آشنایی با مبانی مدیریت پروژه به تسریع روند کارهای ذیل پروژه کمک شایانی می‌کند. بنابراین قصد داریم تا در این یادداشت شما را در ابتدا با مفاهیم اولیه مدیریت پروژه و سپس با کلیات نقش مدیر پروژه آشنا کنیم.
موفقیت یک پروژه به عوامل متعددی وابسته است و مدیر پروژه همواره باید نسبت به این عوامل هوشیار باشد. مدیران پروژه نقش پیچیده‌ای دارند و نیاز است مهارت‌ها و مسئولیت‌های مختلف را با هم ترکیب کنند؛ برای مثال باید این اطمینان را بدهند که تیم پروژه، کار را مطابق با زمان و بودجه تعیین شده و استانداردهای مورد انتظار کسبوکار پیش خواهد برد. مدیران پروژه با یکدیگر متفاوت هستند اما همه آنها در یک چیز اشتراک دارند. وجه اشتراک آنها آماده‌سازی، تحقیق و تقویت مهارت‌های لازم برای موفقیت پروژه است. با ما همراه باشید.
پروژه چیست؟
بیایید از ابتدا شروع کنیم. همه ما روی پروژه‌های بی‌شماری کار کرده‌ایم، اما آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که تعریف پروژه چیست و چگونه می‌توان آن را تشخیص داد؟ موسسه مدیریت پروژه آن را این‌گونه تعریف کرده است:
“یک تلاش موقت برای ایجاد یک محصول، خدمت و یا نتیجه منحصر به فرد “
هر پروژه شامل ویژگی‌های خاص به شرح زیر است:
- ماهیت منحصربه فرد: پروژه‌ها ماهیت منحصربه فردی دارند و برای دستیابی به یک هدف خاص انجام می‌شوند؛ برای مثال جهت رسیدن یه نیازهای کسبوکار، دستیابی به اهداف استراتژیک یا در راستای تقاضای بازار. تیم پروژه ممکن است برای تکمیل آن به منابع مختلف یا مهارت‌تیم‌های دیگر نیاز داشته باشد.
- موقتی بودن: پروژه یک زمانبندی مشخص و تعریف شده دارد. به این معنی که پروژه‌ها، تاریخ شروع و پایان مشخصی دارند و در این بازه زمانی باید خروجی پروژه به مشتری تحویل و رضایت وی حاصل شود. بنابراین بخش مهمی از برنامه‌ریزی پروژه شامل ترسیم تایم لاین آن است.
- هدفمند بودن: هدف نهایی پروژه باید قابل تعریف و اندازه‌گیری باشد. حایز اهمیت است که هنگام شروع پروژه افراد از نقش و مسئولیت خود در جهت رسیدن به هدف پروژه آگاه باشند.
علاوه‌براین، پروژه‌ها به‌طور کلی شامل اجزای زیر هستند:
- بودجه: پروژه‌ها، بودجه مصوب دارند و به آنها مقدار مشخصی از بودجه تعلق می‌گیرد.
- ذینفعان: ذینفعان پروژه مجموعه‌ای از افراد یا سازمان‌ها هستند که نقشی مستقیم یا غیر مستقیم در پیشبرد اهداف پروژه دارند و به همین ترتیب هم، در سود و زیان مستقیم یا غیرمستقیم آنجا سهیم می‌باشند.
- مدیر پروژه: شخصی است که جهت دستیابی به هدف پروژه، تیم پروژه را هدایت می‌کند.
منشاء و خاستگاه مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه استفاده از مهارت‌ها، ابزارها و دانش منحصر به فرد برای حل یک مسئله و دستیابی به یک هدف مشخص است. بنابراین تعجب‌آور نیست که بگوییم استفاده از دانش مدیریت پروژه به ساخت اهرام ثلاثه مصر برمی‌گردد. اما تعریف مدیریت پروژه به صورتی که ما امروز می‌شناسیم در قرن نوزدهم آغاز شد. زمانی‌که مهندس مکانیک آمریکایی فردریک تیلور و همکارش هنری گانت به‌منظور افزایش بهره‌وری از مفاهیم مدیریت پروژه در حین کار هزاران کارگر راه آهن استفاده کردند.
در طول قرن بیستم، مفهوم مدیریت پروژه با استفاده از فرآیندهای استاندارد شده مانند روش مسیر بحرانی مورد بازنگری قرار گرفت. در سال 1965 و 1969، با افزایش محبوبیت این فرآیندها در سراسر جهان، انجمن بین المللی مدیریت پروژه و موسسه مدیریت پروژه به ترتیب تاسیس شدند.
