کانبان چیست؟ آیا منظور از آن، تنها ایجاد کارها در قالب کارت و چسباندن‌شان به‌روی بورد است؟ در این یادداشت با ما همراه باشید تا با کانبان و چگونگی نقش آفرینی آن در مدیریت پروژه چابک آشنا شویم.
بهترین روش برای درک صحیح کانبان، در ابتدا شناخت چهار اصل بنیادی آن است. سپس شش عمل اصلی گردش کار اعم از تصویرسازی گردش کار، محدود کردن کار در حال پیشرفت، مدیریت و بهبود جریان کار، اطمینان از دستورالعمل‌های صریح، سازماندهی حلقه‌های بازخورد و بهبود مستمر شما را به درک بالاتری از این روش می‌رساند. همه این موارد مانند قطعات یک پازل کنار هم می‌نشینند و قدرت اصلی کانبان را به نمایش می‌گذارند.
معرفی کانبان و اصول بنیادی آن
اگرچه کانبان را می‌توان به عنوان یک کلمه انگلیسی در نظر گرفت اما در واقع یک کلمه‌ی ژاپنی است. کانبان از دو کلمه‌ی Kan (دیدنی) و Ban (کارت یا تخته)، تشکیل شده است. این روش در دهه 1940 توسط مهندس تایچی اونو در شرکت خودروسازی تویوتا برای افزایش بازده مورد استفاده قرارگرفت و بعدها توسط دیوید اندرسون به یکی از روش‌های مدیریت پروژه تبدیل شد. هدف کانبان حذف هرج و مرج‌های درون پروژه با تمرکز بر اولویت‌هاست. اما هدف دیگری را نیز دنبال می‌کند که عبارت است از پیدا کردن راه‌حل برای مشکلات مرتبط با گردش کار و فرآیندهای سازمانی.
امروزه کانبان و روش مدیریت گردش کار آن، بسیار محبوب است.این روش به عنوان یک تکنیک اثربخش برای مدیریت پروژه خصوصاً پروژه‌های توسعه نرم افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد. کانبان سیستمی ساده و واضح است که تنها چند قانون را دنبال می‌کند. تقریباً هیچ فوت و فن خاصی در آن وجود ندارد و در نتیجه به شما این اجازه را می‌دهد تا در تولید انعطاف‌پذیرتر باشید. قصد دارد به شما تجسمی از کارتان بدهد، همچنین مدیریت و بهبود خدمات برای ارائه کار با دانش کافی را به ارمغان آورد. پیشگام کانبان، دیوید اندرسون، در این مورد توضیح می‌دهد که کانبان یک فرآیند افزایشی-تکاملی است و سیستم‌ها، با اجرای صحیح آن به سازمان‌های دانش محور تبدیل می‌شوند. در ادامه به چهار اصل بنیادی در کانبان به عنوان مقدمه شناخت آن می‌پردازیم.
-
کانبان را از جایی که هستید، شروع کنید.
با انعطاف‌پذیری بالایی که کانبان دارد، می‌توانید این سیستم را درست از جایی که در آن قرار دارید، راه‌اندازی کنید. شما می‌توانید بلافاصله و بدون از بین بردن کارهایی که پیش‌تر با موفقیت انجام شده است، به کانبان روی آورده و از آن برای گردش کار، سیستم‌ها و فرآیندهای خود استفاده کنید.
اگر برای استفاده از روش کانبان مردد هستید این امکان وجود دارد تا مرحله به مرحله آن را پیاده کنید تا یک “شوک فرهنگی” رخ ندهد و نیاز نیست که تغییرات گسترده به یک باره اعمال شوند. می‌توانید کانبان را به صورت تدریجی پیاده‌سازی کنید.
-
پیگیر تغییرات تدریجی و تکاملی باشید.
