مدیریت یک تیم کار سختی است. بر اساس یک گزارش، مدیران داخلی اعلام کرده‌اند که حدود 70 درصد از زمان کاری خود دچار استرس هستند؛ و هنگام مدیریت از راه دور کارمندان این استرس بیشتر می‌شود. هنگامی که کارمندان پراکنده هستند و قادر به کارکردن در کنار هم نیستند، نتیجه کارهای انجام شده به صورت فوری قابل مشاهده نیست. از این رو پیام‌های مهم در این میان از قلم می‌افتد و باعث ناامیدی و عدم انگیزه می‌شود. در اینجا به اهمیت دورکاری و پنج نکته برای ایجاد انگیزه در یک تیم دورکار اشاره می‌کنیم.
چرا دورکاری در آینده بخش بزرگی را به خود اختصاص خواهد داد؟
دورکاری موضوعی مربوط به آینده نیست بلکه در حال حاضر نیز مطرح است. هنگامی که ویروس کرونا بین مردم شایع شد بیشتر شرکت‌ها دورکار شدند. تحقیقات انجام شده توسط استنفورد نشان می‌دهد که تاکنون ۴۲ درصد از نیروی کار ایالات متحده دورکار هستند. اگر شرایطی که ویروس کرونا ایجاد کرده را کنار بگذاریم، سال‌هاست که بحث دورکاری موضوع داغی در جهان است. گزارش وضعیت دورکاری در سال ۲۰۲۰ نشان می‌دهد که ۹۸ درصد کارمندان می‌خواهند حداقل در برخی از اوقات، دورکار باشند.
حال سوال اینجاست که چرا مدیران و کارمندان علاقه به دورکاری دارند؟
- افزایش بهره وری: در نظرسنجی FlexJobs دریافتند که کار کردن در دفاتر خانگی ۶۶ درصد بهره وری بیشتری نسبت به کار کردن در فضای اداری دارد. در این گزارش، داشتن ارتباط کمتر با همکاران، حواس‌پرتی کمتر و فضایی ساکت‌تر، دلایل مؤثر بهبود فرآیند کار دانسته شده است.
- ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی: تیم‌های دورکار معمولاً از تعادل بهتری بین زندگی شغلی و شخصی خود برخوردار هستند. نتایج نشان داده که ایجاد تعادل بین کار و زندگی باعث افزایش کیفیت کار و همچنین زندگی شخصی شده است. کارمندان مهم‌ترین سرمایه‌های یک سازمان هستند که نقش محوری در تحول سازمان یا شرکت ایفا می‌کنند. حال اگر کیفیت زندگی کاری کارمندان افزایش یابد، یک رویکرد عالی در جهت جذب و حفظ کارمندان انجام شده است. وقتی کارمندان را به ایجاد تعادل بین کار و زندگی تشویق می‌کنید، آنها انگیزه بیشتری برای انجام هر چه بهتر کارهای خود می‌گیرند.
- دستیابی به افراد با استعداد: یکی از بهترین مزایای دورکاری برای مدیران و کارفرمایان این است که بدون محدود شدن به مکان، به افراد با استعداد دسترسی خواهند داشت و می‌توانند بدون توجه به محل سکونت فعلی آنها بهترین فرد را برای موقعیت‌های آزاد خود انتخاب کنند.
با داشتن تمام این مزایا می‌توان یک تیم دورکار خوشحال و با عملکردی بالا داشت؛ که کارها را از دفاتر خانگی خود انجام می‌دهند.
پنج نکته برای ایجاد انگیزه در تیم دورکار
تیم شما نیاز به انگیزه دارد تا هنگام دورکاری، کارها را به بهترین روش ممکن انجام دهند. در اینجا پنج نکته برای ایجاد انگیزه در تیم دورکار آورده شده است.
-
انتظارات را واضح بیان کنید
باور کنید یا نکنید، بیش از نیمی از کارمندان اعتراف می‌کنند که نمی‌دانند که کارفرما چه انتظاری از آنها در شرایط دورکاری دارد. مهم این است که انتظارات واضح و مشخصی را برای کارمندان ترسیم کنید.
