در ادامه یادداشت پیش با موضوع بررسی هزینه‌های پنهان نرم افزار مدیریت پروژه رایگان، با ما همراه باشید.
-
مدیریت کار به اسم مدیریت پروژه
بسیاری از گزینه‌ها به عنوان نرم افزار مدیریت پروژه رایگان ارائه می‌شوند، اما در واقع نرمافزارهای پرزرق و برقی هستند که برای مدیریت وظایف طراحی شده‌اند. اگرچه این ابزارها برای مدیریت و پیگیری کارها مناسب می‌باشند اما این موضوع تنها بخش کوچکی از پروژه را شامل می‌شود. در این حالت شما امکان بررسی ارتباط بین کارها را ندارید.
بدون وجود عملکردهایی مانند امکان مشخص کردن کارهای قبلی و بعدی نمی‌توانید وابستگی‌های پروژه و نقاط بحرانی را مشخص و کنترل کنید. به بیان دیگر هنگامی که یکی از کارهای با مشکل روبه‌رو شود، مشخص کردن تاثیر آن در کل پروژه بسیار دشوار خواهد بود.
همچنین بدون اعمال زمان‌بندی پروژه، هماهنگ کردن منابع و کارهایی که به هم وابسته هستند و حصول اطمینان از اینکه آیا تزریق منابع به شکل مناسبی صورت گرفته است، بسیار دشوار خواهد بود.
برای مثال:
فرض کنید شش کار را به کارمند اول اختصاص داده‌اید و ۱۰ کار را به کارمند دوم و آنها باید تا آخر هفته کارها را تحویل دهند. چه کسی کار بیشتری برعهده دارد؟ در نگاه اول ممکن است فکر کنید کار کارمند اول کم‌تر است اما اگر هر کدام از کارهایی که به او اختصاص داده شده است دو برابر کارهای کارمند زمان نیاز داشته باشد در این صورت ارزیابی‌تان اشتباه بوده است.
پاسخ دادن به چنین پرسش‌هایی در بستر نرم‌افزار مدیریت پروژه رایگان، کاری غیرممکن خواهد بود. به بیان دیگر نمی‌توان فهمید چه کسی بیش از حد مشغول شده است و چه کسی وقت آزاد دارد و می‌تواند در کارهای دیگر کمک کند.
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب می‌تواند تغییرات و ریسک‌های احتمالی را مد نظر قرار دهد. همچنین با ارائه یک دید کلی از پروژه، در تحلیل، گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری کمک کند. اینها مواردی است که در قالب نرم‌افزار مدیریت کار امکان‌پذیر نمی‌باشد.
-
فقدان آموزش و پشتیبانی
به طور معمول نرمافزارهای مدیریت پروژه غیر رایگان همراه با آموزش و پشتیبانی ارائه می‌شوند. آنها دارای یک تیم پشتیبانی برای کمک به مشتری‌ها هستند. حفظ رضایت مشتری برای تولیدکنندگان نرمافزارهای غیررایگان از اهمیت بالایی برخوردار است. آنها مشتاق هستند نرم‌افزار را مطابق با نیاز و درخواست شما توسعه دهند و به شما در حل مشکلاتتان کمک کنند. آنها به طور مرتب نرم‌افزار را به‌روز‌رسانی کرده و ویژگی‌های جدید به آن اضافه می‌کنند. طبیعی است که نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چنین خدماتی ارائه نمی‌دهد. تولیدکنندگان نرمافزارهای رایگان تلاشی برای تضمین موفقیت شما انجام نمی‌دهند چرا که این کار سودی برای آنها نخواهد داشت.
بدون وجود خدمات آموزش و پشتیبانی، همه هزینه‌هایی که برای آموزش افراد و آماده‌سازی نرم‌افزار باید انجام شود از جیب‌تان پرداخت می‌شود. اگر مشکلی در نرم‌افزار وجود داشته باشد، خودتان باید مشکل را حل کنید و کسی نیست که به شما کمک کند. گاهی وقت‌ها افراد ادعا می‌کنند که فایده استفاده از نرمافزارهای open source این است که نرم‌افزار توسط گروه بزرگی از استفاده‌کننده‌ها پشتیبانی می‌شود. اما در واقع،حجم اطلاعات زیادی که در این حوزه تولید می‌شود می‌تواند باعث سردرگمی و گمراهی‌تان شود.
