تیم‌های عملیات کسب و کار با هدایت پروژه‌ها و منابع، ارزش و سودآوری را افزایش می‌دهند. اما وقتی تمام تیم ها مجبور باشند از راه دور کار کنند، چالش های دورکاری می‌تواند مانع بهره‌وری شود و تنگنای عملیاتی ایجاد کند. با این حال، ابزارهای مناسب می‌توانند به حل بسیاری از چالش های رایج در مدیریت عملیات و همچنین مشکلات منحصر به فرد کار در خانه کمک کنند. در همین راستا، مکابی در سایت رایک طی یادداشتی به چالش های دورکاری و چگونگی غلبه بر آنها پرداخته است که در ادامه آنها را معرفی می‌کنیم.
مشکلات مربوط به مدیریت عملیات از راه دور
کار از راه دور چیز جدیدی نیست. در حقیقت، تیم‌های مجازی متشکل از کارمندان و مدیران از سراسر جهان طی چند سال گذشته به طور فزاینده ای، رایج شده‌اند. با شیوع بیماری کرونا، بسیاری از سازمان‌هایی که قبلاً به‌طور حضوری با هم کار می‌کردند مجبور به اتخاذ یک کار با مدل خانگی شده‌اند. بسیاری از آنها در حال روی آوردن به این رویکرد هستند که دور کاری را به یک رویه دائمی تبدیل کنند.
براساس آنچه گفته شد، چالش‌های دورکاری چالش های جدیدی نیستند. در اینجا برخی از رایج‌ترین چالش‌های مدیریت عملیات که با دورکاری همراه است بیان می‌شود.
۱- ارتباطات
بارزترین چالش مرتبط با دورکاری، ارتباطات است. عدم تعامل چهره به چهره و فقدان نظارت مستقیم، سازگاری را برای اعضای تیم و مدیران آنها دشوارتر می‌کند، خصوصاً اگر عادت دارند که در طول روز کاری در دسترس باشند.
مسلماً ارتباطات مهمترین عنصر موفقیت تیم‌های عملیاتی است، بنابراین بسیار مهم است که مدیران دورکار پروتکل‌ها و روش‌های ارتباطی را برای کمک به جریان اطلاعات به صورت عمودی و افقی تسهیل کنند.
۲- برنامه‌ریزی
یکی دیگر از مسئله‌های رایج درمدیریت از راه دور، برنامه‌ریزی است. هنگامی که کارمندان در چندین منطقه زمانی حضور دارند یا در زمان‌های مختلفی کار می‌کنند (یا هر دو)، برقراری ارتباط برای یک تماس تیمی یا گفتگوی ویدیویی می‌تواند کاملا چالش‌برانگیز باشد.
۳- پیگیری عملکرد و بهره‌وری کارمندان
هنگامی که کارکنان در دید مدیران خود نباشند، تعیین نحوه عملکرد آنها و اینکه آیا آنها در حد توان بالقوه خود کار می‌کنند یا نه، کار دشواری است. به علاوه، مدیران با تجربه می‌دانند که کارمندان مختلف به سطوح مدیریتی متفاوتی نیاز دارند. کار در خانه نه تنها تأمین پشتیبانی مورد نیاز برخی از اعضای تیم را چالش برانگیزتر می‌کند، بلکه همچنین تعیین میزان و نوع مدیریتی که یک کارمند دورکار جدید که به بهترین نحو به آن پاسخ خواهد داد را به چالش می‌کشد.
۴- فرهنگ سازمانی
فرهنگ سالم شرکت کمک زیادی به شما در جذب و حفظ استعدادهای برتر می‌کند. اما وقتی اعضای تیم شما جدا از یکدیگر کار کنند، توسعه و حفظ فرهنگ چالش برانگیزتر می‌شود.
۵- اعتمادسازی
سرانجام، دوکاری می‌تواند مانعی برای ایجاد اعتماد بین کارمندان و مدیران آنها باشد. به عنوان یک مدیر عملیات، باید بدانید که می‌توانید به کارمندان خود اعتماد کنید تا پروژه‌ها را به‌موقع و با بودجه مشخص پیش ببرند. تیم‌های از راه دور برای رسیدن به حداکثر کارایی، به اعتماد کافی نیاز دارند.
چالش‌های دورکاری برای تیم‌های عملیاتی
مدیران عملیات تنها کسانی نیستند که در دورکاری با مشکل روبرو هستند. در ادامه چند چالش منحصر به فرد که اعضای تیم عملیات هنگام کار از راه دور با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، گفته شده است.
۱- اولویت‌بندی کار
بدون جلسه توجیهی صبحگاهی، برنامه از قبل تعیین شده یا وجود یک مدیر حضوری، برای بسیاری از کارمندان دورکار دشوار است که اولویت‌بندی کار خود را به‌درستی تشخیص دهند. علاوه بر این، به روزرسانی‌ها و اعلان ایمیل‌های مداوم می‌تواند تمرکز کارکنان را روی کارشان حتی دشوارتر کند.
۲- وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها
شاید بزرگترین چالش برای کارکنانی که از خانه کار می‌کنند، حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌های بیشماری باشد که می‌تواند تمرکز آنها را بر هم بزند و محدودیت در بهره‌وری ایجاد کند. این می‌تواند یک تحول دشوار برای اعضای تیم باشد که قبلاً در کنار همکاران خود در دفتر کار می‌کردند، زیرا همکاران در هنگام انجام کار تمایل دارند که یکدیگر را مسئول بدانند.
۳- عدم تعامل حضوری
اغلب، ایده دورکاری مثل تبدیل شدن یک رویا به حقیقت به نظر می رسد تا زمانی که کارمندان متوجه می‌شوند که در یک فضای ایزوله کار می‌کنند. برای بسیاری از افراد، یک دفتر کار چیزی بیش از یک محل کار نیست. اعضای تیم پیوندهایی تشکیل می‌دهند و وقتی ناگهان قادر به تعامل شخصی با یکدیگر نباشند، کنار آمدن با آن مشکل خواهد بود.
چگونه ابران به حل چالش‌های دورکاری در مدیریت عملیات کمک می‌کند؟
از آنجا که کار در خانه برای بسیاری از مشاغل عادی جدید است، مدیران عملیات باید خود را با چالش‌هایی که به وسیله‌ی دورکاری ایجاد شده سازگار کنند. خبر خوب این است که راهکارهای آنلاین ابران به حل بسیاری از این مشکلات کمک می‌کند. به‌عنوان مثال برنامه‌ریزی پروژه‌ها و وظایف اعضای تیم را به سرعت انجام می دهد، بنابراین کارکنان می‌توانند با یک نگاه بدانند که اولویت اصلی روز چیست. آیا می‌خواهید همه روش‌هایی را که ابران به تیم‌ها و مدیران عملیات از راه دور کمک می‌کند تا از هر روز کاری بیشترین بهره را ببرند، ببینید؟ در اینجا می‌توانید با طرح‌های ابران آشنا شوید.