در یادداشت پیش با روش کانبان و محاسن و معایب آن آشنا شدیم. در ادامه شش قاعده مهم جریان کار، در روش کانبان ارائه خواهد شد. سپس نقش کانبان به عنوان یکی از گزینه‌های مدیریت پروژه‌ی چابک مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
قواعد جریان کار در روش کانبان
حال که با اصول اصلی کانبان آشنا شدید، شش قاعده مهم جریان کار در این روش را به شما خواهیم گفت:
-
تصویرسازی جریان کار در بورد کانبان (Kanban Board)
شما برای تحقق یافتن کانبان به یک بورد نیاز دارید. در سال‌های اخیر نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیاری این بورد را به صورت آنلاین ارائه داده‌اند. یک بورد کانبان از سطر و ستون‌های متفاوتی تشکیل شده است. در ساده‌ترین حالت سه ستون داریم: 1- انجام دادن (To Do)، 2- در حال انجام (Doing)، 3- انجام شده (Done). هر ستون نشان‌دهنده یک وضعیت کار و هر برگ از ستون‌ها نشان‌دهنده یک بخش از کار است. تصویر شماتیک بورد کانبان باعث می‌شود تا دید وسیع‌تری نسبت به سیر پیشرفت پروژه داشته باشید و چگونگی گردش کار را به‌طور کامل درک کنید. تصویرسازی گردش کار به شناسایی مشکلات و مسدودکننده‌ها پیش از وقوع کمک کرده و همچنین موجب بهبود همکاری اعضای تیم می‌شود.
-
محدودکردن کار در‌حال‌پیشرفت (WIP Limits)
اعضای تیم پروژه قادرند مقدار مشخصی از وظایف موازی را مدیریت کنند. اگر بیش از حد توانشان باشد، نتیجه مطلوبی نخواهد داشت. کانبان برای این موضوع یک رهنمود دارد: حدود میزان کار در هر مرحله (ستون) یا برای هر جریان کاری را مشخص کنید تا از انجام چند ماموریت ناکارآمد جلوگیری شود. اعمال محدودیت باعث افزایش سرعت، انعطاف و نهایتاً بهره‌وری تیم می‌شود. و باعث کاهش بهره‌وری تیم شما نشود.
-
مدیریت جریان کار (Flow Management)
مدیریت گردش کار، چگونگی انجام مراحل کار از مرحله بک‌لاگ تا مرحله انجام شده را توصیف می‌کند. جریان کار از ابتدا تا انتها باید تحت نظر باشد و به صورت مستمر بهبود یابد. بهترین حالت یک جریان هموار و سریع که نشان‌دهنده سرعت تحویل تیم است، می‌باشد. به یاد داشته باشید که مدیریت جریان به معنای مدیریت کار است و نه مدیریت افراد. افراد خود را زیر ذره‌بین نگذارید، بیشتر به مديريت و درك روند كار توجه كنيد. مطمئن شوید كه هر مرحله از كار به درستي انجام شده، كنترل‌هاي لازم به عمل آمده و كاركنان هيچ مرحله‌اي را از دست نداده‌اند. مشکلات جریان کاری را شناسایی و ارزیابی و متناسب با آن تغییرات لازم را اعمال کنید. علاوه بر این، مي‌توانید بر عملکرد کارکنان و فرآیندهاي سازماني اشراف پيدا کرده و کم‌ترين وقت را براي تخصيص کارها صرف نمایید.
-
شفاف سازی خط مشی‌های فرآیند
برای اطمینان از تغییر صحیح وضعیت کارها در سیستم کانبان (جابه‌جایی کارها بین ستون‌های وضعیت)، باید مجموعه‌ای از قوانین را تنظیم کنید که برای همه اعضا قابل دسترسی باشد. قوانین و دستورالعمل‌ها باید صریح و شفاف باشند. اعضای تیم با استناد به آن به درک کاملی از چگونگی طی شدن فرایند برسند. بهتر است الزامات مربوط به هر وضعیت کار (ستون) در داخل آن ذکر شود. مثل اینکه کارها چگونه انجام می‌شوند و یا انجام شد دقیقاً چه معنایی دارد.
