنین، به یاد داشته باشید زمانی که مسئله‌ای مربوط به پروژه به وجود آمد، کارهای فرعی باقی مانده خود را مرور کرده و مواردی غیرضروری را حذف کنید.
چگونه می‌توان لیست کارها را با WBS ایجاد کرد؟
برای ایجاد یک لیست کامل با ساختار شکست کار مناسب، ابتدا باید مشخص کنید که کدام مرحله اصلی برای رسیدن به اهداف پروژه باید به کار گرفته شود. به عنوان مثال، اگر هدف شما جذب افراد بیشتر به وب سایت مشتری باشد، زیرکارهای شما ممکن است شامل به روزرسانی‌های وب سایت، ایجاد گرافیک جدید و انجام تحقیقات بازار باشد. اگر از یک راه‌حل مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، این موارد را اضافه کنید و یک چک لیست به فهرست کار خود زیر هر وظیفه ایجاد کنید تا مشخص شود چه کارهایی باید انجام شود.
نحوه ایجاد و مدیریت زیرکارها در ابران
تهیه‌ی ساختار شکست کار در بستر نرم افزار آنلاین ابران کمک زیادی به شناسایی بهترکارهای پروژه می‌نماید. همچنین به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه را به بسته‌هایی با قابلیت مدیریت بهتر تقسیم کنند و هر گونه ادعا و عدم شفافیت در خصوص خروجی نهایی پروژه را به حداقل برساند. هنگام ایجاد کار فرزند در ساختار شکست کار ابران مطمئن شوید که:
- شرحی از چیستی و چگونگی کار را بیان کنید.
- هر گونه ضمایم لازم مانند اموال دیجیتالی یا منابع تحقیقاتی را مستقیماً به کار اضافه نمایید.
- کار را به یکی از اعضای تیم تخصیص دهید و افرادی را نیز برای بررسی آن در نظر بگیرید.
- فیلد‌های سفارشی برای کاربران در نظر بگیرید تا آنها به راحتی بتوانند موارد مرتبط را در فضای بیشتری بررسی و پیدا کنند.
وقتی تمام زیرکارها در یک پلت فرم قابل مشاهده ثبت می‌شوند، به راحتی می‌توان آنها را به اعضای تیم اخصاص و به کارهای مرتبط پیوند داد، همچنین با کارهای والد همسو کرد. این بدین معناست که حتی اگر در طول پروژه تغییراتی ایجاد شود، زیرکارهای شما می‌توانند به موقع تکمیل و در کنار وظایف اصلی تنظیم شوند. زیرکارها، وظایف والد و سیر مراحل اجرا به شیوه‌ای قابل فهم به یکدیگر متصل خواهند شد. همچنین امکان تغییر ساده و بدون مشکل در هر مرحله فراهم شده است. علاوه بر این، شما می‌توانید وظایف موجود را نیز تکرار کنید تا زمان ایجاد پروژه‌های جدید برای هر فاز یا پروژه را ذخیره کنید.
در صورت علاقه به خواندن منبع این یادداشت، اینجا را کلیک کنید.
