اگر تیم شما در سبک زندگی از راه دور تازه کار باشد، استخدام یک کارمند جدید بدون مشکل نخواهد بود. هنگامی که شما تیم دورکار را مدیریت می‌کنید مسئولیت کمک کردن به اعضای تیم، خصوصا کارمند دورکار جدید، برای پیدا کردن مسیرکاری به عهده شما است. اما چگونه؟در ادامه به چهار گام مهم در خصوص مدیریت و پشتیبانی کارمندان دورکار اشاره می‌کنیم.
چهار گام جهت ارائه پشتیبانی و مدیریت کارمندان دورکار
گام 1: انتظارات خود از کارمندان را دوباره ارزیابی و تنظیم کنید
تیم شما با روشی کاملاً جدید در حال انجام کار است و نمی‌توان از آنها انتظار داشت که مانند معمول کار خود را بدون عیب و نقص انجام دهند. تحقیقات نشان می‌دهد که حتی کارمندان با عملکرد بالا نیز در مواقعی که مجبور به انجام کار مجازی هستند، از کیفیت کارشان کاسته می‌شود. پس بهتر است درباره رویه جدید با تیم خود صحبت کنید.
چه اهدافی تنظیم شده است؟
چه هنجارها و چه انتظاراتی در سطح تیم تغییر کرده است؟
چه سیستم و سامانه‌ای نیاز دارید؟
گردش جریان کار به چه صورت است؟
و …
هرچه شفاف‌تر و آینده‌بینانه‌تر این موضوع را برای تیم خود توضیح دهید، احساس حمایت بیشتری خواهند کرد.
گام 2: به صورت منظم کارمندان خود را چک کنید
اگر در دفتر کار خود مدیری بودید که مکرر با کارمندان ارتباط داشتید، بهتر است که این روند در کار مجازی شما نیز ادامه یابد. برای گفت‌و‌گوهای هفتگی برنامه ریزی کنید تا بتوانید در مورد اهداف، چالش ها و پیشرفت و موارد دیگر صحبت کنید. جویا شدن از حال همدیگر مهم است و بهتر است که در مورد امور شخصی نیز صحبت کنید. این باعث افزایش پیوستگی افراد خواهد شد. حتی اگر در یک فضا کار نکنند.
گام 3: ارتباطات شخصی بین کارمندان را تقویت کنید
در شرایط دورکاری زمان استراحت و ناهار تیمی شما حذف می‌شود، خود را به چالش بکشید و راه‌های دیگری برای ایجاد ارتباطات شخصی پیدا کنید. مثلا: یک برنامه هفتگی برای به اشتراک گذاشتن عکس در شبکه‌های مجازی مانند اینستاگرام انجام دهید. یا مسابقات ماهانه مفرح برای کارمندان خود برگزار کنید تا همچنان پیوندهای اجتماعی بینشان حفظ شود.
گام 4: مثبت بمانید
همانطور که بررسی‌های دانشکده بازرگانی هاروارد نشان داده است، کارمندان معمولاً در مورد چگونگی واکنش دادن به تغییرات ناگهانی و بحران‌ها به مدیران خود نگاه می‌کنند. پس اگر شما به عنوان مدیر، ضعیف و ناتوان به نظر برسید یا دائماً شکایت کنید، این احساسات می‌تواند روی کارمندان شما نیز تأثیر منفی بگذارد. بنابراین، سعی کنید با وجود تمام سختی‌های کار نگرش مثبتی داشته باشید. این امر تا حد زیادی در بالا بردن روحیه خود و کارمندان کمک خواهد کرد.
چگونه یک کارمند خوب برای تیم دورکاری، شناسایی کنیم؟
در زمان نیاز به گسترش تیم دورکار، روند استخدام می‌تواند یک چالش کاملا متفاوت باشد. چگونه قرار است تشخیص دهید کسی که هرگز با او رو‌در‌رو نشدید، فرد مناسبی برای کسب و کار شما است و یا خیر؟
در وهله اول همانند استخدام برای هر نقش، قابلیت‌های فنی وخاص شغل را مشخص کنید. سپس در نظر داشته باشید که مهارت‌های ارتباطی در نقش‌های تیم‌های مجازی تأثیر زیادی دارند. برخی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- انگیزه فردی
- اولویت‌بندی و مدیریت زمان
- سازماندهی
- ارتباطات
اما چگونه می‌توان این توانایی‌ها را در طول فرایند استخدام ارزیابی کرد؟ در اینجا چند نکته برای یافتن بهترین متقاضی آورده شده است:
- به نحوه برقراری ارتباط متقاضی در طی مراحل استخدام توجه کنید. آیا آنها به سرعت به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند؟ آیا ارتباط کتبی آنها واضح است؟ مکالمات ویدیویی یا تلفنی که دارید چگونه است؟ این مبادلات چیزهای زیادی را در مورد اینکه آنها چگونه با کار ارتباط برقرار می‌کنند، به شما می‌گوید.