-
چرخه‌های بازخورد
ما برای بهبود کار، به چه چیزی نیاز داریم؟ درست است، بازخورد!
چرخه بازخورد طی جلسات منظم روزانه تسکیل می‌شود. برای همگام‌سازی تیم، بحث و تبادل نظر حول مسائل شناسایی شده، ارائه راه‌حل‌های ممکن و دریافت بازخورد برگزاری جلسات استندآپ در طول فرآیند ضروری هستند.
-
بهبود مستمر
ما به عنوان یک انسان، از مکانی که الان هستیم شروع نکرده‌ایم. یک سیر تکاملی به‌صورت مستمر طی شده است تا به تمدن و فناوری امروز رسیده‌ایم. به‌هنگام استفاده از کانبان نیز به موضوع بهبود مستمر تا رسیدن به تکامل فکر کنید. شما به تدریج با سرعت و اندازه ای که تیم شما از پس آن برمی آید ، پیشرفت می کنید. اعضای تیم میزان اثربخشی خود را با پیگیری و دنبال کردن جریان کار، اندازه‌گیری زمان چرخه وافزایش کیفیت کار می‌سنجند. حداکثر بهره وری در سیستم کانبان زمانی محقق می‌شود که تعاملات سازگار و موثر بین اعضای تیم ایجاد شود.
نرم افزار مدیریت پروژه چابک با رویکرد کانبان
کانبان یکی از بهترین گزینه‌ها برای مدیریت پروژه‌های نرم افزاری چابک است؛ زیرا با شرایط و حلقه‌های بازخورد سریع سازگار است. امروزه نرم‌افزارهای بسیاری وجود دارد که مدیریت پروژه چابک را با این روش ارائه می‌دهند. تجسم کار در حال پیشرفت، نگه داشتن گردش کار به شکل ثابت و یادگیری از اشتباهات برای کاهش زمان چرخه‌های یادگیری در بستر این نرم افزارها بسیار تسهیل شده است.
پروژه‌هایی که اعضای آن از نظر جغرافیایی پراکنده‌اند می‌توانند برای مدیریت کارهای خود از بوردهای کانبان در این نرم افزارها استفاده کنند. این یک راه موثر برای سوق دادن همه اعضای تیم پروژه در مسیری درست است. آنها می‌توانند به تمام اطلاعات و جزئيات هر کار دسترسی داشته و اقدامات را به صورت زنده مشاهده کنند. علاوه بر این نرم‌افزارهای کانبان می‌توانند بیش از این‌ها سودمند باشند، این نرم افزارها فرایندهای تحلیلی را برای ارزیابی عملکرد اعضای تیم، کشف نقطه ضعف‌ها و اجرای تغییراتی که ضروری هستند، فراهم می‌کنند.
سیستم کانبان به راحتی با سیستم‌های دیگر تلفیق شده و گردش کار شما را بهبود می‌دهد. با انجام این کار، برخی از وظایف به‌طور خودکار انجام شده، از دوباره کاری‌ها جلوگیری و زمان بیشتری صرفه جویی می‌شود.
نتیجه‌گیری
در بخش پیش اشاره کردیم که “آیا کانبان فقط چسباندن یادداشت‌ها بر روی یک دیوار است؟ ”البته در ادامه به وضوح مشخص شد که بیش از این حرفاست. در حقیقت مهم است که اصول اساسی و قواعد گردش کار در این سیستم را یاد بگیریم و بدانیم چه موقع و چگونه از آن استفاده کنیم. سپس می‌توانیم بیش‌ترین بهره را از رویکرد کانبان داشته باشیم.
از آنجا که پذیرش کانبان آسان است، شما در همین لحظه به راحتی می‌توانید آن را به کار بگیرید. نرم افزار آنلاین ابران سیستم کانبان را به‌عنوان ابزاری کارآمد برای افزایش اثربخشی مدیریت پروژه‌های چابک و رضایت کلی ذينفعان به شما ارائه می‌دهد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این زمینه، با ما در ارتباط باشید.
اگر این یادداشت برای شما جذاب بود، می‌توانید منبع اصلی آن را از اینجا مشاهده کنید.