فرآیند کانبان این امکان را ایجاد می‌کند در حالی‌که در طی مسیر با مخالفت‌های کوچک مواجه می‌شوید با تغییرات تدریجی و تکاملی پیش بروید. تغییرات ناگهانی و بزرگ، به دلیل ترس یا عدم اطمینان مورد استقبال قرار نمی‌گیرد.
-
حفظ روند کار، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی
این روش با حفظ فرایندها، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و عناوین فعلی به کار خود ادامه می‌دهد. موارد گفته شده دارای ارزش هستند و برای اینکه کارها به درستی اعمال شوند و روند کارها به خوبی پیش روند، بهتر است ارزش آنها حفظ شود. در کل، این روش بر پیشبرد تدریجی و منطقی تغییرات متمرکز بوده و محرک ایجاد ترس از تغییرات نمی‌باشد.
-
پیشبرد فعالیت‌های رهبری در تمام سطوح
در روش کانبان هر فرد مساوی یک رهبر است و به عنوان یک مدیر شناخته می‌شود. طرز فکر همه کارکنان باید مطابق با بهبود مستمر برای دستیابی به بهترین عملکرد ممکن تنظیم شود. همه اعضای تیم، گروه و یا شرکت باید به خود مدیریتی پایبند باشد، در غیر این صورت، این روش به ثمر نخواهد نشست.
محاسن و معایب مدیریت پروژه به روش کانبان
یادآوری این نکته مهم است که این روش کانبان تنها یکی از انواع رویکردهای مدیریت چابک است که به صورت عمده برای پیاده‌سازی پروژه‌های چابک به‌کار می‌رود. در ادامه به محاسن و معایب مدیریت پروژه به این روش می‌پردازیم.
محاسن 👍🏻
کانبان یک تصویر شماتیک از روند پیشرفت پروژه ارائه می‌دهد و همین یک ویژگی مهم برای چابک سازی پروژه است. اعضای تیم پروژه با یک نگاه اجمالی به بورد می‌توانند:
- به راحتی از وضعیت کارهای پروژه با خبر شوند.
- با ورود اطلاعات جدید، اولویت‌ها را مجددا ارزیابی کنند.
- از انعطاف بالایی برخوردار باشند و سریع به تغییرات پاسخ دهند
همچنین نمایش همه کارها در بورد منجر به افزایش شفافیت می‌شود. با بررسی ستون‌ها می‌توان نقطه ضعف‌ها و تسک‌هایی که به خوبی انجام نمی‌شوند و یا سرعت کندی دارند را پیدا کرد و جریان تحویل به مشتری را بهبود بخشید.
به دلیل سهولت در فهم روش کانبان و عدم نیاز به نقش‌های پیش فرض، این سیستم به راحتی می‌تواند بر روی سایر سیستم‌های مدیریتی پیاده‌سازی شود؛ و تنها با ایجاد چند تغییر، بیشتر فرآیندهای توسعه و نوآوری را تا حد زیادی بهبود بخشد.
معایب 👎🏻
مهمترین عیب روش کانبان وابستگی آن به بورد است. اگر بورد کانبان به‌روزرسانی نشود و یا حاوی اطلاعات اشتباه باشد روند پیشرفت پروژه را دستخوش مشکلات جدی می‌کند.
عیب دیگر این است که کل بورد می‌تواند به یک یادداشت (کار) بستگی داشته باشد. یک کار معلق می‌تواند کل فرآیند پیشرفت پروژه را مسدود کند. اگر کاری دچار مشکل شود و به ستون بعدی منتقل نشود (تغییر وضعیت پیدا نکند)، سایر کارهای وابسته به آن، مشکل را هرگز متوجه نمی‌شوند و مسدود خواهند ماند. همچنین یکی از شکایات متداول، مشخص نبودن زمان اجرای کارها است. ستون‌های بورد کانبان بر اساس فازهای فرایند شکل گرفته‌اند و از هیچ چارچوب زمانی تبعیت نمی‌کنند.
یادداشت فوق ترجمه آزاد از این مقاله است.