- از روش “مصاحبه رفتاری” استفاده کنید. در این مصاحبه‌ها، از متقاضی می‌خواهید برای اثبات مهارت، قابلیت و صلاحیتش از دانسته‌ها و تجربیات گذشته‌اش بگوید و مثال بیاورد. در این روش معمولا سوالات با عبارت «از زمانی بگویید که…» آغاز می‌شوند. از متقاضی بخواهید این سوالات را بر اساس دنیای واقعی تجسم و ارزیابی کرده و پاسخ دهد.
- در مورد تجربه کارهای مجازی از او بپرسید. اگر آنها تجربه دورکاری دارند، از آنها بپرسید که برای آنها چگونه بود؟ و اگر تجربه کار در تیم‌های دورکار را نداشتند، می‌توانید آنچه که در مورد دورکاری است، بپرسید و در مورد جذابیت‌های دورکاری و چالش‌های آن سؤال کنید. این پاسخ‌ها می‌تواند چیزهای زیادی در مورد موفقیت یا عدم موفقیت آنها در تیم شما نشان دهد.
چگونه یک کارمند جدید را، در یک تیم مجازی معرفی کنیم؟
شما یک کارمند جدید دارید که قرار است به تیم مجازی بپیوندد و می‌خواهید که خوش‌آمدگویی کنید.
اگر نمی‌توانید فضای کاری را به وی نشان دهید و یا به ناهار در جمع اعضای تیم دعوتش کنید، چند روش وجود دارد که می‌توانید وی را با اصول و مقررات و نقشش در تیم آشنا کنید.
- هماهنگ کردن تماس تصویری: حدود ۴۰ درصد کارمندان احساس گوشه‌گیری و نادیده گرفته شدن در محل کار می‌کنند و این امر زمانی تشدید می‌شود که کارمندان در یک فضای مجازی کار کنند. وقتی کارمند جدیدی استخدام می‌کنید، یک تماس تصویری تیمی انجام دهید تا وی بتواند با سایر همکاران آشنا شود.
- جفت شدن با همکار با تجربه: جفت شدن فرد استخدام شده با شخص دیگری در تیم شما می‌تواند موثر باشد. اعضای تیم جدید شما با یک فرد معتمد (غیر از مدیر مستقیم خود) در ارتباط هستند که می‌توانند درمورد سؤالاتی که حین کار به وجود می‌آید، به او مراجعه کنند.
- ایجاد یک سیستم آموزش: بهتر است یک فرایند آموزش رسمی ایجاد کرده تا مطمئن شوید که تمام مراحل کار به فرد جدید آموزش داده شده است و چیزی از قلم نیفتاده است. این روند باعث می‌شود که فرد جدید بداند که در ماه‌های اول چه انتظاری از وی می‌رود.
- بررسی منظم کار کارمند جدید : فکر می‌کنید کارمند شما در چند هفته اول تازه کار است؟ دوباره فکر کنید. دوره آموزش باید حداقل تا ۹۰ روز کاری ادامه یابد. مرتباً اعلام حضور کنید تا کارمند جدید در تیم شما احساس پشتیبانی کند. انجام این کار مهم است زیرا تحقیقات نشان داده است که حدود ۳۰ درصد کارمندان، ۳ ماه اول کاری خود را جدی نمی‌گیرند.
سخن آخر: مدیریت کارمندان از راه دور سخت است؛ اما شما از پسش برمی‌آیید.
مدیریت کارمندان از راه دور کار ساده‌ای نیست مخصوصاً زمانی که خیلی از کارهای روز دنیا به صورت مجازی انجام می‌شود. رهبری یک تیم صرف‌نظر از حضوری و یا مجازی بودن، نیاز به تعهد و سخت کوشی دارد. خوشبختانه، نرم افزار ابران شما را با تمام اطلاعاتی که برای مدیریت یک تیم مجازی نیاز دارید آشنا می‌کند و همچنین باعث افزایش عملکرد تیم شما و سوددهی بیشتر سازمان شما خواهد شد.
سیستم ابران را به کار بگیرید و با اطمینان، کار را به صورت مجازی انجام دهید تا هر چه زودتر رکورد جدیدی از موفقیت را در شرکت خود رقم بزنید.