در ادامه سؤالاتی که بهتر است پاسخ آنها را برای کارمندان خود روشن کنید، آورده شده است:
- وظایف اصلی آنها چیست؟
- بزرگ‌ترین اهداف آنها برای این ماه، سه ماه آینده و یا سال آینده چیست؟
- موفقیت را با هر یک از این اهداف چگونه تعریف و قیاس می‌کنند؟
- کارمندان خود را به دستورالعمل‌های شفاف، واضح و قابل سنجش مجهز کنید. وقتی احساس کنند که توانایی خوبی در انجام کارهای مشخص شده را دارند، انگیزه آنها برای رسیدن به هدف بسیار بیشتر خواهد شد.
-
اجازه سازگاری و استقلال دهید
گزارش وضعیت دورکاری بافر در سال ۲۰۲۰ نشان می‌دهد که سازگاری با برنامه و محیط کار یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های دورکاری است. بنابراین، هنگامی که متوجه می‌شوید چگونه تیم دورکار را مدیریت کنید، باید به یاد داشته باشید که اعضای تیم باید بتوانند از این مزایا لذت ببرند. شما بهتر است که با ایجاد انتظارات واضح و جلوگیری از مدیریت ذره‌بینی، به کارمندان خود اجازه دهید تا آزادانه در راستای اهداف تعریف شده خود تصمیم بگیرند. متأسفانه، از هر پنج کارمند یک نفر احساس می‌کند که آزادی کافی در تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام کار خود ندارد.
-
تأثیر کار فرد در کل فرآیند شرکت را نشان دهید
هیچ چیزی به اندازه تعیین هدف، انگیزه فرد را افزایش نمی‌دهد. یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد معنای بیشتر در اعضای تیم دورکار این است که به آنها اجازه دهید، ببینند که کارهای روزمره خود چه تأثیری بر کل فرآیند شرکت و یا سازمان شما دارد. شاید ارائه گزارش روزمره برای کارمند شما کاری پر زحمت باشد اما اگر به آنها فرصتی داده شود تا بفهمند که این امر به سازمان شما چه کمکی می‌کند، ناگهان آن وظیفه‌ی به ظاهر معمولی، برای کارمند بسیار مهم‌تر و معنی‌دارتر خواهد شد.
-
احساس مسئولیت‌پذیری را تقویت کنید
وقتی شفافیت در کار وجود داشته باشد، کارمندان متوجه می‌شوند که نتیجه کارشان موثر است و طبیعتاً مسئولیت‌پذیری آنها افزایش می‌یابد. آنها اثر دومینو را می‌بینند که اگر وظایف آنها به درستی یا به موقع انجام نشود، چه اتفاقی می‌افتد.
شما می‌توانید با یک نرم افزار مدیریت کسب و کار و با به روزرسانی منظم وضعیت اعضای تیم دورکار، مسئولیت‌پذیری را حتی بیشتر کنید.
-
شناخت کافی را فراهم کنید
مردم می‌خواهند نسبت به کاری که خوب انجام دادند مورد توجه قرار گیرند و نیازی نیست که این قدردانی پیچیده باشد. سه چهارم مردم می‌گویند که با یک “سپاسگزارم” ساده خشنود می‌شوند.
در حالی‌که نقد سازنده بسیار مهم است اما فراموش نکنید وقتی‌که کارمند شما پروژه‌ای را به اتمام می‌رساند یا به پیروزی دست می‌یابد، آنها را تشویق کنید. همچنین بهتر است که از کارمندان خود بپرسید که ترجیح می‌دهند چگونه از آنها تعریف و تمجید شود. بعضی از افراد اگر در جلسه تیمی مورد تشویق قرار بگیرند، احساس ارزشمندی بیشتری خواهند کرد، در‌حالی‌که افرادی دیگر بازخورد بهتری نسبت به تشویق غیر علنی دارند.