-
خطرات امنیتی
نرم‌افزاری که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید اطلاعات ارزشمندی را در خود نگه می‌دارد. حتی اگر آن را با دیگر سیستم‌های مدیریتی متصل نکنید، در طول زمان از اطلاعات بسیار زیادی پر بار خواهد شد. این اطلاعات عبارتند از:
- داده‌های مشتری
- ترازنامه سود پروژه
- داده‌های تیم پروژه و منابع
- دانش پروژه
همچنین می‌تواند حاوی نکات مهمی باشد که در کسب و کار خودتان بدست آورده‌اید. بنابراین بسیار مهم است که بدانید این اطلاعات را با چه کسی درمیان می‌گذارید و امنیت آنها در چه حدی است. در ادامه سه مورد از خطرات اصلی را که باید هنگام ارزیابی نرمافزارهای رایگان مدیریت پروژه در نظر بگیرید بیان می‌کنیم:
-
امنیت داده‌ها:
آیا شما به فرد دیگری برای ذخیره‌سازی داده‌های پروژه‌ها اطمینان می‌کنید؟ اگر این اطلاعات از دست برود آیا یک نسخه ذخیره‌شده دیگر از آنها برای خود نگه داشته‌اید؟ اگر شرکتی که از نرم‌افزار آن استفاده می‌کنید کوچک یا ناشناخته باشد، هنگام از کار افتادن نرم‌افزار چه‌کار می‌کنید؟ در چنین شراطی ممکن است همه اطلاعات مربوط به پروژه‌های قدیمی و کنونی‌تان را از دست بدهید.
-
افشای کلان‌داده‌ها:
مهم است که بدانید چرا یک ابزار به صورت رایگان ارائه می‌شود و توسعه‌دهنده آن در ازای دسترسی به داده‌های شما چه سودی می‌برد. آیا آنها به شرکت، مشتری‌ها و دیگر اطلاعات مهمی که نمی‌خواهید در اختیار دیگران باشد، دسترسی دارند؟
-
نفوذ‌های امنیتی:
حتی نرمافزارهای ابری و نرمافزارهای open source که توسط شرکت‌های شناخته شده نوشته شده‌اند، از خطر هکرها در امان نیستند. به ویژه اگر نفوذ‌های امنیتی به طور مداوم کنترل نشود. این موضوع می‌تواند بسیار مشکل‌ساز باشد.
نرم‌افزار رایگان‌تان چگونه از داده‌های شما محافظت خواهد کرد؟
برخی از پرسش‌هایی که باید در نظر بگیرید عبارتند از:
- آیا شرکت از شخص ثالثی برای تضمین امنیت کمک می‌گیرد؟
- آیا داده‌ها کد‌گذاری می‌شوند؟
- اگر چنین است، آیا این کار توسط شرکت شما مدیریت می‌شود یا فروشنده؟
- چقدر روی افرادی که به داده‌هاتان دسترسی دارند کنترل دارید؟
- آیا شرکت برای مسائل امنیتی و اصول محرمانه بازرسی می‌شود؟
انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه
اگر آماده استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمند هستید، مطمئن شوید ابزاری که استفاده می‌کنید ارزش سرمایه‌گذاری را دارد. به یاد داشته باشید که در زندگی هیچ چیزی به طور کامل رایگان نیست و بسیار مهم است که هزینه‌های استفاده از هر ابزاری را در دراز مدت در نظر بگیرید. این هزینه‌ها عبارتند از: زمانی که برای آموزش دادن افراد، پیکربندی سیستم و پشتیبانی و نگهداری آن صرف می‌کنید. همچنین باید میزان انعطاف‌پذیری نرم‌افزار را برای هماهنگی با کسب‌وکار در حال رشد‌تان مد نظر قرار دهید.
با توجه به شرایط کشورمان متأستفانه به سختی می‌توان از نرم افزارهای غیر رایگان خارجی استفاده کرد اما خبر خوب این است که ابران جز بهترین نرم فزارهای ایرانی است که می‌تواند تمام نیازهای کسب و کار شما پوشش دهد. پس برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشد.
یادداشت فوق ترجمه آزاد این محتوا است.
