اگر میخواهید تغییراتی در کسب و کارتان ایجاد کنید، اعمال مستقیم آن ایده‌ی خوبی نیست. چون ممکن است به دردسر بیفتید، خصوصا اگر تغییر مهمی باشد که بر نحوه کسب‌و‌کار شما تأثیرگذار باشد. بهتر است تغییر به صورت گام به گام ایجاد شود و بهترین روش برای مدیریت آن استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف است.
نرمافزار مدیریت وظیفه به شما کمک میکند تا کسب و کار خود را برای بهتر شدن تغییر دهید. در واقع کمک میکند مقاومت کارکنان به تغییر، تا حد قابل ملاحظه‌ای کاهش یابد .همچنین به ارتقاء فرهنگ سازمانی کمک میکند. البته این موارد تنها دلیل استفاده از چنین نرم افزاری نیست. ما چهار مزیت استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف را نیز در ادامه بیان خواهیم کرد.
1- ایجاد فرهنگ مسئولیتپذیری
اولین مزیت قابل توجه استفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه، ایجاد فرهنگ مسئولیتپذیری و سپس حفظ آن در سازمان است. شما میتوانید در هر زمان وظایف افراد را پیگیری کنید و بدانید که هر فرد مشغول چه کاری است، و بدینوسیله پایه و اساس تیمی را فراهم کنید که مسئولیتپذیر است. شما تیمی خواهید داشت که اعضای آن نقشهای خود را درک کرده و میدانند چه انتظاری از آنها دارید. اگر به هدفی که برایشان تعیین شده است دست یابند، میدانند كه انتظارات را برآورده كردهاند و اگر به هدف مورد نظر نرسند یا آن را انجام ندهند، میدانند که کوتاهی کردهاند.
شما میتوانید وظایف مربوط به هر عضو تیم را با جزئیات لازم اعم از مهلت انجام، اسناد مربوطه، یادداشت و هر مورد دیگری که لازم است اطلاع داشته باشد به ایشان واگذار کنید. به محض ثبت کار، آنها اعلانی دریافت میکنند که باید آن را تأیید کنند. اعضای تیم شما نمیتوانند جزئیات کار را تغییر دهند و اگر قبل از موعد مقرر شده آن را به پایان نرسانند، سیستم آن را بعنوان تأخیر مشخص میکند و در نتیجه در معیار عملکرد آنها نکته منفی محسوب میشود. نرم افزار مدیریت وظیفه قادر است آنچه را در کسب‌و‌کارتان اتفاق میافتد مدیریت و پیگیری کند.
2- ارائه خدمات بهتر به مشتریان با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف
این واقعیت که شما میتوانید وظایف از پیش تعیین شده را مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم شما هر کاری را که برای آنها تعیین کردهاید انجام میدهد، یک مزیت مهم از نرم افزار مدیریت وظیفه شمرده میشود.
البته فراتر از این هم پیش میرود. با مسئولیتپذیر کردن تیم خود و مدیریت ایشان، میتوانید خود را برای ارائه خدمات عالی به مشتریان آماده کنید. بدون وجود چنین نرم افزاری، با یک چالش سهمگین مواجه خواهید شد. به هر حال، شما از کجا شروع خواهید کرد و چگونه همه چیز را هماهنگ خواهید کرد؟
با استفاده از نرمافزار مدیریت وظیفه ابران، پروژهها به راحتی قابل کنترل هستند و پروژهها به موقع به نتیجه میرسند. با ایجاد تسکهای مربوطه با معیارها و مهلتهای مشخص، تیم شما از آنچه که باید انجام دهد آگاه است و به شما این امکان را میدهد تا مطابق برنامه پیش رفته و به صورت مستمر خدمات ارزنده به مشتریان خود ارائه دهید.
3- افزایش حس خود مدیریتی اعضای تیم با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف
اگر میخواهید از تیم خود بیشترین بهره را ببرید، یکی از بهترین راهکارها این است که اجازه دهید اعضای تیم آزادانه مسئولیت کار خود را برعهده گیرند.
چرا؟!
اولاً، بها دادن به اعضای تیم نشان میدهد شما به توانمندی آنها در انجام کار اطمینان دارید. هرچند، در نرم افزار ویژگیای وجود دارد که به شما این امکان را میدهد که کارها را ردیابی کرده و فعالیتهای تیم خود را در هر زمان کنترل کنید. اما نباید از این قابلیت به منظور زیر ذرهبین گذاشتن بیش از حد تیم خود استفاده کنید. در عوض، به تیم خود اجازه دهید تا آزادانه مسئولیت کار خود را برعهده گیرند. اعضای تیم شما به وظایف و مهلت انجام کارشان آگاه هستند. اکنون این وظیفه آنهاست که کار را به درستی انجام دهند.
ثانیا، خود‌مدیریتی آنها تأثیر مستقیمی بر فرهنگ سازمان شما دارد. اگر در سازمان خود به کارمندان اجازه دهید تا خودشان را مدیریت کنند، در واقع محیطی را ایجاد کردهاید که افراد بیشترین تلاش را میکنند تا بهترین نتیجه کسب شود.
نرم افزار مدیریت وظیفهی ابران دارای قابلیت افزایش مسئولیتپذیری و خود مدیریتی اعضای تیم است. در حقیقت تمام افراد سازمان داشبوردی دارند که خلاصه ای از عملکرد کارشان در آن چه خوب و یا چه بد به نمایش گذاشته میشود و هرکسی میتواند در هر زمان به این اطلاعات دسترسی پیدا کند.
4- مدیریت و توزیع حجم کار در بین اعضای تیم
آخرین مزیت، مربوط به مدیریت حجم کار است اما مطمئنا از مزیتهای قابل توجه است.
هیچ کس نمیخواهد مجبور باشد همه کارها را انجام دهد و ناگفته نماند، اگر شخص دیگری آزاد و در دسترس باشد، هیچ کس نمیخواهد مجبور به انجام کار آن فرد شود.
علت توزیع نامناسب حجم کار در بین اعضا، عدم برنامه ریزی است. بدون برنامهریزی، درک اینکه برای انجام کار چه چیزی باید انجام شود، دشوار است. با برنامهریزی، به عنوان مدیر، اطلاعات خوبی در مورد حجم کارها خواهید داشت. این بدان معناست که شما میتوانید کارها را به طور درست، توزیع کنید. وقتی تیم شما ببیند که شما با همه رفتار عادلانهای دارید و همه با توجه به ظرفیت خود کار میکنند، یک محیط کاری ایجاد میشود که افراد تحت فشار کاری کمتری خواهند بود.
ابران یک نرم افزار آنلاین قدرتمند برای ایجاد شفافیت، مسئولیت پذیری و اخلاق کاری سطح بالا در کسب و کارهاست. اگر مایلید چنین فرهنگی در کسب و کار شما ایجاد شود، ابزارش در دست ماست. کافی است دمو نرم افزار را ببینید و برای اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