حوزه مدیریت پروژه با تکامل نیازهای کسب و کار جهانی همچنان در حال تغییر است. تحویل نتایج بشکل سریع و مؤثر زمان مواجه شدن با عواملی مانند فناوری‌های جدید و نیروی کار پراکنده در حال رشد به این معنی است که ارتقای استراتژی مدیریت پروژه شما بیش از همیشه اهمیت دارد.
چگونه براساس راهبرد مدیریت پروژه تصمیم‌گیری کنیم؟
راه‌های زیادی برای دستیابی به هدف پروژه و مدیریت آن وجود دارد. این فرآیندها را متدولوژی‌های مدیریت پروژه می‌نامند.
هر متدولوژی، فرآیندها و گردش‌کارهای مختص به خود را دارد. انتخاب چارچوب مناسب برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه به تیم شما کمک می‌کند تا سازماندهی بیشتری داشته، انتظارات و اهداف را بهتر درک کرده و در نهایت همکاری موثرتری داشته باشد.
انواع مختلفی از متودولوژی‌ها وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند و هیچکدام از آنها را نمی‌توان روش برتر نامید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد متودولوژی و نحوه انتخاب متودولوژی که مناسب تیم شماست، نگاهی به این صفحه بیاندازید.
مراحل مدیریت یک پروژه کدامند؟
هر پروژه به فرآیندها و کارهای متفاوتی نیاز دارد، اما همه آنها مراحل یکسانی را دنبال می‌کنند. یک پروژه همیشه یک آغاز، یک میانه و یک پایان خواهد داشت که چرخه عمر پروژه نامیده می‌شود.
چرخه عمر پروژه به مدیر پروژه امکان رسیدگی به کارها در مراحل مجزا می‌دهد که این مراحل عبارتند از:
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- کنترل و نظارت
- خاتمه
هر مرحله دربرگیرنده کارها و اهداف مجزایی است که برای تیم این اماکن را فراهم می‌کند تا در گام‌های هماهنگ شده و مستقیم به پروژه نزدیک شود.
-
مدیر پروژه کیست؟
در اواخر دهه 1980، مایکروسافت در حین اجرای یک پروژه دشوار با مشکل روبرو شد. تعداد افراد درگیر در پروژه بسیار زیاد بود. تیم‌هایی از بازاریابی، مهندسی و بخش‌های دیگر حضور داشتند و هیچکس نمی‌دانست چگونه همه آنها را هماهنگ کند.
بنابراین، مایکروسافت به یک راه حل هوشمندانه رسید. آنها یك نفر را انتخاب کرده و اختیارات قابل توجهی را برای سازماندهی و هماهنگی پروژه جدیدشان به او اعطا کردند. پس از انتصاب این رهبر جدید، همه چیز خوب پیش رفت و تیم‌ها از پویایی کار خود بسیار راضی بودند. نتیجه نهایی این استراتژی جدید اکسل بود. سرانجام، مایکروسافت این نقش جدید را برای همه پروژه‌های خود قرار داد و مدیر پروژه متولد شد.
مدیر پروژه نقش اصلی را در برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و خاتمه پروژه‌ها بازی می‌کند. از وی انتظار می‌رود پروژه را به موقع و در محدوده بودجه تمام کند و در عین حال همه را در جریان و راضی نگه دارد. مدیر پروژه مسئول مدیریت کلیه اقدامات از تعریف پروژه تا تکمیل آن است. وی پروژه را در کل چرخه عمر آن مدیریت کرده و بر بسیاری از عوامل مختلف شامل موارد زیر نظارت می‌کنند:
-
- برنامه‌ریزی نقشه راه
- گردآوری تیم و تخصیص کارها
- مدیریت بودجه
- مدیریت زمانبندی و مهلت سررسیدها
- به‌روزرسانی ذینفعان کلیدی
- نگهداری سوابق و گزارشات پروژه
- تحویل خروجی پروژه
مدیران پروژه واقعا چه کاری انجام می‌دهند؟
وظایف دقیق یک مدیر پروژه بستگی به صنعت، سازمان و نوع پروژه‌ای دارد که یک مدیر پروژه وظیفه نظارت بر آنها را بر عهده دارد. اما همه مدیران پروژه در چرخه عمر پروژه مسئولیت‌های مشترکی دارند. در ادامه به بررسی دقیق هر مرحله از چرخه عمر پروژه و همچنین مسئولیت‌های مختلفی که ممکن است مدیر پروژه در هر یک داشته باشد، می‌پردازیم.
1. آغاز پروژه
مدیران پروژه، پروژه جدید را با تعیین خروجی‌های اصلی پروژه، هدف و محدوده آن آغاز می‌کنند. آنها همچنین ذینفعان اصلی داخلی و خارجی را شناسایی می‌کنند، درباره انتظارات مشترک بحث می‌کنند و مجوز لازم برای پیشبرد یک پروژه را می‌گیرند.
