کار و مدیریت پروژه هر دو زیر مجموعه‌ای از ابزارهای همکاری هستند. در نگاه اول، اصطلاحات “مدیریت کار” و “مدیریت پروژه” چندان متفاوت به نظر نمی‌رسند در حالی‌که این تفاوت وجود دارد. در این یادداشت به شما کمک می‌کنیم تا آن را درک و در نهایت بتوانید نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه و مدیریت کار در تیم خود را انتخاب کنید.
مانند همه ابزارهای همکاری دیگر، نرم افزار مدیریت پروژه و مدیریت کار به اعضای تیم کمک می‌کند تا با یکدیگر کار کنند. اعضای تیم از نرم افزار همکاری برای ارتباط با یکدیگر نیز استفاده می‌کنند، از نرم افزار چت و مدیریت ایمیل گرفته تا کنفرانس ویدیویی. به خصوص در زمان شیوع ویروس کرونا اکثر کارمندان که دورکار هستند این ابزارها بسیار کارآمد هستند.
با توجه به نتیجه بررسی تیم‌های دورکار، اعضای تیم بیش از هر زمان دیگری از ابزارهای همکاری استفاده می‌کنند. در حقیقت، به دلیل شیوع ویروس کرونا ۶۲ درصد از اعضای تیم‌ها از ابزارهای همکاری استفاده بیشتری می‌کنند و از هر پنج کارمند یک نفر (۱۹ درصد) برای اولین بار از نرم افزار همکاری استفاده می‌کند.
ابزارهای همکاری به تیم شما کمک می‌کند تا با هم کار کنند اما برقراری ارتباط تنها یکی از عناصر مهم همکاری است. مدیریت پروژه و ابزارهای مدیریت کار تکمیل کننده ابزارهای ارتباطی هستند و به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را تنظیم، کارها را هماهنگ و همچنین اهداف خود را برآورده کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه راهی برای بررسی و پیگیری پروژه‌ها در هر اندازه است. با تعریف خروجی و مایلستون‌های اصلی در یک بازه زمانی مشخص، نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما در دستیابی به هدفی خاص کمک کند. ژول سنت پیر، رئیس موسسه PMO در این خصوص می‌گوید: “پاسخگویی، شفافیت و قابلیت کشف، مزایایی است که از مدیریت صحیح پروژه و استفاده از ابزارهای مناسب حاصل می‌شود.”
در ابتدا نرم افزار مدیریت پروژه به گونه‌ای ساخته شد که یک نفر به عنوان مدیر پروژه، نرم افزار را برای هماهنگی و واگذاری کارها و همچنین ارائه پروژه‌ها و وظایف، اجرا می‌کرد. امروزه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای هر تیمی آسان و مورد نیاز است. از مدیران بازاریابی در صنعت موزیک گرفته تا مدیران سازمان نگهداری از دلفین‌ها، هرکسی می تواند با نرم افزار مدرن مدیریت پروژه شروع به سازماندهی و مدیریت کارها کند.
با داشتن یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانید:
- یک رویداد کاملاً مجازی ترتیب دهید
- اهداف شرکت خود را تعیین کنید
- دستور العمل محصول خود را مشخص کنید
- برنامه فروش تیم خود را ایجاد و پیگیری کنید
- و خیلی موارد دیگر
اما مدیریت پروژه بخشی از یک سیستم برنامه‌ریزی بزرگتر است: مدیریت کار. بنابراین ممکن است برایتان سوال شود که چه زمانی باید در پروژه از مدیریت کار استفاده کرد؟ اینطور فکر کنید: نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌های منفرد را هماهنگ کنید، در حالی‌که مدیریت کار برای همه کارهای شما، از کارهای روزمره گرفته تا اهداف شرکت، یک سیستم فرآیند محور تنظیم می‌کند.
نرم افزار مدیریت کار چیست؟
مدیریت کار به اعضای تیم کمک می‌کند تا گردش کار خود را سازماندهی کنند. این گردش کار ممکن است یک پروژه و یا روند مداوم و یا کارهای معمول باشد. با ایجاد شفافیت برای اعضای تیم در همه سطوح، مدیریت کار به اعضای تیم کمک می‌کند تا اهداف خود را سریع‌تر به ثمر برسانند. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت کار، می‌توانید کارمندان را مدیریت کرده تا کارشان را به بهتری حالت انجام دهند. همچنین اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات لازم برای انجام کار خود را دارند.
نرم افزار مدیریت کار علاوه بر کمک به مدیریت پروژه‌های منفرد، به اعضای تیم کمک می‌کند تا فرایندهایی را که تاریخ شروع یا پایان مشخصی ندارند، مدیریت کنند. همچنین با استفاده از یک نرم افزار مدیریت کار، اعضای تیم می‌توانند دید کلی از اینکه چگونه همه جریانات اجرایی به هم متصل می‌شوند، به دست آورند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت کار شما می‌توانید:
- کارمندان جدید خود را چک کنید
- تمام بخش‌های متغیر تبلیغات بازاریابی خود را پیگیری کنید
- تقویم‌های کاری خود را کنترل کنید
- فعالیت‌های تکراری را زمان‌بندی کنید
- مدیریت برنامه یا مدیریت مجموعه کارهای پروژه را هماهنگ کنید
چرا تیم شما به یک پلتفرم مدیریت کار نیاز دارد، نه به یک ابزار مدیریت پروژه
اگر یک کار با بخش‌های مختلف ایجاد کنید، نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند برای شما بسیار مفید باشند. این ابزارها همچنین به شما کمک می‌کنند تا کار خود را متمرکز کنید و اهداف خود را محقق سازید.
با استفاده از یک سیستم مدیریت کار، نه تنها می‌توانید یک پروژه فردی را به انجام برسانید بلکه می‌توانید با ایجاد فرایندهای تکرار شونده و سیستم های قابل اتکایی که تیم شما می تواند استفاده کند – نه فقط برای یک پروژه ، بلکه برای همه آنها – اطمینان حاصل کنید که هیچ کاری از بین نمی رود.
فراتر از آن، ابزارهای مدیریت کار همچنین می‌تواند وظایف فردی را به اهداف سازمان شما متصل کند. طبق شاخص آناتومی کار، کارمندانی که تأثیر کارشان را بر اهداف سازمان به وضوح مشاهده می‌کنند، دو برابر انگیزه بیشتری نسبت به سایر همکاران خود دارند.
آماده مدیریت کار هستید؟
نرم افزارهای مدیریت کار مانند ابران به شما کمک می‌کنند تا در کار خود دیده شوید، بنابراین شما و اعضای تیم خود همیشه می‌دانید و در چه کسی در چه زمانی کاری را به انجام می‌رساند.
ما فقط به شفافیت روزمره نیاز نداریم، برای انسجام و موفقیت تیم هدایت‌کننده به درک وسیع‌تری از چگونگی قرار گرفتن تیم شما در مأموریت کلی شرکت شما نیاز دارد. به این ترتیب، چه اعضای تیم شما به طور موقت دورکار باشد و یا در دفتر کار مشغول به کار باشند شما می‌توانید با یکدیگر همکاری کنید و کارها را به بهترین شکل ممکن از هرجای دیگر انجام دهید.
