به طور کلی کلمه “سیستم” دارای دو تعریف مشخص است. در تعریف اول سیستم به مجموعه‌ای از اصول و رویه‌ها که نحوه انجام کاری را مشخص می‌کند، اطلاق می‌شود، و در تعریف دوم سیستم مجموعه ای از اجزاست که برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر در تعامل‌اند و یک کل پیچیده را تشکیل می‌دهند. با توجه به این تعاریف، سیستم مدیریت پروژه نیز می‌تواند دو معنی متفاوت داشته باشد.
تعریف اول: مجموعه اصول و رویه‌ها
مطابق معنای اول، به کلیه فرایندها و اصولی که برای تکمیل یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد اشاره دارد که دربرگیرنده مدیریت پروژه و چگونگی تلاقی آن با بخش‌های مختلف سازمان است. بر همین اساس سیستم مدیریت پروژه را می‌توان به شش زیر سیستم زیر تقسیم کرد:
-
ساختار سازمانی
در این زیر سیستم نقش‌ها، قدرت، اختیار و مسئولیت‌ها، تعیین و مدیریت می‌شود. همچنین نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف سلسله مراتب در سازمان را نشان می‌دهد. در بسیاری از سازمان‌ها ساختار ماتریسی وجود دارد و اعضای پروژه باید علاوه بر ارائه گزارش به مافوق خود به مدیر پروژه نیز گزارش دهند. این زیر سیستم، گزارش‌دهی را تسهیل و سازماندهی می‌کند.
ساختار سازمانی باید به وضوح، روابط گزارش‌دهی و جریان اختیار را تعیین کند و موجب جریان کارآمد و موثر در کار شود.
-
برنامه‌ریزی پروژه
این زیر سیستم با طرح ریزی پروژه‌ها، برنامه‌ها و پرتفلیوها سرو کار دارد. مواردی مانند تعریف محدوده و الزامات پروژه، ریسک و خطرات احتمالی، منابع و جدول زمانی در این زیر سیستم تعریف و ردیابی می‌شود.
-
کنترل پروژه
این زیر سیستم شامل تمام فرایندها و رویه‌های کنترل اجرای پروژه است. در این زیر سیستم اطلاعات پروژه برای هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست، جمع آوری و تجزیه و تحلیل می‌شود. وضعیت پروژه به شکل مستمر بررسی و بر اساس آن در جهت بهبود عملکرد برنامه‌ریزی می‌شود.
-
اطلاعات مدیریت پروژه
اصول و رویه های مدیریت اطلاعات در این زیر سیستم تعریف می‌شود و به‌عنوان ابزاری برای یکپارچه‌سازی اجزای پروژه به‌کار می‌رود. این زیر سیستم نقش پشتیبان و تسهیل کننده امور را دارد و تسهیل‌کننده فرایند تصمیم‌گیری است. از ابتدا تا انتهای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و از برنامه‌های ارتباطی گرفته تا پایگاه دانش را شامل می‌شود. جمع آوری و انتشار اطلاعات نیز جز وظایف آن است.
-
تکنیک‌ها و روش‌ها
این زیر سیستم شامل کلیه تکنیک‌های علوم مدیریت که در مدیریت پروژه استفاده می‌شود، است.برخی از نمونه‌ها مانند CPM (مدل‌سازی مسیر حیاتی)، PERT (روش ارزیابی و بررسی برنامه) و شبیه سازی مونت کارلو است.
-
فضای فرهنگی
فرهنگ سازمان در مورد مدیریت پروژه و نحوه مشاهده و اجرای آن از طریق این زیر سیستم کنترل می‌شود. به عنوان مثال آیا کارکنانی که مستقیماً درگیر پروژه‌ها نیستند، پروژه را درک و پشتیبانی می‌کنند؟ آیا آنها نسبت به پروژه‌های سازمان آگاه هستند؟ و …
تعریف دوم: نرم افزار سیستم مدیریت پروژه
تعریف دوم از سیستم مدیریت پروژه به طور کلی به فناوری یا نرم افزار مدیریت پروژه اشاره دارد. این سیستم شامل برنامه‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت پروژه‌های پیچیده است که می‌تواند شامل ایمیل، برنامه‌های صفحه گسترده و یا برنامه‌های خاص مدیریت پروژه مانند ابران باشند.
کاربرد نرم افزار سیستم مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه برای بسیاری از جنبه‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، از جمله موارد زیر:
- تخمین کارها
- ایجاد، به روزرسانی و ارائه گزارش از برنامه‌ها
- پیگیری و کنترل هزینه‌ها و بودجه‌ها
- تخصیص منابع
- ثبت و مدیریت خطرات احتمالی ( ریسک پروژه)
- کنترل تغییرات پروژه
- اشتراک اطلاعات و به روزرسانی‌های پروژه