سوالات مهمی که مدیران پروژه در مرحله شروع می‌پرسند شامل موارد زیر است:
- چرا پروژه مهم است؟
- مشکل خاصی که می‌خواهیم حل کنیم چیست؟
- نتیجه مطلوب چیست؟
- معیارهای موفقیت پروژه چیست؟
- ذینفعان این پروژه چه کسانی هستند؟ چه کسی تحت تأثیر این پروژه قرار می‌گیرد، یا چه کسی تأثیر می‌گذارد؟
- شرایط و محدودیت‌های این پروژه چیست؟
- ما چه فرضیاتی ارائه می‌دهیم؟
- بودجه پروژه چگونه تأمین می‌شود؟
- چه چیزی در محدوده ماست؟ چه چیزی در محدوده ما نیست؟
- آیا این پروژه قبلاً اجرا شده است؟ اگر چنین است، نتیجه چه شد؟ چه اطلاعاتی از آن پروژه گذشته باید در این پروژه در نظر گرفته شود؟
مدیران پروژه این کار را به تنهایی انجام نمی‌دهند.
به محض اینکه مدیر پروژه منصوب شد، لازم است کاملاً در کارهای فوق شرکت کند که باید منتهی به یک منشور پروژه شده و به طور رسمی تصویب شود.
2. برنامه‌ریزی پروژه
پس از تصویب منشور، مدیران پروژه با ذینفعان اصلی کار می‌کنند تا یک برنامه یکپارچه و متمرکز بر دستیابی به اهداف ترسیم شده ایجاد کنند.
برنامه‌ای که در طی این فرآیند ایجاد شده است، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بر محدوده، هزینه، زمانبندی، ریسک، مسائل مربوط به کیفیت و ارتباطات نظارت کنند. در طول این مرحله است که مدیران پروژه موارد قابل تحویل و نقاط عطف اصلی را ترسیم کرده و وظایفی را که برای تکمیل هر کدام باید انجام شود شناسایی می‌کنند.
توجه به این نکته مهم است که برنامه‌ریزی پروژه تا زمان پایان پروژه به پایان نمی‌رسد. برنامه پروژه باید به عنوان یک سند زنده تلقی شود که به طور مداوم در طول پروژه تکامل یابد و تغییر کند.
3. اجرا پروژه
در طی این مرحله، اعضای تیم برای دستیابی به اهداف پروژه کارهایی را که در برنامه پروژه مشخص شده است، به پایان می‌رسانند. نقش مدیر پروژه تخصیص این کارها و اطمینان از انجام آنها طبق برنامه است. مدیر پروژه همچنین به طور معمول:
- از تیم در مقابل حواس‌پرتی محافظت می‌کند.
- حل مسئله را تسهیل می‌کند.
- تیم را در انجام تغییرات پروژه هدایت می‌کند.
4. نظارت و کنترل بر پروژه
با وجود قرار گرفتن به عنوان فاز چهارم، فرآیندهای نظارت و کنترل در آغاز پروژه آغاز می‌شوند و در طول برنامه‌ریزی، اجرا و بسته شدن ادامه می‌یابند. در مرحله نظارت و کنترل، کار یک مدیر پروژه شامل موارد زیر است:
- نظارت بر پیشرفت یک پروژه
- مدیریت بودجه پروژه
- اطمینان از رسیدن به نقاط عطف اصلی
- مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد برنامه‌ریزی شده
البته به ندرت همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش می‌رود. بنابراین، یک مدیر پروژه باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند در محدوده برنامه یک پروژه کار کند اما در صورت لزوم به راحتی سازگار شود.
5. خاتمه پروژه
در طول این مرحله، مدیران پروژه تلاش می‌کنند تا تمام فعالیت‌های لازم برای رسیدن به نتیجه نهایی را انجام دهند. در حین بسته شدن یک پروژه، مدیران پروژه:
- با مشتری کار می‌کنند تا به طور رسمی ثبت کنند که پروژه کامل شده است.
- منابعی (بودجه یا پرسنل) را که دیگر برای پروژه لازم نیست آزاد می‌کنند.
- کار فروشندگان یا شرکای شخص ثالث را بررسی می‌کنند تا قرارداد آنها بسته شود و فاکتورهای آنها پرداخت شود.
- فایل‌های پروژه برای ارجاع و استفاده در آینده بایگانی می‌کنند.
پس از اتمام پروژه، معمولاً از یک بررسی پس از اجرا برای شناسایی درس‌های کلیدی آموخته شده استفاده می‌شود. درک اینکه چه چیزی به خوبی پیش رفته است، چه کارهایی را می‌توان متفاوت انجام داد و چه کارهایی را باید متوقف کنید، می‌تواند به پیشرفت در مدیریت پروژه‌های آینده کمک کند.
